Методология управления проектами и программами

Анализ известных методологий по управлению проектами (IPMA [1], APM [2], PMI[3], P2M[4],  SOVNET[5] и др. [6-9]) обусловил возможность разработки Системной методология управления проектами и программами (СМ УПП), обобщающей мировой опыт. Причинами же разработки системной методологии УПП явились:

• отсутствие полного системного понимания всего спектра вопросов, касающихся управления проектами и программами;
• отсутствие системной, единой концепции УПП, надлежащим образом структурирующей знания, функции, процессы, процедуры и т.д.
• необходимость определения технологической взаимосвязи и последовательности решения задач УПП;
• необходимость обеспечения эффективной интеграции всех элементов дисциплины управления проектами;
• необходимость развития методов и инструментов УПП, обусловленных потребностями новых и традиционных областей приложений УПП;
• сложности взаимодействия и взаимопонимания между экспертами и практиками в области управления проектами в силу многообразия технологий и терминологий в различных профессиональных сферах и литературе по УП.

В данной работе рассмотрены:

• основы построения СМ УПП;
• основные возможности и свойства системной модели УПП, приводится ее описание;
• разновидности используемых в СМ УПП структурных моделей, их назначение и взаимосвязи;
• методология формирования функциональной структуры УПП;
• методология интеграции  элементов при  УПП;
• подходы к разработке систем управления на основе СМ УПП;
• области возможных приложений СМ УПП.

В заключении работы даются общие выводы и  рекомендации. Работа носит методологический постановочный характер, требует широкой профессиональной дискуссии, дальнейшего развития и углубления на основе практического опыта.

Основы построения методологии управления проектами и программами

Методология управления проектами и программами  опирается  на:

• Системную модель УПП.
• Методологический инструментарий управления проектами:
  • определение целей, продукта, работ проекта (структура объекта управления);
  • определение структуры и состава системы управления проектами и программами.
  • определение центров ответственности, распределение ответственности между субъектами управления и установления взаимосвязи между ними.

Системная модель управления проектами и программами

Методология управления проектами и программами в качестве основы использует системную модель [10], которая апробирована в теории и практике управления проектами в России.

Применение такой модели позволило определить и разработать:

• системное структурированное представление знаний об управлении проектами;
• основу для глобализации, стандартизации, унификации и локализации управления проектами как профессиональной сферы деятельности;
• механизм для определения функциональной структуры задач,  формулирования постановок задач управления проектами в различных системах управления проектно-ориентированной деятельностью;
• основу для разработки моделей, методов и средств решения задач УПП;
• основу для единого подхода к образованию, обучению и сертификации специалистов по управлению проектами;
• общий язык и терминологию для специалистов и практиков по управлению проектами.

Системная модель содержит три основных блока, представленных структурными декомпозициями субъектов управления, объектов управления и процесса управления проектом.

Объекты управления

Объектами системы управления могут быть:

• множество проектов и программ в организациях или компаниях;
• программы;
• проекты;
• фазы жизненного цикла объекта управления: концепция, разработка, реализация, завершение;
• комплексы работ и т.д.

Субъекты управления

Субъектами управления являются активные участники проекта (программы), взаимодействующие при выработке и принятии управленческих решений в процессе его осуществления. К субъектам управления относятся:

Основные участники проекта:

• инвестор
• заказчик
• генконтрактор
• генподрядчик
• исполнители и др.

Команда проекта:

• функциональные менеджеры проекта
• члены команды проекта

Команда управления проектом:

• управляющий проектом
• члены команды управления проектом.

Процесс управления осуществлением проекта

Процесс осуществлением объекта – воздействие субъектов управления на объекты управления посредством  принимаемых решений задач УПП. Основаниями классификации задач УПП являются:

Стадии процесса управления, включающие:

• концепцию управления,
• планирование работ проекта,
• организацию и контроль выполнения работ проекта,
• анализ и регулирование хода работ проекта,
• закрытие проекта и его частей.

Функциональные области управления, включающие:

• управление предметной областью проекта,
• управление проектом по временным параметрам,
• управление стоимостью в проекте,
• управление качеством в проекте,
• управление рисками в проекте,
• управление персоналом в проекте,
• управление коммуникациями в проекте,
• управление контрактами в проекте,
• управление изменениями в проекте,
• прочие.

Временные разрезы управления —  иерархия временных периодов, в рамках которых рассматриваются задачи УПП, относящиеся к разным объектам и субъектам управления:

стратегический уровень – охватывает весь жизненный цикл проекта,

• годовой уровень управления – рассматривает работы проекта, выполнение которых запланировано в течение года;
• квартальный уровень управления – рассматривает работы проекта, выполнение которых запланировано в течение квартала;
• оперативный уровень управления – рассматривает работы проекта, выполнение которых запланировано в течение месяца, декады, недели, суток, смены и т.д.

Свойства системной модели управления проектом

К свойствам системной модели можно отнести:

• системная модель управления проектом представляет собой свернутое дерево избыточного множества задач и процедур, которые теоретически могут осуществляться при управлении различными объектами;

• каждый процесс (задача) системной модели управления проектом однозначно определяется компонентами выбранных уровней системной модели логично взаимосвязанных между собой;
  • иерархичность структуры объектов управления, основой которой является  структура работ объектов управления (WBS);
  • иерархичность и реляционные взаимосвязи между субъектами управления представляемые организационной схемой проекта (ОS);
  • иерархичность организационной структуры проекта (ОBS), включающей команду проекта и команду управления проектом;
  • иерархичность структуры задач и процедур управления проектами (ТBS),  от отдельных процедур и элементарных задач до совокупности комплексов задач систем управления разного назначения;
  • многоаспектность задач управления проектами, зависящих от субъекта и объекта  управления.  Например, управление проектами для инвестора характеризуется своим набором задач со своими критериями оценки решений, ограничениями и неизвестными. Все это требует разработки и применения специальных методов и технологий решения задач. Эта же особенность относится и к другим ключевым участникам управления проектами: заказчикам, генконтракторам, генподрядчикам и др.

Системная модель и ее свойства послужили основой для разработки системной методологии УПП.

Структурные модели и их взаимосвязи в СМ УПП

Методология управления проектами и программами рассматривает всю гамму работ (задач), выполняемых (решаемых) на различных уровнях управления, при осуществлении проекта. Эти работы (задачи) можно представить структурными иерархическими моделями:

WBS – структура всех работ проекта, включающая:

• WBS’ – структура работ, направленных на получение результата проекта
• TBS – структура задач (работ) управления проектом

Каждая работа имеет исполнителя, соответственно структурам работ проекта мы можем сопоставить различные организационные структуры в проекте:

OBS – команда проекта, выполняющая все работы, включает:

• OBS’ – команда исполнителей работ, направленных на получение результата проекта
• OBS’’ – команда управления проектом

Структура задач (работ) управления проектом – TBS в свою очередь подразделяется на:

• ТBS РMT — структура задач (работ), выполняемых командой управления проектом (OBS’’ РMT);
• ТBS РР _i — структуры задач (работ), выполняемых командами управления основных участников проекта  (OBS’’ РР _i).

Выбирая различные сечения структур работ проекта, мы можем формировать различные организационные структуры для их выполнения.

Примеры взаимосвязи иерархических структур проекта представлены в таблице.

Структурные модели работ проекта	Структурные модели ответственности
WBS – все работы проекта	OBS – команда проекта
WBS’ – работы проекта	OBS’ – исполнители работ
TBS – все работы управления проектом	OBS’’ – команда управления проектом.
—        ТBS РMT- работы управления	—        OBS’’ РMT — команда управляющего проектом
—        ТBS РР i — работы производственного управления	—        OBS’’ РР i — команды управления основных участников проекта
—        TBS’ работы по созданию системы УПП	—        OBS’’’- команда разработчиков системы УПП

Формирование функциональной структуры УПП

Методология формирования функциональной структуры УПП позволяет осуществить классификацию задач и процедур, возможных при управлении проектами и программами.

Предлагаемый методологический подход позволяет выявить состав проблемно- ориентированных комплексов процессов (задач) при УПП, определить методы и инструментарий обеспечения эффективного принятия решений на всех уровнях УПП.

В качестве методологической основы для определения и разработки задач, необходимых при УПП предлагается использовать основания системной модели УПП:

• Субъекты управления (Z).
• Команда управления проектом (L).
• Объекты  управления – проекты, программы (Q).
• Фазы жизненного цикла объектов управления (С).
• Уровни управления (T).
• Функциональные области управления (S)
• Стадии процесса управления (F).

Как видно из системной модели УПП, каждый процесс (задача) однозначно определяется компонентами всех уровней системной модели выстроенных и логично взаимосвязанных «снизу вверх».

Если выбрать по одному элементу из каждого уровня системной модели и рассмотреть их последовательно, начиная с нижнего уровня – «Стадии процесса управления» и дойдя до верхнего уровня – «Субъекты управления», мы получим формулировку задачи, возможную при УПП. Условия этой задачи определятся элементами, через которые прошел путь (сечение) системной модели: «Стадии процесса управления» – «Функциональные области управления» — «Объект управления (его фазы жизненного цикла)» — «Субъекты  управления».

Так, например, задача (Р) — «Планирование (F2) финансирования (S3) годового объема работ (Т2) на этапе разработки (С2) проекта (Q1) для менеджера проекта (L1) и заказчика (Z2)» определяется вектором:

Р _n  = (F2, S3, T2, C2, Q1, L2, Z2)

Используемые на практике задачи могут не включать отдельные классификационные признаки системной модели. Например, выделяя задачи (работы) заказчика из WBS можно определить не только соответствующие модели и методы их решения, но и необходимый количественный состав  команды (группы) заказчика — OBS’’ РР.

Общее количество процессов (задач) УПП по предлагаемой методологии определяется произведением количества компонентов рассмотренных оснований.

Системное представление задач УПП, структурированных по элементам предлагаемой модели позволит обеспечить полноту решаемых задач, их информационную взаимоувязку и логику осуществляемых  процессов.

Задачи, решение которых необходимо для достижения целей проекта (программы), обуславливают развитие методов и средств УПП.

Таким образом, классификация потенциальных задач на основе системной модели УПП открывает области для развития соответствующих методов и средств УПП.

Предлагаемый подход позволяет алгоритмическим путем осуществить проверку на полноту и достаточность множества процессов (задач) в системе УПП и установить логику и взаимосвязи между ними.

Методология используется ключевыми участниками и командой проекта в период создания, функционирования и развития систем УПП.

Методология интеграции элементов при УПП

На основе системной  модели управления проектом можно осуществлять интеграцию различных ее элементов.

В предыдущем разделе рассмотрены потенциальные задачи УПП по сути своей, являющиеся вертикальной интеграцией «Субъектов управления», «Объектов управления», «Процесса управления» по выбранным элементам системной модели. Это позволяет определить задачи (процессы), необходимые для инвестора, заказчика, генконтрактора, менеджера проекта и т.д.

Например, объединение задач U P(Z₁, L, Q, C, T, S, F) включает все возможные задачи  УП для инвестора. Аналогично можно выделить задачи любого из субъектов управления, объектов управления и процессов управления.

Не менее важными являются задачи, определяемые различными комбинациями элементов каждого уровня системной модели УПП – горизонтальная интеграция. Такая интеграция может объединять все элементы или часть элементов (их комбинацию).

В качестве примеров рассмотрим:

• объединение задач (Р), объединяющую все стадии процесса управления проектом – «Концепцию – Планирование – Организацию и контроль выполнения – Анализ и регулирование – Закрытие» и обеспечивающую их логическую и информационную взаимосвязь:

U Р _n  = (F1, F2, F3, F4).

Такая комбинация представляет свернутое дерево всех задач УПП, которые определят  численный и качественный состав команды управляющего  проектом — OBS’’ РMT.

• задачу (Р), объединяющую комбинацию элементов (управление «временем», стоимостью, персоналом, контрактами) уровня «Функциональные области управления проектом»:

U Р _n  = (S2, S3, S6, S8).

Состав задач такой комбинации определят свой состав команды управляющего  проектом — OBS’’ РMT, способной выполнить управление проектом (программой) по перечисленным функциональным областям управления.

Наибольшее практическое значение и применение имеют задачи, определяемые горизонтально-вертикальной или смешанной интеграцией элементов системной модели УП.

В качестве примеров рассмотрим комплексную задачу (Р) —  «Контроль и регулирование всех функциональных областей управления проектом на стадии его реализации»:

U Р _n  = (F3, F4, S1, S2, S3, S4 S5, S6, S7, S8, S9, С3)

Разработка систем УПП на основе системной методологии

Управление крупными проектами, тем более программами, осуществляется с помощью разработанных систем УПП. Успешное функционирование таких систем при управлении проектами и программами определяется  заложенной в них методологией. Для получения эффективной системы управления методология УПП должна использоваться на всех этапах ее разработки:

• концептуальное проектирование;
• проектирование функциональных и обеспечивающих частей;
• проектирование системы коммуникаций и документации;
• разработка элементов: модели, методы, алгоритмы, программы и нормативно-методическое обеспечение (руководство пользователям, корпоративные и системные стандарты, методики, инструкции).

Области приложений СМ УПП

Представленная системная методология используется:

• как методологический инструментарий для генерации и системного проектирования целостной интегрированной системы управления осуществлением крупных проектов;
• для разработки стандартов и нормативных документов по УПП;
• для разработки программных средств по УПП;
• для разработки мультипроектных (корпоративных) систем управления;
• как структура дерева знаний по УПП, которая положена в   основы делового обучения, образования и сертификационных программ для специалистов по УПП.

Литература

1. ICB — IPMA Competence Baseline. Version 2.0. IPMA Editorial Committee: Caupin G., Knopfel H., Morris P., Motzel E., Pannenbacker O. – Bremen: Eigenverlag, 1999. – pp.112.
2. Body of Knowledge. Fourth Edition – UK: APM Association for Project Managers. –  Edited by Miles Dixon – Cambridge Publishing Management, England, 2000. – pp.64
3. Project Management Body of Knowledge. — PMI, 2002 ?.
4. A guidebook of Projekt&Program Management For Enterprise Innovation. PMCC/ENNA,Japan,2002.
5. Управление проектами: Основы профессиональных знаний. Национальные требования к компетенции специалистов (под ред. В.И. Воропаева). — М.: СОВНЕТ, «Кубс Групп», 2001. – 265 с.
6. ZERT, Zertifizierungsstelle der GPM Deutsche Gesellschaft fur Projektmanagement e.V.: Projektmanagement-Kanon – Der deutsche Zugang zum Project Management Body of Knowledge, Koln, FRG, 1998.
7. AFITEP, Association Francophone du Management de Projet: Matrice d’evaluation en management de projet, France, Janvier, 1996.
8. VZPM Verein zur Zertifizierung von Projektmanagern der SPM Gesellschaft fur Projektmanagement and der SGO Gesellschaft fur Organisation: Beurteilungsstruktur, Begleitmaterial zur Zertifizierung von Projektmanagern, Switzerland, Ausgabe 1996, Version 1.00 vom 30.11.1996.
9. PMA Projekt Management Austria: PM Baseline. Wissenselmente zum Projektmanagement und zum Management Projektorientierter Unternehmen, Version 1.0, Austria, September, 1999.
10. Воропаев В.И., Секлетова Г.И., Системное представление Управления проектами. В кн.: Сборник трудов международного симпозиума: “Управление проектами: Восток-Запад — Грань Тысячелетий.” – Москва, 1-4 декабрь, 1999. СОВНЕТ. – М.: СОВНЕТ, 1999. – т.1 (с.71-77).
11. Управление проектами в переходной экономике: инвестиции, инновации, менеджмент. –М., Сборник материалов международного Симпозиума, 1997. – 728 с., ил.

Рассел Д. Арчибальд (Archibald Associates, США),
В.И. Воропаев,
Г.И. Секлетова (ГАСИС, Россия)