На словах все согласны, что риски нужно идентифицировать, и как можно раньше. На практике же не все понимают, где их искать. Разбираем несколько ценных источников информации о рисках — там вы наверняка что-то откопаете.
Спонсор и заказчик
Эти люди точно знают то, что не знаешь ты. Заказчик проекта знает, сможет ли он предоставить необходимую информацию и обратную связь, сколько времени занимает согласование и как в целом организована работа на его стороне.
Спонсор проекта знает, какие проблемы могут возникнуть с выделением ресурсов, насколько эта задача приоритетна для компании и на какую поддержку можно рассчитывать.
Команда
Команда проекта — бесценный источник информации о рисках. Никто лучше самого исполнителя не знает, с какими проблемами он сталкивался в аналогичных ситуациях, что его беспокоит сейчас и когда он внезапно уйдёт в отпуск.
Эксперты
Не пренебрегайте внешней экспертизой и не думайте, что это стоит много денег. Большинство людей любят давать советы и делиться опытом. Найдите кейсы, похожие на ваши, свяжитесь с человеком, который делал этот проект и узнайте, на какие грабли он наступил.
Корпоративная база знаний
Даже если у вас нет структурированной базы знаний, не забывайте о коллективном разуме компании. Обратитесь к коллегам, работавшим с аналогичными проектами. Спросите, с какими проблемами они столкнулись, запросите артефакты по теме.
Собственный опыт
Очень хорошо, если вы фиксируете извлеченные уроки, ведете базу знаний и всегда можете легко получить к ней доступ. Даже если это не так, это не повод опускать руки. Потратьте немного времени на воспоминания — вспомните, кто из членов команды имеет привычку тянуть до последнего момента, кому из бухгалтерии приходится напоминать о платежке и кто из юристов тянет с согласованием договоров. Иногда этого уже достаточно, чтобы не повторить серьезные ошибки.
Статусы задач
Надеюсь, вы не превращаете проект в героический хаос и всегда имеете доступ к актуальной информации. Если нет — просто скопируйте эту шаблонную доску в Trello, и пригласите туда членов команды. Карточка задачи — это не просто задача, чек-лист и ответственный. Посмотрите, как часто она обновляется. Если фрилансер, которого вы привлекли, неделю не берет трубку — это повод задуматься.
Кофе-пойнт/курилка
Компания, в которой вы работаете — один большой источник рисков. Организационные изменения, сокращение финансирования, новые амбициозные проекты и плановая пожарная тревога — всё это потенциальные риски для вашего проекта. Не все слухи стоить принимать всерьёз, но прислушиваться стоит.
Непрерывное обучение
Неважно, что говорит учитель. Важно, что думаешь ты. Тренинги и онлайн-курсы, книги и статьи, лекции и митапы — не только чужой опыт, но и возможность задуматься и взглянуть на свой проект со стороны.
Что дальше?
После идентификации рисков не забудь занести их в реестр рисков, карточку или иное место, где вы с командой договорились собирать и мониторить информацию по рискам проекта.
Дмитрий Ильенков, PMP