Сегодня десятки начинающих проектных менеджеров с замиранием сердца примутся за своипервые проекты. Для того, чтобы помочь им выжить в этом новом качестве, я готов поделиться с ними несколькими правилами. Итак, правила управления проектом:
Правило 1: Создайте хороший бизнес-план
Убедитесь в том, что в основе вашего проекта лежит продуманный бизнес-план,обеспеченный сильной поддержкой спонсора. Экономическое обоснование – фундамент проекта. Оно должно содержать список ожидаемых выгод. На него должны ориентироваться все, кто вовлечен в проект. Это – первоочередная причина, по которой проект вообще запущен. В ходе работы проект меняет свой статус, реализует изменения, производит продукт или дает иной результат. Бизнес-план должен внятно объяснить, что будет происходитьс проектом и почему.
Рэйчел Эгейси, экономист и исполнительный директор Report Content Writer, считает, что «хорошие истории всегда запоминаются. Составление бизнес-плана – это и есть ваша история успеха. Хорошо написанный бизнес-план, возможно, является самым эффективным методом для создания визуального представления о результатах работы в воображениипотенциального клиента». Убедитесь в том, что вы хорошо изучили все ключевые вопросы перед составлением бизнес-плана проекта.
Правило 2: Определите факторы, критичные для успеха проекта
Определите вместе с заказчиком, какие ключевые факторы способны повлиять на успехвашего проекта. Убедитесь в том, что они измеряемы. Например, «15% снижение стоимости сырья к концу года». Используйте информацию об этих факторах после завершения работы над проектом, чтобы измерить степень его успешности. Результаты проекта должны быть такими, чтобы их можно было выразить в конкретных цифрах. Остальные параметры будут второстепенными по отношению к критическим факторам успешности. Соблюдение этого правила поможет составить реалистичный контракт с заказчиком.
Мой любимый вопрос звучит так: «Можете ли вы описать критические факторы успешности проекта в 25 словах?»
Правило 3: Создайте хороший проектный план
Согласно поговорке, «время, потраченное на разработку плана, — это время, проведенноес пользой». Убедитесь в том, что у вас есть четкий план работ, что все его детали тщательно продуманы, и что все, кто вовлечен в проект, хорошо понимают направление усилий. Хороший проектный план содержит следующую информацию:
— четко задокументированные этапы и результаты проекта;
— реалистичные сроки;
— точную оценку стоимости;
— детальный план ресурсов;
— систему раннего оповещения, которая помогает отслеживать отставание по срокам;
— способы отслеживать прогресс и фокусировать команду на поставленных задачах.
Недостатки планирования приведут к проблемам. Убедитесь, что вы предусмотрелипогрешности во всех расчетах. Рекомендую устанавливать погрешности в размере 10-15%. Лучше смотреть на положение дел слегка пессимистически, но закончить проект вовремя, чем оставаться оптимистом и упустить сроки. Однако, будьте осторожнее: слишком большая погрешность может привести к заниженным оценкам, что так же плохо, как и завышенныеожидания.
Положение 10 из «Топ-10 фраз, подслушанных во время работы над провальным проектом» Рика Клемма гласит: «Проектный план? Этот проект слишком простой, чтобы тратить времяна создание плана!» Это серьезная ошибка, которую никогда не сделает опытный проектный менеджер.
Правило 4: Управляйте ожиданиями
Управление ожиданиями – цель номер 1 в работе проектного менеджера. Один из способовее достичь – разбить проект на несколько подпроектов с более мелкими фазамии результатами. Этот метод известен как «гибкий подход». Вы управляете ожиданиями, достигая промежуточных результатов, что позволяет заказчику видеть прогресс работы, задавать вопросы и обсуждать проблемы.
Цитируя актера Брюса Беннетта, «потребности и ожидания клиентов, как правило, довольно разнообразны». Не думайте, что вы знаете обо всех потребностях клиента, даже если вы ужеработали над сходными проектами. Лучше всего точно узнать, чего они хотят!
Правило 5: Мотивируйте команду
Замотивированная команда сделает все возможное, чтобы завершить проект в срок,уложиться в бюджет и обеспечить надлежащее качество. Мотивируйте команду, максимально вовлекая сотрудников в процесс работы. Разбивайте проект на мелкие этапы, чтобы создатьу команды ощущение прогресса. Помните о необходимости регулярной коммуникации –не забывайте сообщать команде, когда вы одобряете их действия. Не стоит сводить общение только к порицаниям.
Ли Якокка, хорошо известный своим вкладом в возрождение Chrysler Corporation в 1980-х, сказал: «Мотивация – это самое важное. Вы можете работать за двоих, но не станете двумя разными людьми. Однако, вы можете вдохновить вашего подчиненного, а он, в свою очередь, вдохновит своих сотрудников». Мотивирование сотрудников всегда приносит свои плоды.
Правило 6: Выясняйте, а не придумывайте
Это особенно верно в отношении проектного менеджмента. Хорошо налаженная коммуникация с заказчиками, конечными пользователями, спонсорами и, в особенности,с проектной командой очень важна для успеха проекта.
Все ли в команде хорошо понимают вас?
Хорошо ли сотрудники понимают, чего от них ждут, или вы считаете, что они понимают?
Хорошо ли налажена связь между сотрудниками, общение с заказчиком и другими отделами?
Важность хорошей коммуникации невозможно переоценить, поэтому общайтесьс заинтересованными лицами так много, как это необходимо. Не думайте, что люди всегда понимают, чего от них хотят.
Убедитесь, что вы не повторяете ошибку, описанную в Положении 9 из «Топ-10 фраз, подслушанных во время работы над провальным проектом» Рика Клемма: «Пока я не услышуобратного, я считаю, что все идет по плану». Это знак того, что проектный менеджерне способен эффективно общаться.
Правило 7: Говорите «Нет!»
Самое ценное и наименее употребляемое слово из словаря проектного менеджера – «нет». Никогда не обещайте того, чего не сможете выполнить. Позднее это гарантированно принесет проблемы. Будьте непреклонны независимо от того, насколько авторитетен человек,с которым вы общаетесь – позже он только поблагодарит вас за это. Если этого не случится,вам, возможно, пора сменить работу. Ваш отказ должен быть твердым и обоснованным.
Сэмюэл Дэш, широко известный, как главный юрисконсульт Сенатской Комиссии по Уотергейту, сказал: «Учитесь говорить «нет», в тех ситуациях, когда сказать это сложно, даже если после этого вас уволят. Говорите «нет» в любом случае, потому что иногда это дает вам больше возможностей».
Правило 8: Избегайте расширения границ проекта
Расширение границ проекта – одна из самых распространенных причин, по которым проект превышает бюджет и сроки. Заказчики часто забывают о дополнительных заданиях и техусилиях, которые вы приложили для их выполнения. Убедитесь, что вы выяснили все ожидания еще в начале работы над проектом. Четко определите, что входит в рамки проекта,и что выходит за границы. Укажите это в ключевой проектной документации.Не рассчитывайте, что заказчик прочтет и поймет эти документы. Рекомендую вам провестихотя бы часовое совещание с заказчиком, чтобы просмотреть проектный план. Убедитесь, что клиент понял и согласовал масштаб проекта. Не предпринимайте никаких действийдо окончательного согласования.
Положение 5 из «Топ-10 фраз, подслушанных во время работы над провальным проектом» Рика Клемма гласит: «Это небольшое изменение ни на что не повлияет». Это не так!Маленькие изменения имеют свойство накапливаться, что приведет к превышению бюджетаи нарушениям календарного плана. Избегайте этого!
Правило 9: Определите риски проекта
Никто не любит думать о рисках – в особенности, в начале работы над проектом. Однако, избегать этого вопроса можно только на свой страх и риск. Рекомендую вам вести реестр рисков, в котором будут указаны меры по снижению каждого из них. Разошлите ваш план по управлению рисками всем заинтересованным сторонам и найдите время, чтобы обсудитьс ними все возникшие вопросы. Четкое понимание своих действий в любой неблагоприятной ситуации значительно снижает нагрузки.
Барт Джутт, основатель и консультант Concilio, сказал: «Выгода от управления рисками огромна. Вы можете сэкономить большое количество денег, если будете работатьс неблагоприятными для проекта факторами профилактически». Не позволяйте рискам застать вас врасплох и погубить проект.
Правило 10: Закройте проект
По определению, каждый проект имеет определенный жизненный цикл. Незавершенный проект будет продолжать потреблять ресурсы. В конце работы над проектом заказчик должен подтвердить, что все желаемые результаты были достигнуты. Пусть он подпишет все необходимые документы, в противном случае он должен указать на недоработки. Исправьте их. Мне удобнее использовать Акты приемки, которые я отдаю в PMO. На этом этапевы можете попросить клиента заполнить анкету, чтобы узнать, насколько он удовлетворенвашей работой. Результаты опроса могут предоставить вам ценную информацию, которая будет полезна в работе над другими проектами.
Мэнжит Сингх в своей книге «Краткое руководство по проектному менеджменту», пишет: «В процессе закрытия проекта вы официально принимаете результаты работы и закрываетепроект или его отдельные этапы. Вы можете обсудить результаты работы с командой или заинтересованными лицами. Вы должны составить официальный документ о закрытии проектаи отчет, в котором будут рассмотрены результаты работы».
Заключение
Работа проектного менеджера сложна, однако, вы будете переживать гораздо меньше стрессовых ситуаций, если воспользуетесь этими 10 правилами. Желаю удачи во всехначинаниях!
Дункан Хоги, PM