В проектах и продуктах нередко встречаются различные неудачи. Зачастую менеджер становится пожарным: проблему на месте решили — значит можно двигаться дальше. В моменте этот подход оправдан, но из любых проблем можно и нужно извлекать пользу на будущее.
Если в вашей компании больше одного проектного или продакт-менеджера, то у каждого из них есть чем поделиться из собственного опыта. Это могут быть как наиболее эффективные инструменты для планирования, так и список проблем с последнего проекта.
Важно обмениваться такой информацией с остальной командой, чтобы следующие продукты и проекты учитывали накопленные знания и избегали негативных ситуаций, которые встречаются из проекта в проект с 90% вероятностью.
Если в компании есть проектный или продуктовый офис, то сбор извлечённых уроков — это его функция. Если такого процесса ещё нет — инициируйте его самостоятельно.
Что такое Lessons Learned
Это процесс обмена информацией внутри проектного/продуктового офиса (если он есть) или внутри вашей команды в целом. Для него необходимо:
- Сформировать список найденных и решённых проблем.
- Собрать предложения по их решению или раннему обнаружению.
- Рассказать об этом другим членам команды на специальной встрече.
Задокументированные уроки можно хранить в общей базе знаний (Confluence, Notion и другие), доступ к которой есть у всех. В дальнейшем менеджеры, которые будут запускать похожие активности, использовать тех же подрядчиков или работать с той же командой, смогут обращаться к этим документам.
Обмен извлеченными уроками между командами — отличный способ предотвратить повторение одних и тех же ошибок.
Какими уроками можно делиться
- Неудачами и их причинами: ваша команда знает, что пошло не так. Важно понять, почему и на каком этапе всё сломалось. Как менеджер вы можете посмотреть на ситуацию в целом и обнаружить проблемное место.
- Лучшими практиками, которые очень помогли в процессе. Например, в моей последней фиче нам здорово помогло проведение дополнительного предварительного тестирования, так как мы смогли устранить критические ошибки заранее и сэкономили время на их решение. Если бы мы их обнаружили на последнем этапе проверки, нам не удалось бы избежать сдвига сроков релиза. Этот этап был внесён в рекомендации для подобных фичей.
- Предложениями по изменению стандартных процессов для особых типов проектов. Это может быть необходимость планирования дополнительных проектных буферов, ввод нового уровня аппрува предлагаемых изменений в ходе реализации. В общем, что угодно, что могло бы упростить вам жизнь и решить проблемы до их появления.
- Очевидными вещами, которые нигде не задокументированы. Лишнее напоминание до старта проекта проверить график отпусков исполнителей ещё никому не повредило.
- Тем, что было задокументировано ранее, но находилось в неожиданном месте. Вы нашли в базе знаний полезный гайд, про который не было известно, потому что он лежал не в той папке? Отлично, дайте на него ссылку. И перенесите туда, где он должен находиться.
Как собирать и использовать уроки
- Проанализируйте проект и попросите команду сделать то же самое. Для этого можно подготовить опросник, можно попросить оставить фидбек в свободной форме. Для крупных проектов лучше проводить такой анализ регулярно, пока воспоминания ещё свежие.
- Запланируйте встречу для обсуждения, выберите фасилитатора (это не обязательно должны быть вы, иногда даже рекомендуют, чтобы это был не менеджер проекта/продукта, чтобы не давить на команду). Ко встрече должно быть готово общее пространство, где все члены команды смогут ознакомиться с уже собранными уроками.
- Проведите встречу. Она может быть в формате ретроспективы. Вам нужно ответить на три вопроса: Что было хорошо? Что пошло не так? Что стоит улучшить?
- По итогам встречи оформите документ, которым можно поделиться со всеми. В документе должно быть краткое изложение выводов, к которым вы пришли во время встречи, список Lessons Learned и подробные рекомендации.
- Используйте этот документ для следующих этапов проекта.
- Выберите общее пространство, где будете хранить документ. Его должно быть легко найти любому члену проекта, к нему не нужно настраивать дополнительные доступы. Если требуется, внесите изменения в уже существующую документацию, чтобы при ознакомлении с ними можно было прочитать и ваши выводы и советы.
- При запуске нового проекта обратитесь к базе знаний и найдите подобный документ по аналогичному проекту.
Пример документа
Разбивайте Lessons Learned по типам и обязательно пишите следующие шаги, чтобы внедрить изменения и улучшить процессы в компании. Вот как можно оформить документ, к примеру:
Мария Родина