Достаточно часто в проектно-ориентированной организации перед руководителем стоит вопрос о выборе программного обеспечения в области управления проектами. Очень важно, чтобы выбранное программное обеспечение удовлетворяло требованиям команды проекта и обеспечивало полную и качественную поддержку и повышение эффективности процессов управления проектами в компании.
Как правило, наиболее важные требования, которые рассматриваются при выборе системы, это:
- Пользовательский интерфейс
- Управление данными
- Механизм планирования
- Обеспечение совместной работы
Если все эти требования удовлетворяют нашим потребностям, то данный программный продукт (ПП) можно эффективно использовать как элемент информационной системы управления проектами. Рассмотрим каждое требование в отдельности.
Пользовательский интерфейс ИСУП
Первое, на что обращает внимание пользователь при работе с программой это пользовательский интерфейс.
При выборе программного интерфейса можно отметить те особенности, которые помогают вводить и просматривать информацию:
- Гибкость организации экранных форм
- Доступность системы помощи
- Удобство средств редактирования
- Наличие мастеров и шаблонов
Пользовательский интерфейс может рассматриваться с точки зрения простоты освоения программным средством и оцениваться по следующим параметрам:
- Легкость изучения
- Легкость использования
- Наличие системы макросов (формул)
- Гибкая система контекстного поиска
- Обучающие программы
Управление данными в ИСУП
С совершенствованием программного обеспечения разработчики стали делать больший акцент на облегчение процесса ввода информации и навигации в программном продукте.
Управление данными должно предоставлять развитые возможности по доступу и передачи информации, группировке, объединению, администрированию и адаптации данных проекта.
Доступ и передача данных
- При использовании многопроектного управления в организации и управлении портфелем проектов, объем информации значительно увеличивается. Появляется необходимость в доступе к данным различных источников. Например, при использовании различных приложений и систем (ERP и др.) может потребоваться совместить эти данные с информацией о проектах.
- Разграничение доступа к информации о проектах также является обязательным условием хранения данных. В сложных ИС должна использоваться промышленная СУБД, обеспечивающая пользователей быстрым и надежным доступом к данным.
- В случаях, когда данные хранятся в нескольких местах или в нескольких базах данных, может показаться необходимым использование распределенных систем хранения информации и средств репликации.
Группировка информации
- В зависимости от роли в проектной команде, участникам проекта требуется доступ к различной информации. Общие базы данных часто поддерживают режим работы, когда для одного пользователя доступно большее количество информации, чем он может использовать в единицу времени. Для оптимальной и эффективной работы важно построить надежную систему манипуляции данными, чтобы дать возможность пользователю группировать информацию в соответствии со своими знаниями и опытом.
- Для получения различных видов аналитических отчетов в крупномасштабных системах хранения данных эффективно использование механизмов OLAP (On-Line Analytical Processing). В OLAP системах информация организуется в группы определенного формата для увеличения скорости доступа к нужным данным.
Администрирование и адаптация
- Отдельные пользователи не должны сами запускать процедуры OLAP-анализа или формировать запросы при работе с данными. В программное обеспечение должна входить система администрирования, которая бы способствовала формированию системы данных, включая функцию централизованного обновления данных и безопасности их хранения.
- Администратор должен определять потребности в информации отдельных пользователей и организовывать вывод данных, формирование запросов, составление электронных таблиц, шаблонов представлений и отчетов в соответствии с их требованиями.
- Данные должны быть представлены в виде определенных пользователем повременных сегментов, организованных в системные иерархии. Очень удобным является графическое представление данных.
Объединение (суммирование) данных
- Многие ПП позволяют объединять данные по различным признакам. Такая функция поддерживается разнообразием полей (текстовые, числовых данные, поля для записи дат и т.д.) Данные в этих полях могут сортироваться, фильтроваться, группироваться. Возможность объединения данных является наиболее ценной для увеличения скорости работы с данными и составления отчетов.
Методы планирования
В процессе планирования существует ряд требований, где неточности и несоблюдение всех условий планирования могут привести к неэффективной работе приложения для управления проектами.
Список основных возможностей систем при реализации планирования:
- Создание рабочей области проекта
- Описание WBS структуры
- Описание различных календарей выполнения работ
- Ввод и хранение данных по ресурсам
- Описание временных графиков и рабочих смет, графиков распределения ресурсов и стоимостных показателей
- Ввод и хранение важных проектных дат и вех
- Составление расписания работ проекта
- Ресурсное планирование
- Расчет бюджетов проектов
- Подсчет затраченного на работу времени (временные графики)
- Сбор информации о статусе работ и пересмотр календарных планов
- Ввод фактических затрат
- Подсчет стоимости выполнения работ
Дополнительно, многие пользователи могут проявить желание в использовании в самом продукте или в приложениях следующих возможностей:
- Определение областей риска
- Расчет показателей риска
- Расчет возможностей по смягчению риска
- Планирование критической цепочки риска
- Изменение действия контроля
Для оптимального выбора программного обеспечения, необходимо задуматься над вопросом какие данные необходимо вводить, считать или выводить с использованием данных возможностей? Может ли программное средство, которое Вы рассматриваете, справляться с этими данными, удовлетворяя требованиям бизнеса?
Помимо этого, необходимо оценить достаточными ли возможностями обладают программные алгоритмы, чтобы правильно и эффективно составлять календарные планы? Можете ли Вы повторять расчет и получать при этом верный результат? Можете ли вы не выходить за рамки определенных ограничений? Соответствует ли график планирования ресурсов графику выполнения работ? Правильным ли является расчет стоимости проекта с учетом объема работ? Эти вопросу являются очень существенными.
С одной стороны, почти во всех популярных продуктах используется традиционный метод критического пути и последовательный алгоритм распределения ресурсов. Однако каждый производитель разработал свои собственные возможности для этих двух основных моделей расчета, которые могут послужить выгодным дополнением к основным возможностям или, наоборот, ухудшить программный продукт.
Обеспечение совместной работы при помощи ИСУП
Использование многоуровневой клиент серверной архитектуры позволило повысить эффективность работы компьютерного оборудования, одновременно расширяя круг пользователей, имеющих доступ к данным, и повышая безопасность системы. Использование таких систем легло в основу появления разработок многопользовательской системы управления проектами.
Web-технологии произвели революцию в информационном мире, изменили возможности их компьютеров. И, если и существует какая-либо прикладная область, которой эта новая технология может быть выгодна целиком и полностью, так это область управления проектами. Обеспеченные Web-технологиями улучшенный доступ к данным и кооперация между пользователями, полностью изменили метод использования программного обеспечения для управления проектами. Наличие Web-браузера и возможности работы через Internet также является немаловажным достоинством для системы управления проектами.
Для многих людей, которые занимаются выбором программного обеспечения, поддержка системой Web-технологий перешло на первое место в списке основных критериев выбора ПО. Поддержка Web должна занимать лидирующую позицию в списке наиважнейших возможностей в области планирования. Но этому критерию не стоит придавать слишком весомое значение, чтобы не позволить ему диктовать процесс выбора и пренебрегать существенными функциями планирования или расчетными возможностями.
Как будущий пользователь, Вы должны рассматривать все преимущества и недостатки в перспективе и взвешивать все отступления от ваших требований. В равновесии должны также находится следующие аспекты: насколько высока оценка ПП и насколько новы используемые в нем технологии. Вы должны сопоставлять привлекательность использования современных технологий против достоинств уже проверенных и надежных ПП. Существует еще одно предостережение — часто новинки могут казаться больше впечатляющими, чем содержательными. Это необходимо тщательно отслеживать.
Для удобства отметьте галочкой те функции, которыми должна обладать система управления проектами, подходящая для Вашей компании.
| Требования при выборе ПО | Функции, реализуемые в системе | Функция необходима? |
| Пользовательский интерфейс | Настраиваемый интерфейс | |
| Контекстная помощь | ||
| Удобство доступа к данным | ||
| Графические возможности | ||
| Разделение интерфейса по ролям | ||
| Стандартные мастера, шаблоны и представления экрана | ||
| Управление данными | Удобство доступа и передачи информации | |
| Защита от несанкционированного доступа | ||
| Интеграция данных с другими приложениями | ||
| Возможности разграничения прав доступа | ||
| Наличие функций OLAP | ||
| Механизм планирования | Использование иерархической структуры ресурсов | |
| Временной анализ по методу критического пути | ||
| Анализ стоимости и освоенного объема Earned Value | ||
| Анализ рисков | ||
| Использование нескольких исходных планов | ||
| Использование шаблонов отчетов | ||
| Обеспечение совместной работы | Наличие Web-приложений | |
| Архитектура клиент-сервер | ||
| Представление доступа к данным удаленным пользователям | ||
| Оповещения и напоминания о работах |
Количество выбранных функций по каждому требованию, поможет Вам ранжировать эти требования, что значительно облегчит выбор ПО из существующих на рынке систем управления проектами.
Песоцкая Е, Рябов В. Васильев В.