Эффективная подготовка к совещанию

Большая часть из нас прекрасно понимается, что подготовка к совещанию очень важна. Но, в тоже время, каждый из нас имеет опыт участия в совещаниях, перед которыми команду проекта просили подготовиться. И не важно, в чем должна была заключаться подготовка, в прочтении документации, выполнении исследования или проработке вариантов решения проблемы, но большая часть членов команды проекта приходила неподготовленая. Самые ответственные из них пытались подготовится на первых минутах совещания. Ведь казалось бы цель предварительной подготовки к совещанию — экономия времени всех его участников и повышение вероятности принятия правильного и сбалансированного решения. Почему же большая часть клманды проекта не выполняет подготовительную работу согласно здравому смыслу, что вредит всей команде?

Перед тем как вы, как менеджер проекта, будете проводить следующее совещание изучите следующие рекомендации по постановке задач членам команды вашего проекта для подготовки к совещанию:

• Предоставьте команде проекта выбор того, как проводить подготовку к совещанию. Вы вполне можете сказать: «Вы должны изучить документ перед началом его обсуждения. Мы можем сделать это вместе — всей командой и запланировать совещание на весь день, или каждый может рассмотреть его самостоятельно, и в течение часового совещания мы с вами обсудим документ и примем решение. Какой вариант предпочитаете?» Большинство ваших сотрудников конечно же выберут более короткое совещание, ведь большая часть людей терпеть не может долгие совещания. Этот метод отлично работает.
• Поручите конкретным членам команды проекта управление отдельными частями совещания, в свою очередь это потребует от них подготовки к совещанию. Когда участники знают и понимают, что на них возлагается ответственность, они с большей готовностью выполняют требования по предварительной подготовке к совещанию. Никто не хочет выглядеть неготовым, когда на тебя смотрит вся команда и ждет твоих действий!
• Старайтесь делать подготовительную работу краткой и легкой. Чем она сложней, тем меньше вероятность того, что участники ее выполнят полностью или выполнят вообще.
• Просите членов команды проекта отправлять вам по электронной почте список вопросов или комментарии относительно подготовительной работы за несколько дней до совещания. Для вас это послужит подтверждением того, что ваша команда действительно готовится к совещанию. Если вы не получите вовремя информацию от кого-либо из членов команды, вы всегда можете связаться с ним, чтобы узнать причину и тем самым, подтолкнуть его к выполнению задачи.
• Дайте команде проекта достаточно времени для подготовки к совещанию. Если вы просите их просмотреть объемный документ за день до совещания, они могут не успеть сделать этого из-за банальной нехватки времени. Позвольте команде выбрать установленный срок завершения предварительной работы, но всегда контролируйте его разумность. Такой подход значительно повысит вероятность выполнения подготовительных работ.
• Всегда обсуждайте причины неготовности к совещанию членов команды проекта, если такое имеет место быть. Давайте им обратную связь, главное не молчите и не упускайте этот факт из виду.

Следуя этим базовым рекомендациям вы можете существенно сократить время, которые вы тратите на совещания и, самое главное, повысить их эффективность. А для вашей команды проекта подготовка к совещанию станет больше не будет чем-то мучительным.