В соответствии с PMI PMBoK область знаний «Управление коммуникациями проекта» включает в себя процессы, нацеленные на получение, хранение и распространение информации, необходимой для успешной реализации проекта. Схема процессов управления коммуникациями проекта (см. рисунок 1) в соответствии с PMI PMBoK 5th Edition включает следующие отдельные процессы:
Рисунок 1. Схема управления коммуникациями проекта.
Менеджер проекта тратит большую часть своего времени на коммуникации с членами команды проекта и всеми заинтересованными сторонами проекта, независимо от того, являются ли они внутренними или внешними по отношению к организации, исполняющей проект.
Схема процессов управления коммуникациями проекта (рисунок 1) в соответствии с PMI PMBoK 5th Edition включает следующие процессы.
Определение заинтересованных сторон проекта
Это процесс выявления всех людей и организаций, на которых будет оказывать влияние проект, и документирования значимой информации об их интересах, вовлеченности и влияния на успех проекта.
Заинтересованные стороны проекта – это лица и организации, например заказчики, спонсоры, исполняющая организация и общественность, которые активно участвуют в проекте, или интересы которых могут быть затронуты как положительно, так и отрицательно в ходе исполнения или в результате завершения проекта. Они также могут оказывать влияние на проект или на его результаты.
Заинтересованные стороны проекта могут находиться на различных уровнях внутри организации и иметь разные уровни полномочий либо могут являться внешними по отношению к исполняющей организации проекта.
Планирование коммуникаций
Планирование коммуникаций необходимо для выявления потребностей заинтересованных сторон проекта в информации и определения подхода к коммуникациям. В процессе планирования коммуникаций определяются информация и взаимодействия, необходимые заинтересованным сторонам проекта, например: каким лицам какая информация нужна, когда она им понадобится, кто и каким образом должен им эту информацию предоставить.
Хотя потребность в передаче проектной информации существует во всех проектах, потребности в информации и способы ее распространения могут значительно различаться. Важным фактором достижения успеха проекта является выявление информационных потребностей заинтересованных сторон проекта и определение подходящих средств удовлетворения этих потребностей.
Распространение информации
Распространение информации – это процесс предоставления необходимой информации заинтересованным сторонам проекта в соответствии с утвержденным планом. Он осуществляется на всем протяжении жизненного цикла проекта и во всех процессах управления. Ключевым в данном случае является процесс исполнения, который включает в себя реализацию плана управления коммуникациями, а также реагирование на неожиданные запросы информации.
Управление ожиданиями заинтересованных сторон
Управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта представляет собой процесс общения и работы с заинтересованными сторонами проекта для удовлетворения их потребностей и решения возникающих в ходе проекта проблем.
Подготовка отчетов
В ходе проекта необходимо собирать и распространять информацию о ходе проекта, включая отчеты о состоянии, результаты измерения исполнения и прогнозы. Процесс подготовки отчетов об исполнении включает периодический сбор фактических данных и их сопоставление с базовым планом для оценки продвижения проекта и его исполнения, передачи данной информации, а также прогнозирования результатов проекта.
forPM