Управление рисками становится, по сути, повседневной деятельностью для многих участников ИТ-проекта сразу после его инициации и вплоть до завершения. Вместе с тем классификация рисков и соответственно оценка значимости каждой из категорий рисков в контексте конкретного проекта — это работы, выполняемые на предпроектной стадии.
На первый взгляд термин «управление рисками» может показаться абсурдным, однако опытные руководители проектов знают, что наступление многих рисков предсказуемо, а от остальных необходимо страховаться. Наиболее распространенное заблуждение, встречающееся на практике, отождествляет управление рисками и борьбу с последствиями уже возникших проблем.
Так вот, цель управления рисками состоит в том, чтобы а) в идеале избежать возникновения проблем или б) минимизировать возможный ущерб для проекта, если избежать проблемы не представляется возможным (например, смена руководства компании и все связанные с этим последствия).
Реагирование на риски — одна из последних стадий функции управления рисками. Поэтому прежде чем перейти к рассмотрению возможных способов реагирования, предлагается определиться с источником возникновения рисков по отношению к проекту и дать им самую общую классификацию.
- Внутренние риски. Эти риски непосредственно зависят от деятельности руководителя проекта, команды проекта и других участников, которые могут активно управлять рисковыми ситуациями. Поэтому внутренние риски в достаточной степени управляемы.
- Внешние риски. Они возникают вне зависимости от проектной деятельности и порождаются окружением проекта. Они могут учитываться участниками проекта и в некоторой степени быть управляемыми. Важно заметить, что внешние риски можно разделить на две качественные группы:
- предсказуемые (но неопределенные) — изменение цен, усиление конкуренции на рынке, изменение курсов валют, изменения в налогообложении и т. п.;
- непредсказуемые — природные катастрофы, срывы в финансировании из-за смены руководства, неожиданные внешние социальные эффекты и т. п.
Природа возникновения рисков во многом является определяющим фактором при выборе методов реагирования, поэтому в таблице 1 мы приводим классификацию рисков более подробно. Кроме того, методы реагирования на риски, в общем случае помимо источника возникновения, определяют следующие факторы:
- принадлежность риска (риск заказчика, исполнителя или обоюдный риск);
- возможные последствия для проекта;
- стадия проекта, на которой выявлен риск;
- возможности участников проекта по предотвращению рисков (достаточность бюджета управления рисками, необходимое время реакции, возможности лоббирования интересов и пр.).
Очевидно, что с учетом такого многообразия факторов дать универсальные рекомендации можно только с учетом специфики конкретного проекта. Однако если сделать определенные допущения, то можно попытаться предложить ряд универсальных способов реагирования на риски с учетом природы их возникновения.
| Классификация рисков | Характеристика рисков | Примеры рисков |
|---|---|---|
| Внутренние риски | ||
| Проектные | Риски возникновения ошибок в проектных разработках, проектной документации | В проектную документацию закралась ошибка, которая выявилась только на поздней стадии проекта. Результат — перерасход средств и увеличение сроков выполнения проекта |
| Технические | Риски неправильных технических решений и неправильного использования технических устройств | Приобретенное по лизингу оборудование оказалось ненадежным и постоянно отказывает в работе. Результат — простои в работе, увеличение сроков проекта, затраты на ремонт оборудования |
| Технологические | Риски применения непроверенных технологий и методик, несоблюдения установленных норм и правил | В результате того, что методология выполнения проекта не предусматривала подготовку и утверждение документа «Отчет о предпроектном обследовании», возникли разногласия в ходе согласования технического проекта |
| Организационные | Риски возникновения ошибки планирования, неэффективной координации работ и т. п. | При формировании команды проекта не был назначен ответственный за контроль качества. В результате проект выполнен с большими претензиями со стороны заказчика |
| Финансовые | Риски перерасхода бюджета проекта из-за неправильных оценок, срывов сроков выполнения работ, ошибок исполнителя и т. п. | При оценке бюджета проекта не было четко определено распределение обязанностей заказчика и исполнителя. В результате проект выполнен с превышением бюджета в несколько раз |
| Внешние риски | ||
| Природные | Риски, связанные с природными или социальными явлениями (форс-мажор) | В сервер БД ударила молния (да, на одном из предприятий, расположенных на Крайнем Севере, наши эксперты наблюдали такую ситуацию!) |
| Политические | Риски, связанные с нестабильностью деятельности органов власти | Неожиданные государственные меры регулирования в сферах ценообразования, налогообложения, проектных нормативов и т. п. |
| Социальные | Риски, связанные с разделением интересов разных социальных групп и ростом социальной активности населения | Вандализм, саботаж, забастовки и пр. |
| Экономические | Риски, связанные с экономической политикой государства; финансовые риски, связанные с кризисом денежно-кредитной системы, инфляцией; валютные риски, связанные с изменением курсов валют | В результате дефолта 1998 г. многие проекты были закрыты или приостановлены |
Джентльменский набор антирисковых мероприятий
На основе практики нашей компании можно предложить базовый «джентльменский набор» антирисковых мероприятий, применение которых во многом обеспечит эффективное выполнение проекта сразу в нескольких направлениях.
- Учет опыта аналогичных проектов. Наверное, это один из самых эффективных подходов к оценке, планированию и разработке методов реагирования на риски на начальных стадиях проекта. Главная сложность состоит в том, что в российской практике по результатам выполнения проектов крайне редко подготавливается отчет о закрытии проекта, да и с ведением оперативной документации по управлению проектом тоже не все гладко. Вторая сложность — как эту информацию получить заказчику, так как исполнитель не всегда занимает открытую позицию и не готов проливать свет на все условия и тонкости выполнения проекта. На практике систематизированную информацию об опыте выполнения аналогичных проектов можно получить только у независимых экспертов.
- Распределение рисков между участниками проекта. Этот вопрос должен решаться еще на этапе организации проекта в ходе заключения договоров с внешними исполнителями. На данном этапе необходимо максимально предусмотреть соблюдение интересов сторон в случае возникновения как внутренних, так и внешних рисков. Как правило, заказчик привлекает внешних исполнителей, если у него недостаточно опыта выполнения комплексных проектов (реже — в случае нехватки собственных ресурсов). Следовательно, вероятность недостаточной проработки условий договора с исполнителем многократно возрастает, так как выполнение подобных проектов не есть суть бизнеса заказчика. Наша практика по экспертизе проектов внедрения КИС лишь подтверждает данный факт.
- Выделение ресурсов для управления проектом. Очевидно, что для эффективного выполнения проекта им необходимо эффективно управлять (в том числе рисками), для чего необходимы соответствующие ресурсы: команда менеджмента проекта и бюджет. Для сравнения: в практике экспертов ИСКОН бюджет управления рисками составляет примерно 7% от общего бюджета управления проектом.
- Планирование резервов. Международная статистика выполнения проектов свидетельствует о том, что только 16% всех проектов завершаются вовремя и в срок. Очевидно, что помимо просчетов в управлении данная статистика также отражает влияние факторов, предвидеть или воздействовать на которые практически не представлялось возможным. В силу данных причин базовые параметры любого проекта необходимо планировать «с запасом» примерно в 20% (экспертные оценки).
- Внесение изменений в проектные решения. Смысл данного пункта поясним на примере: допустим, по календарному плану проекта внедрения КИС начало тестовой эксплуатации запланировано на 1 апреля. Результаты аттестации конечных пользователей системы после прохождения обучения показали недостаточность знаний и навыков для работы в системе. Очевидно, в таких условиях необходимо пересмотреть сроки начала тестовой эксплуатации, так как в противном случае количество допущенных ошибок сведет ее результаты на нет.
- Привлечение независимых экспертов. Чтобы компенсировать недостаток знаний заказчика в предметной области выполнения проекта, недостаток человеческих и временных ресурсов, целесообразно рассмотреть вариант привлечения независимых экспертов. На практике хорошо себя зарекомендовали следующие варианты сотрудничества:
- независимые эксперты от лица заказчика осуществляют управление проектом, представляют его интересы в ходе всего проекта;
- заказчик привлекает независимых экспертов к «точечному» контролю качества результатов проекта.
- Страхование рисков. Переходя в предметную область информационных технологий, можно констатировать, что внедрение КИС в настоящее время рассматривается как инвестиционный проект, и желание застраховать в страховой компании связанные с внедрением риски — уже не экзотическая ситуация в мировой практике. Подобные прецеденты стали возникать после нашумевшей истории с банкротством компании FoxMeyer, которая подала в суд и на разработчика, и на ее внедренца. В российской практике комплексное страхование рисков проектов внедрения КИС пока не распространено. Причин тому несколько: здесь мы можем назвать и сильное удорожание проекта, отсутствие правовой базы и опыта у страховщиков, невозможность оценить экономический эффект от внедрения КИС на стадии начала проекта. Однако не все так плохо — некоторые российские страховщики уже предлагают программы страхования технических рисков (сбой сервера, обрыв линий связи и т. п.).
| Классификация рисков | Подходы к реагированию |
|---|---|
| Внутренние риски | |
| Проектные |
|
| Технические |
|
| Технологические |
|
| Организационные |
|
| Финансовые |
|
| Внешние риски | |
| Природные | Данные риски неуправляемы в том смысле, что их нельзя предотвратить. Однако можно считать их частично управляемыми, так как можно уменьшить последствия и ущерб от их наступления за счет превентивных мер |
| Политические | Управлять такими рисками значит объективно оценивать связку «бизнес-власть», а для больших проектов и программ целесообразно использовать процедуру лоббирования |
| Социальные | Обоснование социальной направленности проекта и проведение эффективных PR-компаний |
| Экономические | Управлять такими рисками можно только на макроуровне, а на уровне проекта эти риски необходимо анализировать и учитывать, чтобы минимизировать возможный ущерб от их наступления |
Суммируя вышеизложенное, можно сказать, что управление рисками и управление проектами по смыслу являются схожими понятиями, так как они предназначены для достижения проектом своей цели в рамках заданных ограничений «сроки-бюджет-качество».
Однако, необходимо четко понимать, что, управляя рисками, можно достигнуть лишь формальных результатов (хотя и это уже немало!), а управляя проектом — помимо достижения результата по формальным показателям, также создать в компании все необходимые условия для их практического использования.