Контроль стоимости проекта включает:
- мониторинг стоимостных показателей реализации проекта с целью обнаружения отклонений от бюджета;
- управление изменениями в бюджете с целью обеспечения выполнения бюджета;
- предотвращение ранее запланированных ошибочных решений;
- информирование всех заинтересованных лиц о ходе выполнения проекта с точки зрения соблюдения бюджета.
Контроль стоимости проекта имеет две составляющие: учетную, т.е. оценку фактической стоимости выполненных работ и затраченных ресурсов, и прогнозную, т.е. оценку будущей стоимости проекта. Базовыми показателями, используемыми при контроле стоимости проекта, являются следующие:
- необходимо для завершения: устанавливается оценка затрат, которые предстоят для завершения работы или проекта. Оценка затрат, необходимых для завершения проекта, является наилучшей текущей оценкой того, сколько надо дополнительно вложить на данный момент, чтобы завершить работу;
- расчетная стоимость затрат: наилучшая оценка общей стоимости, которую будет иметь работа или проект при завершении. Расчетная стоимость вычисляется как сумма фактических затрат на текущую дату и затрат, необходимых для завершения проекта.
Существуют два основных метода контроля стоимости:
- традиционный метод;
- метод освоенного объема.
Традиционный метод контроля стоимости проекта использует следующие понятия:
Плановые (бюджетные) затраты — BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled). Это бюджетная стоимость работ, запланированных в соответствии с расписанием, или количество ресурса, предполагаемые для использования к текущей дате. Текущая дата — это дата, на которую имеется фактическая информация:
BCWS = ВС (общий бюджет) х % по плану.
Фактические затраты — ACWP (Асtual Cost of Work Performed). Это стоимость фактически выполненных работ на текущую дату или количество ресурса, фактически потраченное на выполнение работ до текущей даты. Фактические затраты не зависят от плановых показателей по затратам или потреблению ресурсов.
Основной недостаток традиционного метода заключается в том, что он не учитывает, какие работы были фактически выполнены за счет потраченных денежных средств. Другими словами, он не оперирует временем или графиком выполнения работ. Расхождение по затратам при традиционном методе рассчитывается как разница между фактическими и плановыми затратами.
Метод освоенного объема основан на определении отношения фактических затрат к объему работ, которые должны быть выполнены к определенной дате, При этом учитывается информация по стоимости, плановому и фактическому графику работ и дается обобщенная оценка по состоянию работ на текущий момент.
Выявленные тенденции используются для прогноза будущей стоимости объема работ при завершении и определении факторов, оказывающих влияние на график выполнения работ. При анализе освоенного объема используются три показателя для определения расхождения в графике работ и стоимости:
- BCWS — плановые (бюджетные) затраты;
- ACWP — фактические затраты;
- BCWP — освоенный объем.
Это плановая стоимость фактически выполненных работ или количество ресурса, запланированное на фактически выполненный объем работ к текущей дате. Освоенный объем не зависит от фактически произведенных затрат по работе:
ВСWP = Плановая стоимость X % использования ресурса.
Так как метод освоенного объема учитывает фактор времени, то он позволяет определить как реальное отклонение по затратам, так и отставание по графику выполнения работ. Отклонение по затратам (перерасход денежных средств) представляет собой величину, полученную из разности фактической стоимости выполненных работ (АСWР) и плановой стоимости выполненных работ (ВСWР). Для работы, находящейся в процессе выполнения, необходимо выполнить процентную оценку завершенности (с точки зрения затрат):
CV = ACWP – BCWP, где
- CV — отклонение по затратам;
- АСWР — Фактические затраты по работе на текущую дату;
- ВСWP — плановая стоимость фактически выполненных работ;
Отставание от графика определяется разностью между плановой стоимостью работ по графику (ВСWS) и плановой стоимостью выполненных работ (ВCWP).
Использование метода анализа освоенного объема требует дополнительной структуризации системы управления затратами по проекту и дополнительных усилий менеджера по сбору и анализу данных. Тем не менее, данный подход позволяет получить более точную картину состояния дел по проекту и представить ее высшему руководству и заказчику в виде разнообразных отчетов.
Рисунок 1. Процесс контроля стоимости на основе затрат
Основные показатели, используемые для анализа состояния затрат по проекту, представлены в таблице ниже:
Таблица 1. Показатели контроля стоимости на основе затрат
| Показатель | Формула и способ расчета |
|---|---|
| Плановая стоимость фактически выполненных работ (ВСWP). Плановая стоимость фактически выполненных работ или количество ресурса, запланированное на фактически выполненный объем работ к текущей дате. | ВСWP = Плановая стоимость X % использования ресурса |
| Общие бюджетные затраты (ВС) | олная стоимость работы, принятая в базовом плане |
| Бюджетная стоимость(BCWS) Часть стоимости работы, которая должна быть освоена к текущей дате в соответствии с базовым планом (стоимость работы в расчете за период времени по плану) | BCWS = ВС (общий бюджет) X % по плану. |
| Фактические затраты (АСWР) | Фактические затраты по работе на текущую дату. |
| Индекс освоения затрат (СРI) CPI = 1 – затраты на текущую дату соответствуют плану CPI > 1 – на текущую дату затрачено меньше средств, чем предусмотрено CPI < 1 – на текущую дату затрачено больше средств, чем предусмотрено |
отношение освоенного объема к фактическим затратам СРI = BCWP / ACWP |
| Отклонение по затратам (CV) СV < 0 – перерасход средств на текущую дату СV > 0 – недорасход средств на текущую дату |
СV = ACWP — BCWP разность фактических затрат и освоенного объема |
| Оценка стоимости до завершения | Базируется на текущих результатах |
| Оценка (прогноз) затрат до завершения – оценка полной суммы затрат, базирующаяся на текущих результатах | Фактические затраты + оценка стоимости до завершения |
| Индекс выполнения по срокам (SPI) – отношение освоенного объема к бюджетной стоимости работ по плану на текущую дату | SPI = BCWP / BCWS |
| Расхождение по затратам < 0 — перерасход затрат | Бюджетные затраты – оценка затрат до завершения |
| Процент перерасхода затрат | Расхождение по затратам/ бюджетные затраты |
Анализ проекта по методу освоенного объема обеспечивает получение ответа на следующие вопросы:
- Как фактические показатели соотносятся с плановыми по стоимости или срокам?
- Насколько проект опережает график (отстает от графика) по стоимости или срокам?
- Каковы тенденции по стоимости или срокам?
Основным достоинством методики освоенного объема является возможность «раннего обнаружения» (обнаружения на ранних стадиях реализации проекта) несоответствия фактических показателей проекта плановым, прогнозирования на их основе результатов выполнения проекта (сроков, затрат и т.д.) и принятия своевременных корректирующих воздействий, вплоть до прекращения проекта.
Помимо оценки суммарных затрат на выполнение проекта, на основании наблюдаемых показателей освоенного объема возможно также прогнозирование и других характеристик проекта. Поясним разницу между традиционным методом и методом освоенного объема на примере.
Допустим, бюджет проекта составляет 500,000 руб. На выполнение работ до текущей даты планировалось израсходовать 100,000 руб., а фактически было израсходовано 95,000 руб., т.е. ВСWS = 100,000 руб., АCWP = 95,000 руб. При этом, согласно плану, на выполнение произведенных работ нужно было израсходовать 80,000 руб., т.е. ВСWР = 80,000 руб. В соответствии с традиционным подходом отклонение по затратам составляет 100,000 — 95,000 = 5,000 руб., т.е. наблюдается экономия. В соответствии с методом освоенного объема реальное отклонение по затратам составляет 80,000 — 95,000 = -15,000 руб., т.е. на самом деле имеет место перерасход денежных средств. При этом отклонение от графика расхода денежных средств составляет 100,000 — 80,000 = 20,000 руб., что говорит об отставании реального хода выполнения проекта от запланированного на 20%.
Прогнозирование затрат подразумевает оценку конечной стоимости проекта на основании информации о затратах проекта на текущий момент времени. Существуют следующие варианты оценки конечной суммы затрат проекта (ЕАС), при которых используются как традиционный метод оценки, так и метод освоенного объема:
- Сумма затрат по завершении проекта = Фактические затраты на текущую дату + Оставшиеся затраты проекта, скорректированная с учетом индекса освоения затрат;
- Сумма затрат по завершении проекта = Фактические затраты на текущую дату + Оценка оставшихся затрат по проекту (ЕТС);
- Сумма затрат по завершении проекта = Фактические затраты на текущую дату – Новая смета на оставшуюся часть проекта.
Индекс освоения затрат (СРI) рассчитывается как отношение освоенного объема к фактическим затратам:
СРI = BCWP/ACWP, где
- СРI – индекс освоения объема;
- BCWP — освоенный объем;
- ACWP — фактические затраты по работе на текущую дату.
Также для этих целей рассчитывается Индекс выполнения по срокам (SPI):
SPI = BCWP/BCWS, где
- SPI — индекс выполнения плана;
- BCWP — освоенный объем;
- BCWS — бюджетная стоимость работ по плану на текущую дату.