Для чего нужна иерархическая структура работ
Иерархическая структура работ соответствует следующим требованиям проекта:
- Определение масштаба проекта в категориях предоставляемых результатов и компонентов.
- Предоставление каркаса, на котором основаны отчеты о статусе и прогрессе проекта.
- Упрощение обмена информацией о масштабе проекта, графике, риске, производительности, стоимости и т.д. с заинтересованными лицами на протяжении всего жизненного цикла проекта.
- Предоставление входных данных для других процессов управления проектом, таких как оценка, составление графика, оценка риска и т.д.
При создании ИСР важно убедиться, что формат ИСР стандартизирован во всем портфеле проектов. Это гарантирует возможность легкого извлечения данных из конкретного проекта и формирование архива данных о проектах на будущее в течение некоторого времени.
Компоненты структуры декомпозиции работ
Существенные компоненты ИСР перечислены ниже:
- Уровни ИСР: Вся работа, выполняемая в проекте, группируется в иерархические уровни, причем верхние уровни изображают основные результаты проекта, а нижние уровни изображают мелкие операции, выполнить которые нужно для достижения результата. Число и сложность уровнейИСР зависят от размера и особенностей проекта.
- Словарь ИСР: Словарь ИСР является важной частью ИСР и более подробно описывает каждый элемент ИСР. Он дает подробные сведения о выполняемой работе, операциях и контрольных точках, оценках стоимости, требуемых ресурсах, и информацию о договоре для каждого элементаИСР. Основная цель словаряИСР – устранить любую неясность относительно содержания работ.
- Кодовые числа ИСР: Кодовое число ИСР является уникальным идентификатором для каждого элемента ИСР и должно легко расширяться, чтобы вместить любые последующие изменения ИСР.
- Формат наглядного представления: ИСР может быть представлена разными способами, в зависимости от удобства использования для проектной группы и организации. Типовые форматы для представления структуры ИСР следующие:
- Структурное представление: В данном формате ИСР изображается с помощью разных уровней отступов, с сопутствующим кодовым числом ИСР для каждого элемента.
- Табличное представление: В данном формате иерархическая структура ИСР изображается с помощью столбцов таблицы.
- Древовидная структура: В данном формате ИСР изображается с помощью древовидной структуры, в которой каждый дочерний элемент линией соединен с родительским элементом. Родитель изображает более высокий уровень, разбиваемый на дочерний элемент.
- Элемент ИСР: Каждый компонент ИСР и его свойства образуют элемент ИСР.
- Пакет работ: Компонент ИСР самого низкого уровня для каждой ветви ИСР называется пакетом работ. Пакет работ также включает в себя операции графика и контрольные точки, которые надлежит достигать для выполнения результата пакета работ. Одной из главных проблем, c которой руководители проектов встречаются при создании ИСР, является выбор правильного размера для пакета работ. Слишком большой пакет работ означает слабый контроль над операциями. Аналогично, управление слишком маленьким пакетом работ требует много сил. Правило 8/80, часто соблюдаемое руководителями проектов, гласит, что размер пакета работ должен быть не менее 1 часа и не более 80 часов.
Создание ИСР в Microsoft Project с помощью нисходящего метода
ИСР может быть создана с помощью множества инструментов и методов. Одним из распространенных методов создания ИСР является нисходящий метод. Шаги, выполняемые при нисходящем подходе, перечислены ниже:
- Определить конечную цель проекта. Это требует детального анализа документа масштаба проекта. В MS Project ввести с клавиатуры имя конечной цели в поле «Имя задачи».
- Оценить конечные результаты, которые должны быть созданы для достижения целей, определенных на шаге 1. Ввести список конечных результатов в поле «Имя задачи». Сместить вправо все субрезультаты при помощи клавиши с направленной вперед стрелкой в MS Project. Теперь вы имеете конечный результат, состоящий из субрезультатов в MS Project.
- Разбить конечные результаты на операции и продолжать это действие, пока не достигнут уровень (пакет работ), где вы можете контролировать и отслеживать отдельные задачи. Внимательно следить, чтобы каждый пакет работ содержал только один результат. В MS Project для каждого субрезультата ввести список операций. Повторять этот процесс, пока не достигнут уровень пакета работ. Обязательно продолжать смещать вправо каждый уровень. Смещение вправо создает связи между результатами и составляющими их субрезультатами. MS Project автоматически создает коды ИСР в поле структурного номера, основанного на общей структуре каждой задачи/операции. Эти структурные номера меняются при перемещении задачи на другой уровень или место.
- Переоценить всю ИСР после основательного мозгового штурма вместе с проектной группой и ключевыми заинтересованными лицами. Целью должно быть достижение согласия насчет осуществимости успешного планирования проекта, что в свою очередь гарантирует успех вашему проекту.
Нисходящий метод создания ИСР обычно применяется, когда руководитель проекта и проектная группа имеют недостаточный опыт в создании ИСР, или когда требования к проекту не полностью поняты. Данный метод позволяет руководителю проекта и группе постепенно дополнять ИСР после нескольких совещаний и мозговых штурмов.
Встраивание ИСР в график проекта
ИСР образует основу для ряда действий по управлению проектами. Она дает ценные данные для оценки стоимости, составления графика и оценки прогресса проекта.
Чтобы встроить ИСР в график проекта с помощью MS Project, нужно добавить дополнительную информацию в ранее созданную вами древовидную структуру ИСР с отступами. Важная информация, которую надо добавить, включает в себя:
- Длительность: Полное время, требуемое на выполнение каждой задачи, должно быть указано в ИСР.
- Зависимости задач: Указывается связь между задачами. Можно установить зависимость с помощью анализа сетевой диаграммы, построенной на этапе составления графика.
- Ограничения: Нужно задать ограничения (если они есть) для каждой задачи. Ограничения также устанавливаются на этапе анализа графика.
- Дата начала задачи и дата завершения задачи: При задании длительности для каждой задачи MS Project автоматически вычисляет даты начала и завершения задачи.
- Имена ресурсов: Вы можете задать ресурсы путем нажатия на кнопку «Назначить ресурсы».
При встраивании ИСР в план проекта необходимо добавить словарь ИСР. Словарь ИСР помогает объединить другие процессы управления проектом с масштабом проекта и является полезным инструментом для прояснения точных требований к проекту в категориях объема работ, стоимости, контрольных точек и т.д. Четко определенная ИСР может оказать решающее влияние на успешность проекта. Она является главным объединяющим фактором между разными процессами управления проектом и считается основой проекта.