При реализации проектов командам часто не достает творческого подхода. При поиске правильного решения большинство из менеджеров проектов гораздо лучше мыслят аналитически. Например, часто при идентификации рисков возникает проблема, связанная с тем, что команда проекта опирается только на свой опыт и не может выйти за его рамки. А природа рисков куда более многогранна, чем опыт ограниченного кол-ва людей. Опытные менеджеры проектов знают, что «мозговой штурм» при правильном его проведении помогает значительно расширить границы поиска возможных рисков.
Метод мозгового штурма — это метод генерации идей, который:
- Стимулирует творческий подход;
- Дает команде импульс для совместного решения проблем;
- Позволяет каждому участнику предложить свои собственные идеи;
- Сводит до минимума тенденцию к консервативности при оценке идей;
- Формирует образ мышления, позволяющий расширить рамки традиционной области принятия решений.
Существуют два различных метода проведения мозгового штурма.
- Упорядоченный мозговой штурм. При его проведении участники по очереди высказывают по одной идее. Этот подход несколько формален, но зато он обеспечивает равное участие всех в дискуссии. Но, с другой стороны, такого рода дискуссии не хватает спонтанности высказывания идей. Это затрудняет генерирование новых собственных идей.
- Свободный мозговой штурм. Во время процедуры каждый может свободно в любой момент высказать свою идею. Этот подход совершенно спонтанный. Однако такие высказывания могут оказаться неподготовленными, сбивчивыми. Кроме того, часто один или несколько человек начинают подавлять других в ходе дискуссии.
Как проводить мозговой штурм
Приведем ниже рекомендации по проведению мозгового штурма, которых рекомендуется придерживаться, особенно, если команда еще не наработала такой опыт.
- Четко определите тему мозгового штурма и запишите ее на доске, чтобы каждый участник мог ее видеть.
- Участники штурма высказывают свои мысли и идеи по очереди. Важно, чтобы каждый участник мог высказать свое предложение, вне зависимости от того, уместным оно кажется или нет.
- Каждую высказанную идею запишите на доске. Не изменяйте смысл высказанной идеи, записывайте максимально близко к словам ее автора.
- В ходе мозгового штурма строго запрещается критиковать и оценивать предложенные идеи. Если высказанная идея показалась недостаточно понятной, то все уточнения производятся после этапа генерации идей.
- Если предложений недостаточно и их поток начинает ослабевать, то сделайте перерыв. Как правило, после перерыва команда снова начинает генерировать новые идеи. Если идеи начинают просто переформулировать ранее высказанные, прекратите процесс. Нет смысла делать более одного перерыва в надежде взбодрить команду.
- Необходимо оценить все выписанные на доске идеи. Сначала надо выбрать самые лучшие идеи, так называемые, «звезды». Оставшиеся предложения должны быть рассортированы по группам, темам, либо по снижению их потенциала.
Вместо доски для записи идей можно использовать компьютерную программу Paramind, которая позволяет вести записи, анализировать их и подводить итоги мозгового штурма.
Проведение мозгового штурма предполагает проявление изобретательности, раскованности и гибкости.
Запомните также определенные правила проведения мозгового штурма:
- Во время мозгового штурма нельзя вступать в дискуссию и высказывать критические замечания.
- Можно смеяться, высказывая сумасшедшую идею, но нельзя смеяться над ней.
- Будьте расслаблены и непринужденны, помните — глупых идей не бывает.
- Записывайте все идеи, которые были высказаны.
- Объединяйте идеи. Нет моих или твоих идей. Есть общие идеи команды.
Александр Серов, forPM