Создание проектного офиса

Создание Проектного офисаСоздание Проектного офиса — задача, которая непременно возникает при построении в компании проектно-ориентированной системы управления. Проектный офис – подразделение, отвечающее за методологическое и организационное обеспечение проектного управления в организации, планирование и контроль портфеля проектов, внедрение и развитие информационной системы планирования и мониторинга проектов, формирование сводной отчетности по программам/проектам.

Функции Проектного офиса

Проектный офис может иметь различные классификации в зависимости от типов выполняемых функций. Но, к сожалению, ни одна из классификаций не является идеальной. Более правильно разделять функции Проектного офиса на основные и дополнительные. Основные функции используются всеми Проектными офисами, дополнительные подбираются в зависимости от задач, поставленных перед Проектным офисом.



Основные функции Проектного офиса

  1. Разработка и внедрение методологии управления проектами и контроль соблюдения методологии управления проектами.
  2. Формирование реестра проектов и сводной отчетности по проектам.
  3. Помощь в планировании и контроль реализации отдельных проектов по запросу или на постоянной основе.

Дополнительные функции Проектного офиса

  1. Обеспечение работы Проектного комитета (если создан в организации/подразделении).
  2. Централизованное выделение руководителей или администраторов проектов (если решено их содержать не в функциональных подразделениях, а в PMO).
  3. Выбор, внедрение, поддержка и развитие информационной системы планирования и мониторинга проектов (если нужна ИС).
  4. Внедрение и поддержка системы стимулирования участников проектной деятельности (если за задачу отвечает не подразделение по персоналу).
  5. Организация обучения проектному управлению или непосредственно обучение (если за задачу отвечает не подразделение по персоналу).
  6. Аудит проектов (может проводиться также службой внутреннего аудита).
  7. Управление знаниями в области управления проектами (сбор, анализ, обобщение и распространение знаний между участниками проектной деятельности).
  8. Портфельное управление (контроль соответствия проектов стратегии организации/подразделения, обеспечение формирования портфеля проектов, его балансировка и мониторинг).

Уровни Проектных офисов в организации

Помимо разделения функций на основные и дополнительные, проектные офисы отличаются по уровням управления в организации. Можно выделить 3 уровня проектных офисов:

  1. Уровень организации (Центральный Проектный офис).
  2. Уровень подразделения (Функциональный Проектный офис).
  3. Уровень программы/проекта (Проектный офис программы/проекта).

Уровень организации

На уровне организации создается Центральный Проектный офис (ЦПО) – подразделение, организующее планирование и контроль проектной деятельности, методологическую и административную поддержку, развитие проектно-ориентированной системы управления в организации, портфельное управление, управление отдельными кросс-функциональными проектами и программами.

Уровень подразделения

На уровне подразделения создается Функциональный Проектный офис (ФПО) — подразделение, отвечающее за функции, перечисленные выше для ЦПО, только в части конкретного функционального подразделения. ФПО создаются достаточно часто в ИТ-блоке и блоке капитальных проектов, реже в других подразделениях. В случае, если существует ЦПО, то из функций ФПО исключаются общие методологические задачи, хотя могут оставаться методологические задачи, связанные со спецификой проектов ФПО (например, ИТ-проекты и строительные проекты имеют свой жизненный цикл и документы).

Уровень программы/проекта

На уровне крупных программ/проектов также создаются свои Проектные офисы. Их функционал обычно еще более узкий, чем для ФПО и нацелен в специфику программы/проекта.

Состав Проектного офиса

В организационной структуре компании позиция руководителя Проектного офиса определяется обычно на уровне заместителя руководителя или директора департамента.

Состав PMO может включать следующие роли (зависит от выполняемых задач):

  • Руководитель Проектного офиса.
  • Методолог
  • Менеджер по планированию.
  • Менеджер по отчетности.
  • Администратор Проектного комитета.
  • Руководитель проектов.
  • Координатор проектов.
  • Функциональный администратор информационной системы управления проектами.
  • Администратор системы стимулирования участников проектной деятельности.
  • Менеджер по обучению.
  • Бизнес-тренер.
  • Аудитор.
  • Специалист по портфельному управлению.
  • Специалист по распределению ресурсов (между проектами в портфеле).

При создании Проектного офиса обычно формируется команда из 2-3 человек: руководитель, методолог, специалист по планированию и отчетности. Дальнейшее развитие проектного офиса зависит от целей и задач.