В мире нет одинаковых во всем проектов. Конечно, было бы замечательно и очень удобно, если бы все задачи для их решения требовали одинаковые ресурсы и подходы, но это не так и, более того, так никогда не будет. Довольно часто для решения проектных задач необходимы ресурсы, отсутствующие в компании, но которые можно найти на внешнем рынке. Все это означает одно — менеджер проекта обязан понимать процесс закупок и поставок для того, чтобы осуществлять управление поставками проекта и успешно реализовывать глобальные проекты.
Для менеджеров проектов, это одновременно большая ответственность и огромная возможность продемонстрировать свои навыки и доказать способность выполнять задачи, требующие внешних ресурсов. Несмотря на множество изменений в управлении закупками проекта, выделяются 4 рекомендуемых фазы, которые обеспечат выполнение работы в срок и в рамках бюджета.
Планирование закупок
Эта начальная стадия включает полный анализ объема работ и все, что будет предпринято, дабы убедиться, что все потребности проекта учтены. Сколько внешних ресурсов потребуется? Какой объем материалов необходим от поставщиков и когда именно? Чем точнее будут цифры, тем более точно можно будет оценить расходную часть бюджета проекта.
Менеджер проекта должен регулярно сверяться с исходной бизнес-целью для обеспечения оценок в рамках планируемого бюджета. Кроме того, старая поговорка «время-деньги» важна на этой стадии. Знайте расписание проекта и обеспечьте адекватность доступных ресурсов и установленных сроков завершения.
Какой тип контракта будет использоваться с поставщиками? Будет ли это контракт с фиксированной ценой или с возмещением расходов? Независимо от типа контракта, условия должны быть четко сформулированы во избежание путаницы с поставщиками в части ожиданий, производительности или компенсаций.
Проведение закупок
По завершению этапа планирования следует максимально объективно оценить предложения поставщиков, сузить их список, чтобы в итоге заключить контракт. Внимание к деталям – критически важно для данного этапа. Не каждый интерпретирует запрос на предложение (англ. Request For Procurement, RFP) единообразно, таким образом, жизненно важно, чтобы потенциальные поставщики понимали предлагаемые работы. Сейчас самое время прояснить какие-либо неправильные представления о проекте. Конференция со всеми заинтересованными поставщиками может помочь решить вопросы и проблемы предстоящих торгов.
Исследуйте результативность и финансовую историю торгов. Были ли подобные проекты? Если были, то каковы были результаты? Дальнейшее это дело соответствия критериев RFP с квалификациями и предложениями участников торгов.
Части проекта на месте — пришло время убедиться, что работа идет гладко и продвигается в соответствии c установленными сроками завершения. Этот этап всецело посвящен мониторингу успеха, оценке производительности и, при необходимости, внесению изменений или исправлений.
Регулярные проверки, анализ состояния и инспекции — все это может быть включено в данную фазу, что делает её эквивалентом табеля успеваемости. Лучше обнаружить проблемы или недостатки в этой стадии, а не когда уже маячит установленный срок завершения. Платежи поставщику могут зависеть от завершения определенных участков проекта в рамках бюджета и вовремя.
Закрытие закупок
Как следует из названия этого этапа, проект завершен, и пришло время проверить, до закрытия контракта, что работа выполнена в соответствии с требованиями всех заинтересованных сторон. Сроки выполнения соблюдены? Есть-ли какие-то перерасходы у поставщика? Эти сведения должны быть известны для инспекторов, чтобы быть под рукой при решении любых технических вопросов.
Окончательная проверка — это, также, возможность обсудить любые недостатки и собирать информацию, которая может улучшить закупки в будущих проектах.
На протяжении всего процесса закупок на плечах менеджера проекта много обязанностей, от определения того, кто будет создавать RFP до разработки расписания вех для этапов проекта и подтверждения поступления материалов. Как следствие, менеджеры проектов должны поддерживать регулярные контакты с поставщиками, членами команды, руководителями и, иногда, регулирующими органами.
Как итого можно сказать, что управление поставками проекта является крайне важной частью процессов управления проектами, но лишь немногие менеджеры проектов имеют достаточный опыт в этой области.