Формирование и управление командой проекта всегда было и остается задачей менеджера проекта. И каждый раз, приступая к этой задаче, менеджер проекта сталкивается с различными трудностями. С чего начать подбор людей? Какие именно сотрудники нужны? Какую структуру команды проекта использовать? Ниже я попытаюсь упорядочить весь процесс формирования команды проекта и дать рекомендации относительно того, как быстро и правильно сформировать команду проекта.
Подбор команды проекта
Менеджер проекта всегда должен помнить о том, что подбор нужных людей в команду проекта это его и только его обязанность и ответственность. И эту ответственность нельзя перекладывать на менеджеров по персоналу. Безусловно, менеджер проекта может и должен привлекать к процессу подбора HR-специалистов, но ответственность за окончательный выбор всегда лежит на менеджере проекта.
Нанимая новых людей в свою команду вы часто хотите получить лучших специалистов. Однако, чаще всего вам не обязательно нужны самые квалифицированные люди в абсолютном выражении, вам нужны сотрудники, которые в большей степени соответствуют вашим требованиям. Смотрите на ключевые навыки, необходимые сотрудникам для успешного выполнения работ проекта. Не обольщайтесь грудами дипломов, сертификатов и свидетельств, которые вам показывают кандидаты, эти бумажки вы видите первый и последний раз, вам нужны специалисты, умеющие эффективно работать и выдавать качественный результат.
Бывает, что вам нужен редкий специалист с комбинацией различных навыков и компетенций, рассмотрите альтернативный вариант — найм двух специалистов, закрывающих все ваши требования. Иногда это бывает дешевле и таких людей, как правило, найти проще и быстрее, чем одного уникального специалиста.
Не пренебрегайте необходимостью выбирать людей, которые могут ужиться друг с другом и работать вместе как одна команда. Капризные звезды – это последнее, что вам нужно. Вы будете тратить массу сил и времени на то, чтобы подружить их между собой и решать постоянно возникающие между ними конфликты.
Установите правила игры в вашей команде
Донесите правила игры в вашей команде на самом первом совещании (kick-off meeting) по проекту. Главное, что все участники команды проекта присутствовали на этом совещании (для организации совещания с удаленными участниками проекта можно использовать HF-8CM/HF-4D комплект дуплексной громкой связи Commax). Задавайте им вопрос относительно того, все ли им понятно, и разделяют ли они ваши требования и подходы к управлению.
На этом совещании вы должны ясно дать понять, кто за что отвечает, и что вы ожидаете от команды проекта. Еще раз акцентируйте внимание на иерархической структуре команды проекта и структуре отчетности. Нужно устранить любые неясности или возможные противоречия в самом начале проекта! Убедитесь, что все четко понимают свои роли и обязанности. Передайте полномочия по задачам в установленном порядке и четко дайте понять, кто имеет делегированные полномочия.
Установите четкие цели проекта
Вы должны задать четкие и достижимые цели. Вы должны задать их как для команды в целом, так и для каждого участника проекта в отдельности. Всегда помните о том, что при описании целей необходимо придерживаться модели SMART. Например, цель одного участника проекта не должна противоречить цели другого участника. Фактически, вам нужно, чтобы достижение каждым команды проекта своей собственной цели было в общих интересах всего проекта.
Мотивируйте команду проекта поэтапно
Для того, чтобы дать понять участникам проекта реальность достижения ими целей проекта и мотивировать на успешную работу установите небольшие легкодостижимые цели в начале проекта, пока команда еще срабатывается и привыкает к работе.
Это должны быть реальные, но почти наверняка достижимые цели. Таким образом, ваша команда отметит свой первый успех, который обязательно поднимет моральный дух и даст им испытать чувство гордости за свое достижение.
Следующие цели, которые вы установите, могут (и должны) быть более трудными, но первый успех сотворит чудо для командного духа. Этот дух поможет группе справляться с трудностями в дальнейшем.
Постройте эффективные коммуникации
Коммуникаций крайне важны в рамках любой организации и особенно в рамках проекта. Убедитесь, что каждый в команде проекта понимает смысл происходящего. Убедитесь, что все члены команды проекта знают о внешних событиях, влияющих на проект. Убедитесь, что все знают свои личные цели и цели проекта в целом. Убедитесь, что о проблеме или задержке в одной части проекта сразу же сообщается тем, на кого она может повлиять.
Поощряйте сотрудничество, а не соревнование. Создайте такую атмосферу, чтобы никому не было выгодно держать информацию в тайне. Общение станет естественным, если оно будет выгодно всем – это произойдет, если вы задали всем членам команды простые взаимозависимые цели.
Кэрри Баумгартнер, PM-One