Корпоративная система управления проектами (КСУП) — это комплекс организационных, методических и информационных средств, направленный на эффективную организацию, реализацию и поддержку процессов управления проектами в организации.
Эффективная корпоративная система управления проектами это всегда комплексный подход к решению задач управления проектами организации, который прежде всего направлен на повышение качества планирования проектов, их реализации и контроля исполнения, и, как следствие, на повышение качества результатов проектов и уровня удовлетворенности заказчика. Многие компании уже внедрили, внедряют или только планируют внедрять КСУП.
Но прежде всего КСУП необходима тем компаниям, деятельность которых в большей степени носит проектный характер. Эффективная система управления проектами может существенно повысить количество успешно реализованных проектов, будь то внутренние или внешние проекты компании.
Ключевые компоненты системы управления проектами
В настоящее время в мире существует несколько основных стандартов по управлению проектами — PMBoK, PRINCE2 и P2M. У этих методологий много общего, и вне зависимости от того, какую методологию компания решила взять за основу для внедрения, можно выделить три ключевых компонента КСУП, которые мы рассмотрим ниже.
Методология управления проектами
В компании должны быть разработаны и внедрены единые корпоративные стандарты управления проектами в состав которых могут входить: политика управления проектами, регламент управления проектами, регламент управления программами и портфелем проектов, методические рекомендации по планированию проекта, положение о мотивации менеджеров проектов, шаблоны документов.
Корпоративные стандарты управления проектами должны описывать жизненный цикл проекта, ключевые проектные роли и их должностные обязанности, процессы управления проектами, программами и портфелем проектов, регламенты взаимодействия структурных подразделений компании.
Проектный офис
Проектный офис является одним из ключевых элементов эффективной корпоративной системы управления проектами. Проектный офис развивает методологию управления проектами, контролирует соблюдение проектными командами корпоративных регламентов и стандартов управления проектами. Для эффективного выполнения своих функций проектный офис должен подчиняться непосредственно высшему руководству компании и выполнять следующие функции:
- Внедрение и развитие системы управления проектами;
- Накопление опыта в области управления проектами;
- Методическое сопровождение проектных команд;
- Эффективное управление ресурсами компании, задействованными в проектах;
- Контроль соблюдения проектными командами требований КСУП;
- Обучение проектных команд проектному управлению;
- Администрирование и поддержка ИСУП;
- Отчетность о проектной деятельности перед высшим руководством компании.
Информационная система управления проектами (ИСУП)
Для эффективного управления проектами необходима единая информационная система управления, автоматизирующая процессы управления проектами. Помимо автоматизации процессов ИСУП также является единым хранилищем проектной документации и корпоративной базой знаний по управлению проектами.
Наиболее распространенными ИСУП в настоящее время являются:
- MS Project Server,
- Oracle Primavera,
- Planview,
- SAP,
- Compuware,
- Oracle Project.
ИСУП помогает командам управления проектами эффективно и качественно планировать проектные задачи и осуществлять их контроль. Может показаться, что выбор и внедрение ИСУП задача достаточно простая, ведь существует множество готовых программных продуктов. Однако, неверный выбор ИСУП и неправильное ее внедрение может сильно осложнить управление проектами компании. Именно поэтому прежде, чем внедрять ИСУП необходимо разработать и внедрить методологию управления проектами и Проектный офис.
Команда, внедряющая ИСУП должна помнить, что ИСУП должна соответствовать:
- Целям и требованиям компании;
- Квалификации проектных команд и менеджеров проектов;
- Уровню технической команды, которая будет осуществлять поддержку и развитие ИСУП,
- Методологии управления проектами.
Ниже представлен квадрант Gartner, в котором распределены все информационные системы управления проектами по нишевым группам. Требования к функционалу информационной системы формируются на основе процессов описанных в методологии проектного управления, и учитывают оптимальный для компании подход.
Эффективность внедрения корпоративной системы управления проектами
Ни для кого не секрет, что большинство сотрудников организаций обладают разным уровнем компетенций, в том числе в части управления проектами. Одной из целей внедрения корпоративной системы управления проектами является формирование единого подхода к управлению проектами во всей компании в целом.
После внедрения КСУП в организации появляется единой информационное пространство управления проектами, используется единая терминология, что существенно повышает эффективность коммуникаций как внутри проектов, так и между проектными командами. Эффективная КСУП позволяет учитывать и применять на практике лучший мировой опыт и практики управления проектами, что, в свою очередь, позволяет избежать менеджерам проектов многих ошибок.
Эффективное внедрение КСУП позволяет компании выйти на новый уровень управления проектами за счет:
- «Общая картина» проектной деятельности (Big Picture). Ситуация, когда в компании не существует общей картины управления проектами, является довольно-таки распространенной. Менеджеры проектов обладают информацией только о ходе своих проектов, руководители структурных подразделений могут знать о том, как выполняются их внутренние проекты, но что происходит в соседнем отделе или на уровне компании в целом остается загадкой. Это все выливается в проблемы взаимодействия между проектами, прежде всего, при выделении ресурсов на проекты. Система управления проектами позволяет сформировать единую картину проектной деятельности организации и повысить контроль над реализацией проектов компании. ИСУП, например, позволяет формировать консолидированную отчетность по всему портфелю проектов компании.
- Эффективное управление ресурсами компании. Система управления проектами позволяет менеджерам проектов и линейным руководителям эффективно планировать и контролировать ресурсы компании, задействованные в проектах. При этом учитывать взаимосвязи между проектами и тот факт, что некоторые ресурсы используются в нескольких проектах одновременно.
- База знаний. Часто бывает, что опыт менеджера проекта, приобретенный внутри компании, остается его личным опытом и нигде не фиксируется, что фактически означает потерю этого опыта для компании в целом. Эффективная корпоративная система управления проектами позволяет накапливать и систематизировать опыт проектной деятельности компании, позволяя тем самым избежать повторных ошибок при управлении проектом.
Эффекты внедрения корпоративной системы управления проектами:
- Сбалансированный портфель проектов, ориентированный на достижение стратегических целей компании;
- Контроль на ходом всех проектов компании;
- Раннее выявление отклонений проектов и программ от базовых сроков и бюджетов;
- Получение единой картины проектной деятельности компании;
- Эффективное использование в проектах ресурсов компании;
- Эффективное взаимодействия подразделений компании, участвующих в проектах, между собой;
- Оперативная и достоверная отчетность о ходе проектов.
Ключевые факторы успеха внедрения системы управления проектами
К ключевым факторам успеха при внедрении корпоративной системы управления проектами можно отнести:
- Поддержка и участие во внедрении высшего менеджмента компании;
- Массовое обучение проектному управлению сотрудников;
- Создание Проектного офиса.
Практические советы по внедрению корпоративной системы управления проектами
- От простого к сложному. Регламент (методология) должен развиваться небольшими шагами — невозможно внедрить систему управления проектами за короткое время. Следует начинать с самых простых, действительно необходимых форм и отчетов и постепенно, шаг за шагом, вводить новые элементы. Средняя длительность внедрения КСУП составляет 1,5-2 года.
- Для каждой организации — свой регламент (методология). Не следует внедрять напрямую чужой регламент (методологию) — каждая организация имеет свой опыт, корпоративную культуру и структуру. Здесь только можно «подсмотреть» и поучиться на чужом опыте.
- Золотая середина. В регламенте (методологии) каждая строчка шаблона или требования должны быть обоснованы. Необходимо помнить, что каждый новый отчет — это затраты ресурсов и времени руководителя и участников проекта.
- Регламент (методология) должен быть согласован и утвержден. Выносите методологию на обсуждение менеджеров проектов и руководителей заинтересованных подразделений — Вы сможете ее проверить со всех точек зрения и получить одобрение.
- Постоянное улучшение. Периодически необходимо пересматривать регламент (методологию) для отражения актуального состояния управления проектами и выпускать новые редакции. Избавляйтесь от лишнего, добавляйте то, что будет работать, оптимизируйте процессы.
- Консалтинг. Пригласите консультанта на принципах образовательного (направляющего) консалтинга: выделите специалиста, который будет в дальнейшем развивать УП в Вашей организации, и он под руководством консультанта создает систему управления проектами.
Основная ошибка при внедрения корпоративной системы управления проектами заключается в том, что внедрение начинается с интеграции информационной системы управления проектами в ИТ архитектуру компании, что не правильно. Изначально необходимо создать проектный офис, внедрить методологию управления проектами и только потом выбирать и внедрять ИСУП, как средство автоматизации процессов методологии.
Всегда помните, что ИСУП — не главный и не первоочередной компонент, но необходимый. ИСУП помогает проектному офису, руководителю проектов и управляющему комитету реализовывать проекты и методологию управления проектами наиболее эффективно.
Илья Глухов