Роли участников совещания

TeamworkКаждый раз, проводя совещания, вы сталкиваетесь с определенным поведением его участников, от поддержки и конструктивного подхода, до неприятия и агрессии. Каждый из участников совещания исполняет свою роль. В данной статье мы рассмотрим три наиболее сложные и конфликтные роли участников совещания, с точки зрения управления ими, а также дадим рекомендации по тому, как эффективно управлять ими и не допустить конфликта.

Роль «Доминатор»

Большинство из нас сталкивалось с человеком-доминатором в жизни, будь то рабочее совещание, вечеринка у друзей или университетская группа. Такие люди склонны брать ход совещания в свои руки, командовать участниками и ходом обсуждением. При этом они могут не понимать до конца цели совещания, не обладать всеми необходимыми данными или нужной компетенцией, они понапрасну создают атмосферу напряжения и нервозности.



Несмотря на это «доминаторы» могут вносить ценный вклад в процесс поиска решения проблемы в ходе совещания. Надо только найти подход , который позволит направить их энергию в мирное, созидательная русло. При этом необходимо очень внимательно следить за поведением такого участника совещания и контролировать его, ведь он часто ведет себя чрезмерно агрессивно и задиристо, пренебрежительно относится к высказываниям других участников совещания и большую часть времени пытается полностью захватить внимание участников. Иногда такие «доминаторы» через чур недоброжелательны (например, они часто используют фразы типа: «Это никогда не будет работать!», «Вы ничего не понимаете», «Это плохое решение» и т.д.). Иногда они не дают вставить слово кому-либо из участников совещания. «Номинаторы» могут испортить  и моральный дух команды проекта.

Методы эффективного управления доминатором

  • Всегда благодарите «доминатора» за высказанное мнение и попросите других участников совещания высказать свое мнение (например — «Сергей, это хорошая идея. А какие предложения есть  у других участников?»).
  • Повторите высказывание «доминатора», запишите его так, чтобы всем участникам совещания его было видно, а затем попросите остальных участников команды высказать идеи, которыми можно дополнить или расширить идею «доминатора».
  • Вместо того, чтобы просить команду отвечать на вопрос в устно, попросите их потратить пару минут на то, чтобы кратко записать свои идеи. Затем попросите каждого участника совещания поделиться одним комментарием, который он написал.
  • Попробуйте использовать круговой метод. Обойдите помещение и попросите каждого участника поделиться своим мнением. Начните с противоположного от «дочитанного» конца стола (например , «Это крайне важный для нас вопрос, поэтому я хочу убедиться, что я услышал идеи от каждого члена команды.»).
  • Обратитесь к нескольким членам команды проекта, которых вы не слышали (например — «Андрей, что ты думаешь о данной проблеме?») .
  • Разбейте команду проекта на пары или тройки и дайте им возможность обсудить проблему в небольших группах перед началом большого группового обсуждения.
  • Введите правило использования какого-либо предмета (например, теннисный мяч) для уравновешивания участников совещания в ходе обсуждения. Участник совещания, держащий мяч, имеет право говорить, и он должен передать его другому члену команды, как только он выскажется.

Многозадачный человек

В наш век большого объема информации и стремительного прогресса появляется все больше и больше многозначных людей. В ходе совещания фокус внимания этих людей постоянно мечется между совещанием и любым количеством других отвлекающих факторов. Например, телефон, ноутбук, блокнот, или просто окно). Такой многозадачный человек физически присутствует на совещании, но мысленно находится в другом месте. Это не позволяет ему полностью погрузится в проблематику и эффективно участвовать в поиске решений проблем.

Методы эффективного управления многозадачными людьми

  • Вынесите проблему на обсуждение команды проекта в течение первых нескольких совещаний и решите всей командой, как вы будете справляться с отвлекающими факторами. Варианты могут быть разные:
    • Использование простой коробки, в которую участники совещания складывают свои гаджеты перед тем как войти в комнату для совещаний.
    • Ограничение времени проведения совещания до 30 минут. Это позволит участникам совещания не отвлекаться на долгое время от важных рабочих дел.
    • Соглашение о небольших перерывах, например, 10-15 минут каждый час, чтобы каждый мог проверить электронную почту.
  • Используйте вспомогательные методы, поддерживающие активность участников совещания.
    • Круговая система.
    • Метод активного опроса.
    • Работа с подгруппами.
    • Точечное голосование.
  • Используйте круговую или подковообразную расстановку столов или стульев в помещении, позволяющую вам легко ходить вокруг нарушителей (и около них).
  • Договоритесь о мягком штрафе за отправку sms, электронных писем, и т.д. Например, тот, кто отвлекается на телефон покупает всем пиццу.

Пустослов

Пустослов часто может испортить совещание своими неконкретными, долгими, бессвязными высказываниями. Очень часто подобные  высказывания уходят в темы, имеющие мало отношения к рассматриваемой проблеме. Пустослов может не только существенно затянуть совещание, но и полностью изменить содержание совещания, и это сведет на ноль эффективность и продуктивность работы всей команды.

Методы эффективного управления пустословом

  • Распечатайте повестку совещания и держите ее на видном месте. А лучше всего крупно напишите пункты повестки на доске. Когда обсуждение отклоняется от темы, вставайте и указывайте на конкретную тему в повестке совещания, чтобы вернуть команду в русло.
  • Определите лимит времени обсуждения для каждого пункта повестки совещания, чтобы вам было проще сосредоточить внимание команды на времени, выделенном для каждого обсуждаемого вопроса. Можно попросить кого-либо из участников совещания давать предупреждение за 5 минут до окончания времени, запланированного на обсуждение каждого пункта повестки совещания.
  • Просто поднимите руку и прервите обсуждение, чтобы спросить, ведется ли обсуждение по теме, и помогите группе достичь ее цели на совещании. («Коллеги, мне кажется, что обсуждение имеет мало общего с решаемой проблемой.»)
  • Введите так называемый «запасник» в начале совещания и объявите, что вы прервете обсуждение, чтобы поместить любые не относящиеся к теме обсуждаемые вопросы в «запасник», чтобы помочь группе придерживаться правильного пути. («Сергей, я понимаю, что вы это тоже важный вопрос, но сейчас нам надо решить другую проблему, должны ли мы попытаться обсудить твой вопрос сейчас, или его можно поместить в «запасник»?»). Рассмотрите все вопросы из «запасника» в конце совещания и назначьте перечень действий для каждого из них.
  • Назначьте кому-либо из группы роль «контроля за пустословием». Этот человек должен поднимать руку в любое время, когда обсуждение отклоняется от темы.
  • Несомненно, Шерри сталкивается с некоторыми чертами характера, с которыми тяжело иметь дело, но самая большая ошибка, которую она как руководитель проекта может сделать, — это игнорировать их. Очень часто руководители проектов попросту игнорируют своих «проблемных детей» и прячут голову в песок, надеясь, что их поведение улучшится само собой. Этого не случится!

Перечисленные в данной статье конфликтные роли участников совещания не является исчерпывающими. Существует большое количество видов конфликтных поведений участников совещания. Главное всегда помните, что вы действуете в интересах всей команды, а не пытаетесь решить личный конфликт с одним из ее членов. Аргументируйте свою позицию и, по возможности, действуйте на опережение.  Команда должна знать, что вы вместе с ней.