Изменения в проектах – очень опасная штука. Одно только изучение и оценка этих изменений отнимает много времени и усилий. Не на все сообщения о проблемах надо реагировать изменениями, их анализом, а тем более планированием выполнения. Поэтому управление изменениями нужно рассматривать, как небольшой «проект в проекте».
Для успеха проекта менеджеру проекта критически важно держать в фокусе внимания управление изменениями. Изменения регулярно возникают в ходе проекта, даже в изначально определенных и согласованных структурах, объемах, содержании и результатах работ.
Формализованный процесс управление изменениями должен быть запущен в проекте как можно раньше, и уж никак не позже, чем завершится формальное определение его предметной области.
Главный смысл процесса управление изменениями состоит в том, чтобы всякий раз, когда принимаются решения об изменениях в предметной области, учитывалось влияние этих изменений на финансовую составляющую проекта. Замечу, что упоминаемые изменения предметной области проекта не обязательно увеличивают объем работ и стоимость всего проекта. Весьма часто могут приниматься изменения, которые уменьшают общий объем работ, хотя в реальной жизни изменения, увеличивающие объем работ проекта, конечно, случаются гораздо чаще.
Проектные изменения могут финансироваться из внутреннего бюджета проекта или извне. Но независимо от этого в процесс управления изменениями обязательно должно быть включено несколько существенных моментов.
Прежде всего необходимо определить затраты рабочего времени, которые потребуются еще только для изучения и оценки предлагаемого изменения. Участники проекта часто просят включить в проект все новые и новые «хотелки», а это может, как говорится, «затянуть команду проекта в болото». Одно только изучение и оценка этих изменений могут отнять много времени и усилий. Итак, первым шагом в процессе управления изменениями должно быть получение от имеющих соответствующие полномочия участников проекта разрешения на выделение средств для проведения исследования (изучения и оценки) предлагаемых изменений.
Как только такое разрешение будет получено, команда проекта может задействовать дополнительные ресурсы для выполнения исследования предлагаемого изменения. Должно быть изучено влияние предлагаемого изменения на все остальные составляющие проекта. После определения влияния предлагаемого изменения на стоимость, сроки и предметную область проекта необходимо принять обоснованное решение по предлагаемому изменению. Если принято положительное решение и если обладающие соответствующими полномочиями участники проекта подтвердили выделение средств, необходимых для его реализации, данное изменение должно быть отражено в плане управления проектом.
Это означает, что процесс управления изменениями проекта на самом деле – своеобразный небольшой проект по перепланированию проекта. Все процессы, которые необходимо было использовать для планирования проекта, должны быть выполнены и для управления изменениями проекта. Если все будет делаться описанным выше образом, то при изменениях базисных (исходных) стоимости, сроков и предметной области проекта будут создаваться и вводиться в действие новые планы проекта.
А закончить эту заметку накануне приближающихся праздников мне хотелось бы одной поучительной историей.
Сидя в парикмахерском кресле, клиент сказал, что собирается на рождественские каникулы поехать в Рим.
— В Рим? Да вы с ума сошли! Ну почему все хотят туда? Там грязно и полно туристов. А кстати, как вы туда доберетесь? – спросил парикмахер.
— Мы купили билеты на рейс авиакомпании TWA с великолепной скидкой, – был ответ.
— Что? TWA? – воскликнул парикмахер. — Это ужасная компания, у них старые самолеты, уродливые стюардессы и их рейсы всегда опаздывают. Ну, а где в Риме вы остановитесь?
— Мы заказали номер в отеле «Мариотт» в центре города.
— Эта ночлежка? Это самый плохой отель в городе – комнаты маленькие, сервис ужасный и цены дикие. А что вы будете делать в Риме?
— Мы собираемся посетить Ватикан и увидеть Папу.
— Это забавно, – засмеялся парикмахер. – Вместе с вами еще миллион человек захочет увидеть Папу. Вам, может, и удастся его увидеть, но наверняка с такого большого расстояния, что он будет выглядеть маленьким как муравей. Желаю вам удачи, похоже, она вам действительно понадобится в этой жуткой поездке.
Через месяц этот человек в очередной раз пришел стричься к тому же парикмахеру, который конечно же спросил его о путешествии в Рим.
— Это было замечательно! Мы летели на совершенно новом самолете компании TWA, туда и обратно точно по расписанию, самолеты были переполнены и нас без доплаты переместили в салон первого класса. Еда и вина в Италии замечательные. Отель выше всяких похвал, после реконструкции, которая обошлась в 25 миллионов долларов, он стал лучшим в Риме. Кстати, отель тоже был переполнен, и нас с извинениями и без доплаты поселили в президентских апартаментах.
— Ну уж Папу-то вам увидеть, наверное, не удалось, – сказал парикмахер.
— Вы не поверите, но нам так повезло! Когда мы гуляли по Ватикану, швейцарский гвардеец остановил нас и сказал, что Папа хочет поговорить с кем-нибудь из посетителей. Мы последовали в его кабинет, и, представьте себе, через пять минут дверь отворилась, вошел Папа и протянул мне руку. Я поклонился, и Папа сказал мне несколько слов.
— Правда? – пробурчал парикмахер. – И что же он сказал?
— Он спросил: «Кто вас так ужасно постриг?!»
Вам судить, к каким изменениям имеет отношение эта история. Я же надеюсь, что в ваших проектах ничего такого не произойдет и никому не удастся заморочить вам голову мнимыми проблемами, скрыв при этом проблемы реальные.
forPM