Есть такой мощный инструмент, про который, уверен, многие слышали, но мало кто знает как его использовать. Называется он «Иерархическая структура работ» (ИСР). Она же структурная декомпозиция работ (СДР), она же Work Breakdown Structure (WBS). С помощью нее можно делать много интересных вещей, о которых я сейчас вам последовательно расскажу на примерах и картинках.
Что такое ИСР? Способы отображения и кодировка элементов.
Иерархическая структура работ (далее ИСР) — это разбиение вашего проекта на более мелкие и измеримые части. ИСР описывает все результаты/работы, которые должны быть получены/выполнены для завершения проекта. Все, что не вошло в ИСР в рамки проекта не входит.
Часто ИСР представляют в виде диаграммы, где нижние уровни являются декомпозицией верхних. «Часто» — далеко не означает «всегда», как вы понимаете, поэтому ИСР также может быть представлена в виде:
- таблицы (очень удобный метод отражения)
- ментальной карты (например, в FreeMind)
- иерархической структуры задач (например, в Microsoft Project)
- диаграммы на рыбьих костях.
Все элементы ИСР имеют специальную кодировку, смысл которой — присвоить каждому элементу уникальный номер.
Самый верхний уровень имеет код 0 (ноль) и его часто именуют просто: «проект». Элементы первого уровня нумеруются последовательно от 1 до количества элементов на уровне (обычно не более 7). Второй и последующие уровни нумеруется таким образом, чтобы элемент сохранил ссылку на вышестоящий, например «1.2.4″. Чтобы лучше понять о чем идет речь, посмотрите на пример диаграммы.
В некоторых случаях иерархическая структура работ содержит специальное дополнение, т.н. «словарь ИСР«. Это чаще таблица, которая помогает правильно прочитать вашу диаграмму:
- код элемента
- название элемента
- содержание элемента (подробное описание назначения, состава, структуры, подэлементов и т.п. Главное — однозначно определить что(!) это за результат и как его отличить от других)
- кто отвечает за его получение (фамилия, имя и домашний адрес). Этот пункт здорово активизирует исполнителей, поверьте!
- оценка объемов и т.д.
Зададимся двумя вопросами:
- Какой принцип декомпозиции выбрать для первого уровня?
- До какого уровня декомпозировать проект?
Иерархическая структура работ. Принципы декомпозиции
Разные менеджеры по разному подходят к этому вопросу. Существует несколько популярных способов:
По фазам жизненного цикла
Например, ваш проект выполняется по таким фазам: Продажа, Аналитика, Проектирование, Дизайн, Продакшн, Верстка и т.д. Вы можете представить все эти объекты на первом уровне, чтобы дальше разбить их на более измеримые кусочки.
Это удобно, когда у руководителя проекта и заказчика нет разногласий по набору фаз проекта, а также каждая фаза имеет понятый всем участникам набор результатов.
По ключевым результатам проекта (deliverables)
Например, проект по внедрению системы управления транспортом может иметь такой набор результатов: Информационная система, Карты для маршрутизации транспорта, Векторные графы дорог и маршрутов, Механизм поддержки, Обученный персонал, Оборудование.
Эти результаты удобно отразить на первом уровне, чтобы заказчик ясно и точно видел, что будет сдано ему по завершению проекта. Здесь важно помнить, что если результат не представлен на ИСР, то в проекте он не будет получен.
По организационной структуре проекта
Например, в вашем проекте есть 4 структуры, которые вовлечены в реализацию проекта:
- бизнес-заказчик. Он может отвечать за результаты:
- бизнес требования к системе
- подготовленные к загрузке в систему данные
- обученные пользователи
- бизнес-тестирование и т.д.
- ИТ со стороны заказчика. Они могут отвечать за:
- серверы
- закупленные лицензии
- интерфейс обмена с другими учетными системами и т.д.
- вендор (поставщик программного продукта) отвечает за
- аудит технической архитектуры
- компания — внедренец программного обеспечения (ваша структура):
- техническое задание
- настройка системы
- доп.программирование системы и т.п.
Очень удобно показать структуру результатов проекта, распределенную по всем участникам проекта, до подписания контракта.
По источникам финансирования
Например, проект выполняется с использованием своих и заемных средств. Наверняка спонсоры захотят увидеть, какой именно результат будет получен и за чьи инвестиции.
По подпроектам
Иногда можно использовать смешанный подход: на первом уровне фазы проекта, на втором организационные структуры, на третьем — результаты.
Главное — не запутайтесь. Важно, чтобы выбранный подход к декомпозиции позволил оценить весь объем проекта.
Иерархическая структура работ. Глубина декомпозиции
На этот счет есть только несколько практических рекомендаций:
- глубина декомпозиции должна позволять более-менее достоверно оценить объем работ элемента
- время на выполнение элемента не должно быть более периода контроля. Поясню: у меня проекты контролируются с периодичностью 1 раз в 2 недели. Значит, декомпозировать задачу можно до тех пор, пока ее длительность не составит 10 или меньше рабочих дней.
Лирическое отступление: ИСР — это инструмент планирования объема проекта, а не задачник. Поэтому вполне нормально, когда вы декомпозировали результаты до 5-10 рабочих дней, а последующую декомпозицию сделаете после подписания бюджета.
на выполнение данного элемента нужен 1 человек. Иными словами, если для выполнения элемента потребуются трое, например, аналитик, разработчик и тестировщик, то нужно продолжить декомпозицию, чтобы определить, за какой результат каждый из них будет отвечать.
Проверка корректности и достаточности ИСР в принципе не сложная:
- все элементы должны быть декомпозированы до достаточного уровня (например, до 10 дней и 1 исполнитель)
- не должно быть дублирования одного и того же элемента в разных ветках
- если проект предусматривает итерации, то каждая из них должна быть отражена и пронумерована
- заказчик должен прочитать ИСР хотя бы 1 раз
Промежуточный итог
Подведем итоги.
- Иерархическая структура работ — способ оценить объем работ по проекту, разбив его элементы на более измеримые части.
- ИСР описывает все работы, которые должны быть выполнены в проекте. Все, что не отражено — не делается в проекте.
- Если напротив каждого элемента ИСР написать фамилию ответственного, то вовлеченность исполнителя будет выше в 3 раза
- Способов декомпозиции несколько, выбирай любой
- Глубина декомпозиции должна позволять оценить объем пакета работ (остальное можно детализировать в ходе проекта)
- Корректная ИСР — это структура без дублирования, с примерно одинаковыми по объему работ элементами и понятная заказчику
Опубликовано на http://www.pmwebinars.ru