Создание Проектного офиса — задача, которая непременно возникает при построении в компании проектно-ориентированной системы управления. Проектный офис – подразделение, отвечающее за методологическое и организационное обеспечение проектного управления в организации, планирование и контроль портфеля проектов, внедрение и развитие информационной системы планирования и мониторинга проектов, формирование сводной отчетности по программам/проектам.
Функции Проектного офиса
Проектный офис может иметь различные классификации в зависимости от типов выполняемых функций. Но, к сожалению, ни одна из классификаций не является идеальной. Более правильно разделять функции Проектного офиса на основные и дополнительные. Основные функции используются всеми Проектными офисами, дополнительные подбираются в зависимости от задач, поставленных перед Проектным офисом.
Основные функции Проектного офиса
- Разработка и внедрение методологии управления проектами и контроль соблюдения методологии управления проектами.
- Формирование реестра проектов и сводной отчетности по проектам.
- Помощь в планировании и контроль реализации отдельных проектов по запросу или на постоянной основе.
Дополнительные функции Проектного офиса
- Обеспечение работы Проектного комитета (если создан в организации/подразделении).
- Централизованное выделение руководителей или администраторов проектов (если решено их содержать не в функциональных подразделениях, а в PMO).
- Выбор, внедрение, поддержка и развитие информационной системы планирования и мониторинга проектов (если нужна ИС).
- Внедрение и поддержка системы стимулирования участников проектной деятельности (если за задачу отвечает не подразделение по персоналу).
- Организация обучения проектному управлению или непосредственно обучение (если за задачу отвечает не подразделение по персоналу).
- Аудит проектов (может проводиться также службой внутреннего аудита).
- Управление знаниями в области управления проектами (сбор, анализ, обобщение и распространение знаний между участниками проектной деятельности).
- Портфельное управление (контроль соответствия проектов стратегии организации/подразделения, обеспечение формирования портфеля проектов, его балансировка и мониторинг).
Уровни Проектных офисов в организации
Помимо разделения функций на основные и дополнительные, проектные офисы отличаются по уровням управления в организации. Можно выделить 3 уровня проектных офисов:
- Уровень организации (Центральный Проектный офис).
- Уровень подразделения (Функциональный Проектный офис).
- Уровень программы/проекта (Проектный офис программы/проекта).
Уровень организации
На уровне организации создается Центральный Проектный офис (ЦПО) – подразделение, организующее планирование и контроль проектной деятельности, методологическую и административную поддержку, развитие проектно-ориентированной системы управления в организации, портфельное управление, управление отдельными кросс-функциональными проектами и программами.
Уровень подразделения
На уровне подразделения создается Функциональный Проектный офис (ФПО) — подразделение, отвечающее за функции, перечисленные выше для ЦПО, только в части конкретного функционального подразделения. ФПО создаются достаточно часто в ИТ-блоке и блоке капитальных проектов, реже в других подразделениях.
В случае, если существует ЦПО, то из функций ФПО исключаются общие методологические задачи, хотя могут оставаться методологические задачи, связанные со спецификой проектов ФПО (например, ИТ-проекты и строительные проекты имеют свой жизненный цикл и документы).
Уровень программы/проекта
На уровне крупных программ/проектов также создаются свои Проектные офисы. Их функционал обычно еще более узкий, чем для ФПО и нацелен в специфику программы/проекта.
Состав Проектного офиса
В организационной структуре компании позиция руководителя Проектного офиса определяется обычно на уровне заместителя руководителя или директора департамента.
Состав PMO может включать следующие роли (зависит от выполняемых задач):
- Руководитель Проектного офиса.
- Методолог
- Менеджер по планированию.
- Менеджер по отчетности.
- Администратор Проектного комитета.
- Руководитель проектов.
- Координатор проектов.
- Функциональный администратор информационной системы управления проектами.
- Администратор системы стимулирования участников проектной деятельности.
- Менеджер по обучению.
- Бизнес-тренер.
- Аудитор.
- Специалист по портфельному управлению.
- Специалист по распределению ресурсов (между проектами в портфеле).
При создании Проектного офиса обычно формируется команда из 2-3 человек: руководитель, методолог, специалист по планированию и отчетности. Дальнейшее развитие проектного офиса зависит от целей и задач.
forPM