Дистанционная (удаленная) работа, представляющая собой особую форму организации трудового процесса, при которой штатные сотрудники компании исполняют свои обязанности за пределами рабочего пространства, а основные коммуникации в процессе работы осуществляются с помощью цифровых технологий, еще до недавнего времени была не слишком распространенным явлением на российском рынке.
Результаты исследований
Согласно последним исследованиям, в ближайшие несколько лет процесс управления проектами в компаниях сильно изменится. Основными тенденциями станут более широкое использование аналитики и принципов Agile, большое влияние искусственного интеллекта, масштабная интеграция различных сфер деятельности и, конечно же, увеличение количества удаленных команд.
Сегодня все больше людей работают удаленно, в то время как потребность в структурированном способе управления задачами и строгом соблюдении сроков все еще остается в силе. Таким образом, новые подходы требуют определенных изменений в управлении всей компанией и некоторых правил, которым должны следовать менеджеры при организации командной работы, чтобы не попасть в неприятности, связанные с удаленной работой.
Рисунок 1. – Правила управления дистанционной командной работой
Рассмотрим основные правила (рис. 1):
1. Правильный подбор персонала.
Каждый работодатель пытается найти лучших сотрудников для своей компании, но удаленная работа требует от сотрудников дополнительных качеств и навыков. Нанимая новых людей, важно убедиться, что они соответствуют следующим требованиям:
- Самостоятельность и самоорганизация. Невозможно обеспечить полный контроль и поддержку удаленных сотрудников, поэтому следует поощрять независимость и ответственность работников. Удаленные сотрудники должны большую часть времени управлять собой, принимать собственные решения, самостоятельно справляться с трудностями и оставаться организованными без каких-либо усилий со стороны компании. В противном случае существует риск, что вся работа будет остановлена, когда некоторые из сотрудников будут отключены, или менеджеру придется постоянно контролировать команду, чтобы заставить ее продолжать работать.
- Рабочий энтузиазм и доверие. Есть много способов проверить, что удаленные работники действительно остаются онлайн в рабочее время, однако есть еще больше способов для обхода систем проверки. Работа из дома означает гораздо меньше контроля, она также вызывает много отвлекающих факторов. Страсть к работе — это единственная гарантия того, что работник сможет сосредоточиться на своих обязанностях, несмотря на не самые подходящие условия труда. В то же время удаленная работа требует высокого уровня доверия со стороны менеджеров. Хорошие удаленные работники — это те, кому можно доверить важные дела, при том, что никто не будет за ними наблюдать.
- Хорошие коммуникативные навыки. Хотя общение между удаленными сотрудниками происходит гораздо реже, это лишь предъявляет повышенные требования к их коммуникативным навыкам. Слабое взаимодействие между всеми членами команды затрудняет понимание текущего состояния проекта, и только действительно хорошие коммуникативные навыки каждого удаленного работника и редкие личные встречи могут компенсировать этот недостаток знаний.
Необходимо проанализировать обладают ли сотрудники необходимыми качествами указанными выше. Помимо найма правильных сотрудников, необходимо также правильно организовать рабочий процесс, выбрать эффективные инструменты и предотвратить ряд недостатков в удаленной работе.
2. Индивидуальное рабочее пространство.
Ключом к успеху удаленного управления проектами является настройка рабочего пространства с помощью соответствующих инструментов. Прежде всего, рабочие места должны обеспечивать постоянную коммуникацию внутри команды. Это может быть электронная почта, платформа мгновенного обмена сообщениями или другие средства коммуникации. Например, существуют такие популярные приложения как Skype, Telegram или Slack для общения внутри команд.
Также важно убедиться, что сотрудники имеют все необходимое для совместной работы, например, приложения для обмена файлами, такие как Google Docs & Sheets, Github или аналогичные. Важным шагом к успеху является выбор инструментов управления проектами и совместной работы, таких как Riter, Trello и др.
Программное обеспечение для совместного использования экрана и отслеживания времени может помочь наилучшим образом организовать работу и освободить менеджеров от постоянного контроля над разработчиками. Интеграция различных направлений деятельности сотрудника, максимальная автоматизация рабочего процесса позволит не только сэкономить время, но и сделать процесс управления более прозрачным для всех членов команды.
3. Надлежащее управление процессами.
Дистанционное управление проектами требует особого подхода. Отсутствие проектного видения является частой проблемой для всех удаленных работников. Плохая коммуникация и документация, узкая специализация и разделение обязанностей приводят к тому, что каждый отдельный разработчик не видит, с какой целью он выполняет ту или иную задачу, как это повлияет на проект в целом, каким образом он будет использоваться и так далее. Это может вызвать серьезные проблемы, вплоть до недопонимания проблемы и, как следствие, неправильного выполнения части работы сотрудника.
Чтобы справиться с этой проблемой, необходимо поставить перед работниками четкие цели. Важно избегать краткого описания проекта и неоднозначных инструкций. Необходимо в разумных пределах поощрять общение внутри команды, осведомленность и интерес к проекту в целом. Лучше потратить больше времени на общение с работниками, чтобы обсудить задачи и создать общую картину предстоящей работы.
Следующая проблема, которую команда должна преодолеть, — это плохая обратная связь. Большинство удаленных сотрудников не имеют обратной связи о своей работе от менеджеров. Как правило, отсутствие реакции означает, что работа выполнена правильно и у менеджеров нет вопросов или замечаний. Однако краткий обзор может помочь работникам чувствовать себя более уверенно в своих результатах. В то же время слишком настойчивое внимание со стороны менеджеров может раздражать и снижать эффективность сотрудников.
Одной из самых серьезных проблем при удаленной работе является переутомление сотрудников. Дело в том, что удаленные работники, как правило, работают больше, чем их офисные коллеги, пропуская кофе-брейки и другие отвлекающие факторы, обычные для членов офисной команды.
Это может быть вызвано чувством вины: они предполагают, что их коллеги могут подумать, что они тратят время на работу из дома, поэтому они часто переутомляются, превышают традиционные 8 рабочих часов, работают поздно ночью или даже в выходные. Это должно регулироваться политикой компании, чтобы предотвратить перегорание работника.
Удаленная работа предполагает большую гибкость, однако она также требует определенного порядка и структуры, чтобы избежать полного хаоса. Важно установить правила и убедиться, что все члены команды следуют им. У них будет меньше встреч и меньше контроля, но то небольшое количество формальностей, которые устанавливает работодатель, должно быть обязательным для всех, чтобы избежать неопределенностей. Ниже представлены аспекты, которые помогут организовать рабочий процесс:
- Регулярные общие и индивидуальные встречи. Важно не тратить время работников, выделять вопросы, которые должны обсуждаться индивидуально и всей командой.
- Обмен результатами работы. Необходимо убедиться, что в компании имеются хорошие инструменты для обмена данными и совместной работы, а также что все заинтересованные стороны получают доступ к необходимой им информации. Также необходимо убедиться, что сотрудники представляют свои промежуточные результаты достаточно часто, а не в последний день перед крайним сроком.
- Согласованные условия встречи. Удаленные работники могут быть из разных часовых поясов и следовать другому рабочему графику. Не нужно заставлять их подстраиваться под удобное для менеджера время и условия работы, лучше обсудить эти вопросы вместе с сотрудником и выбрать оптимальный способ общения, вместо того чтобы пытаться поймать их онлайн, когда это необходимо.
4. Коммуникация и командообразование.
Даже самые независимые и талантливые сотрудники не всегда могут решить проблемы самостоятельно. Важно быть в курсе текущего состояния их проекта и проблем, чтобы иметь возможность присоединиться к процессу, когда это необходимо. Можно использовать соответствующие средства связи в зависимости от ситуации.
Необходимо обратить внимание на задержку связи. Если разница во времени составляет более 5-6 часов, это может стать большой проблемой для взаимодействия с другими членами команды. В такой ситуации кому-то, вероятно, придется выбрать недостаточно подходящее время для разговора с коллегами. Было бы справедливо, если бы это был не всегда один и тот же работник.
Необходимо помнить, что существует большой разрыв между удаленными и офисными работниками. Исследования показывают, что отсутствие тесного контакта с остальными сотрудниками препятствует формированию доверия и взаимной целеустремленности. Другими словами, удаленный работник иногда не чувствует себя частью команды.
Заключение
Таким образом, удаленная работа — это не просто простой способ организовать бизнес с минимальными усилиями и затратами. Для наилучшей организации рабочего процесса нужно учитывать множество факторов, таких как правильный подбор персонала, индивидуальное рабочее пространство, надлежащее управление процессами, коммуникация и командообразование. Хорошо организованная удаленная команда имеет очевидные преимущества и может быть чрезвычайно продуктивной.
Рафикова З.Р.