На все эти вопросы сложно дать однозначный и краткий ответ. Слишком широк арсенал методик и технологий, используемых профессионалами в процессе управления проектами. Однако существует определенный набор инструментов, проверенных на практике, использование которых позволяет создать прочную основу нашего проекта и провести его стратегическое моделирование.
Во-первых, это иерархические структуры проекта:
- Work Breakdown Structure (WBS) — это структурная основа предметной области проекта, его рамок и содержания
- Resource Breakdown Structure (RBS) — модель ресурсов, используемых на проекте, с учетом их иерархической структурированности
- Organization Breakdown Structure (OBS) — структурная схема организации, реализующей проект.
Перечисленные иерархические структуры не являются единственными. Кроме них, на проекте создаются и другие, однако четкое понимание предназначения каждой из них поможет менеджеру в распределении работ между исполнителями и делегировании ответственности за их выполнение. Иногда возникает путаница в понимании и функциях структурной декомпозиции ресурсов и структурной декомпозиции организации.
Задача менеджера заключается в четком разделении ответственных за выполнение работ, то есть людей, которым он предоставляет полномочия по руководству выполнением отдельных работ и, соответственно, ответственность за их выполнение, и ресурсов — непосредственных исполнителей работ, а также ресурсов материального типа — оборудования, материалов и комплектующих.
Следующий шаг — постановка в соответствие каждой работе, то есть каждому элементу структурной декомпозиции работ ответственного и ресурса, т. е. соответствующих элементов соответствующих структур. На этом этапе в качестве инструментария полезно использовать матрицы ответственности.
Полученная модель не содержит временных характеристик проекта, которые несомненно важны для менеджера. Мощными инструментами укрупненного временного моделирования проекта являются стратегический план и план по вехам. Это первые шаги на пути разработки детального календарного плана проекта, первая попытка учесть во временной составляющей модели проекта имеющиеся ограничения. И планировщик сразу же сталкивается с проблемами. С чего начать? Какова должна быть степень детализации плана? Кто будет его использовать и когда? Это не случайно. Информации очень мало, она крайне противоречива и ненадежна. Поэтому обо всем по порядку.
План по вехам является инструментом стратегического планирования, также как и стратегический план. План по вехам содержит информацию об основных значимых событиях проекта, стратегический план — тоже. Однако, весьма важно, на каком уровне разрабатывается план, на каком уровне управления он будет использоваться. Было бы полезно попытаться дифференцировать стратегический план и план по вехам.
Стратегический план или Мастер план — документ, содержащий перечень значительных событий, которые будут достигнуты при реализации проекта\программы, которые находятся в поле стратегических интересов компании, реализующей проект, или общества, курирующего выполнение некоторого крупного международного или мегапроекта. Не исключено, что пока не ясно, каким образом этапы и вехи, которые декларируются в стратегическом плане проекта, будут достигнуты, но однозначно, что их достижению будет уделено основное внимание при реализации проекта\программы.
Чаще всего это:
- Основные события и вехи, которые должны быть достигнуты
- Достижения и выгоды, которые должны быть получены
- Мероприятия, необходимые для соблюдения стратегии проекта
- Расходы на ресурсы
Внимание фокусируется не на проекте или программе, а на стратегии достижения главной цели. В случае, если наш проект или программа реализуются в рамках более крупной программы, цели нашего проекта должны в первую очередь соответствовать стратегическим целям. Использовать стратегический план будут менеджеры высшего звена программы.
План по вехам, разрабатываемый на уровне проекта, является инструментом стратегического планирования самого проекта. Ограничения, включенные в стратегический план программы, учитываются в плане проекта по вехам в первую очередь. Далее должны быть выделены ключевые события, имеющие отношение непосредственно к проекту.
Примерная последовательность действий при этом следующая:
- Выделите ключевые события и даты, которые уже известны. Это могут быть целевая дата начала проекта, известные контрактные даты по уже заключенным или разрабатываемым договорам, внутренние зафиксированные сроки отдельных этапов и т.д;
- Выделите все события, имеющие строго определенные сроки, срыв которых невозможен. Это могут быть важные переговоры, встречи, выставки и т.д.
- Вспомните все внутренние вехи и ключевые события более низкого приоритета и уровня детальности: сроки доступности ресурсов, погодные факторы — сезон дождей, наступление зимних холодов и т.д.
План по вехам становится основой для дальнейшей разработки расписания любого уровня детализации, вплоть до рабочих заданий исполнителям. Задача планировщика — заполнить промежутки между основными вехами конкретными пакетами работ.
Кроме того, грамотно выделенные вехи становятся контрольными точками проекта, в которых менеджер может весьма эффективно контролировать выполнение основных, ключевых мероприятий на проекте.
М. Дубовик