Управление рисками проекта является важнейшей компетенцией менеджера проекта и выгода от управления рисками проекта велика. Вы сможете заработать больше денег, если будете заботиться о неясных событиях. В результате вы снизите уровень угроз проекта и сможете получить новые возможностями. Это позволит вовремя завершить проект, уложившись в сроки и выполнив работу качественно, как этого требовал спонсор проекта. Члены команды также будут довольны, если им не придется перенапрягаться для исправления ошибок, которые можно было предотвратить.
Данная статья содержит 10 золотых правил успешного применения стратегии управления рисками в вашем проекте. Они основаны на личном опыте автора, который участвует в управлении проектами уже 15 лет. При создании данной статьи было также изучено большое количество литературы.
Правило 1: управление рисками должно быть частью вашего проекта
Первое правило жизненно важно для успешного управления рисками проекта. Если вы по-настоящему не внедрите управление рисками в ваш проект, то вы не получите все преимущества данного подхода. В различных компаниях вы можете столкнуться с множеством неверных подходов. Некоторые проекты не используют ни один из подходов к управлению рисками. Риски либо игнорируются, потому что это их первый проект, либо руководство слишком уверено в том, что никаких рисков не будет (а ведь обязательно появятся). Некоторые слепо верят руководителям проекта, особенно если он выглядит как ветеран (зачастую это мужчины), который уже побывал в «бою» множество раз за последние десятилетия. Профессиональные компании в повседневной работе применяют управление рисками, а также собрания и тренинг персонала.
Правило 2: риски стоит определять на ранних стадиях проекта
Первым шагом в управлении рисками проекта является определение тех рисков, которые на данный момент присутствуют в вашем проекте. Для этого вам понадобится объективное мышление, сконцентрированное на том, что может произойти в будущем. Существует два источника для определения рисков — люди и документы. Люди — это члены команды, которые привносят свой опыт и компетентность. Другими людьми могут быть эксперты за пределами проекта, которые обладают неким опытом работы в похожих проектах. Они могут раскрыть подводные камни и ценные возможности, которые обычно встречаются на пути выполнения проекта. Интервью и семинары с командой являются распространенными методами нахождения рисков, о которых могут быть в курсе сотрудники. Документы — это совсем другая история. Проекты зачастую создают внушительное число документов (включая электронные документы) , которые содержат риски проекта. Они могут не быть названы соответственно, но тот, кто внимательно прочтет их (даже читая меж строк), найдет в них риски. План проекта, экономическое обоснование и план ресурсов могут быть стартовыми документами. Другими категориями могут быть старые планы проектов, интрасеть компании и специализированные веб-сайты.
Можете ли вы определить все риски проекта до того, как они возникнут? Наверняка — нет. Тем не менее, если вы скомбинируете несколько различных методов определения рисков, то вы, скорее всего, найдите большинство из них. Если правильно и вовремя расправиться с ними, то у вас останется достаточно времени на то, чтобы поработать над теми рисками, которых вы не ожидали.
Правило 3: общайтесь на тему рисков
В проектах, которые потерпели крах, видно, что руководители проектов (постоянно) и не подозревали о том, что «мешок» проблем практически все время висит над ними. Страшнее то, что всегда кто-то из руководства проекта видел этот «мешок», но он не оповестил руководителя об этом. Если вы не хотите, чтобы это случилось с вашим проектом, то вам стоит уделить внимание каналу общения относительно рисков.
Хорошим подходом является постоянное включение оповещения и общения на тему рисков в список выполняемых задач. Если вы устраиваете собрание, то вам стоит уделить некоторое время обсуждению рисков проекта (и пусть это не будет последним в списке!). Это продемонстрирует всем, что риски — очень важная тема, и члены команды смогут обсудить и задокументировать новые риски.
Другим важным каналом передачи информации о рисках является сам руководитель проекта и спонсор. Сфокусируйте ваши усилия по сообщению рисков на больших рисках и удостоверьтесь в том, что вы не напугаете этим начальника или клиентов! Также вам стоит позаботиться о том, чтобы спонсор осуществил решения по главным рискам, поскольку некоторые из них превышают полномочия руководителя проекта.
Правило 4: учитывайте как возможности, так и угрозы
Риски проекта имеют негативный подтекст: они могут навредить проекту. Тем не менее, современные подходы к контролю рисков также фокусируются на позитивных рисках — возможностях проекта. Это те события, которые могут быть выгодны для проекта и организации. Эти положительные риски улучшают ваш проект, ускоряя его и придавая ему большую ценность.
К сожалению, многие команды борются за то, чтобы достичь финиша, при этом они перегружены работой, которую необходимо завершить в скорые сроки. Это создает такую динамику проекта, где имеют значение только негативные риски (если команда вообще принимает во внимание какие- либо риски). Убедитесь в том, что вы уделяете определенное время возможностям проекта, даже если это полчаса. Весьма вероятно, что вам повстречается парочка возможностей, предлагающих высокие доходы, при этом не требующих больших затрат времени или ресурсов.
Правило 5: разрешайте проблемы относительно прав собственности
Некоторые руководители проекта думают, что управление рисками заканчивается при составлении списка. Тем не менее, это всего лишь стартовая точка. Следующим шагом является определение того, кто за какой риск будет ответственен. Кто-то должен нести ответственность за то, что риск не был вовремя и правильно обработан. Суть заключается в следующем: назначьте владельца для каждого найденного риска. Владелец риска — это тот человек в команде, который будет нести ответственность за оптимизацию риска для проекта. Эффект должен быть позитивным. Поначалу люди чувствуют себя некомфортно потому, что они по-настоящему ответственны за определенный риск, но со временем они будут вести себя соответственно и выполнять такие задачи, которые позволят снизить уровень угроз и увеличат возможности.
Право собственности существует также на другом уровне. Если возникает угроза проекту, то кто-то должен поплатиться за это. Пусть это все логично, но вы должны решить эту проблему до того, как риск возникнет. Особенно важно знать, кто будет отвечать кошельком за последствия, если в ваш проект вовлечены различные подразделения, отделы и поставщики. Важным побочным эффектом установки ответственности за последствия риска является то, что линейные руководители начинают обращать больше внимания на проект, особенно когда на кону много денег. Проблема с владением рисков настолько же важна и для возможностей. Бой за (неожиданные) доходы может затянуться.
Правило 6: придавайте рискам приоритетное значение
Некоторые руководители проектов считают, что риски должны быть оценены в равной степени, ведь это упрощает проект. Тем не менее, это не предоставит наилучших результатов. Некоторые риски оказывают больше влияния, чем другие. Поэтому вам стоит уделить некоторое время тем рискам, которые могут принести проекту больше потерь и прибыли. Вам стоит определить, есть ли у вас в проекте какие-либо накладки, которые могут его задержать. Если таковые есть, то они должны иметь наивысший приоритет. Другим рискам можно придать приоритеты согласно интуиции или же, что будет более объективно, согласно какому-либо набору критериев. Одним из основных критериев, которые используют многие проектные команды, является эффект от риска и вероятность его возникновения. Неважно, какую меру приоритетов вы будете использовать, главное, что вы ее используете постоянно и концентрируетесь на больших рисках.
Правило 7: анализируйте риски
Понимание природы рисков является предварительным условием для хороших ответных действий. Поэтому вам стоит уделить некоторое количество времени на более четкое изучение индивидуальных рисков и не стоит принимать скорых решений без выяснения того, в чем заключается риск.
Анализ риска происходит на различных уровнях. Если вы хотите понять риск на индивидуальном уровне, то вам стоит думать об эффекте и причинах, которые могут его вызвать. Изучая эффекты, вы можете описать то, что произойдет сразу после возникновения риска, и что произойдет в качестве результата первичного эффекта, либо позже — по прошествии времени. Более детальный анализ может показать порядок амплитудного эффекта в определенной категории, такой как затраты, длительность производственного цикла и качество товара. С другой стороны, вы можете сконцентрироваться на событиях, которые предшествуют возникновению риска – то есть причинах возникновения риска. Перечислите различные причины и условия, которые могут снизить или увеличить вероятность риска.
Другим уровнем анализа риска является изучение всего проекта. Каждый руководитель проекта должен ответить на обычные вопросы об общем необходимом бюджете или о дате завершения проекта. Если вы учтете риски, то вы сможете создать образец для того, чтобы показать вашему спонсору, что вы сможете завершить проект в срок. То же самое может быть выполнено относительно бюджета проекта.
Информация, которую вы собираете при анализе риска предоставит ценное понимание проекта и необходимые входные данные для нахождения эффективных ответных действий, направленных на оптимизацию рисков.
Правило 8: планируйте и реализуйте ответные действия на риски
Реализация ответных действий является тем, что на самом деле добавит ценности вашему проекту. Вы предотвращаете возникновение угрозы или же минимизируете негативные эффекты. Выполнение — вот ключ. Другие правила помогли вам отметить, понять и придать приоритеты рискам. Это поможет вам сделать четкий план ответных действий, который фокусируется на выгоде.
Если вам приходится работать с угрозами, то у вас обычно есть три выхода — избегание риска, снижение его влияния и смирение с риском. Избегание означает, что вы стараетесь организовать ваш проект таким образом, чтобы в дальнейшем не встретить этот риск. Это может быть смена поставщика или же принятие другой технологии, а если вы работаете с фатальными рисками, то это означает завершение проекта. Трата денег на обреченный проект — это плохая инвестиция.
Большинство ответных действий относятся к категории минимизации риска. Вы можете попробовать предотвратить возникновение риска путем влияния на причины или же снижение негативного эффекта. Если вы правильно выполнили седьмое правило (анализ риска), то у вас будет множество возможностей повлиять на него. Последней ответной реакцией является смирение. Это хороший выбор в случае, если эффекты на проект минимальны или возможности повлиять на них слишком низки, при этом они сложны, требуют много времени и относительно дороги. Вам просто необходимо быть уверенным в том, что вы сознательно смирились с риском.
Ответные действия на возможности противоположны тем, что мы описали для угроз. Они будут основаны на поиске рисков, увеличении их и игнорировании (в случае, если возможности слишком невелики).
Правило 9: составьте журнал рисков проекта
Правило заключается в ведении журнала. Ведение журнала рисков позволяет вам увидеть прогресс и убедиться в том, что вы не упустите какие-либо риски. Журнал также является отличным инструментом сообщения, который оповещает ваших членов команды и участников о том, что происходит (правило 3).
Хороший журнал рисков содержит описания, описывает проблемы с ответственностью (правило 5) и позволяет вам производить анализ с учетом причин и эффекта (правило 7). Многие руководители проектов не слишком увлекаются административными задачами, но если вы будете вести учет рисков, то вам это очень пригодится, особенно в случае, если рисков слишком много. Некоторые руководители не хотят вести журнал рисков, так как им кажется, что в этом случае в дальнейшем их самих можно будет легко обвинить, если что-то пойдет не так. А на самом деле, все как раз наоборот. Если вы запишете риски проекта и эффективную тактику ответа, которую вы приняли, то вы создаете журнал фактов, с которыми никто не сможет поспорить, даже если возникнет риск, который навредит проекту. Выполнение проекта — это уже риск.
Правило 10: отслеживайте риски и все связанные задачи
Журнал рисков, который вы создали в предыдущем шаге, поможет вам отслеживать риски и связанные с ними задачи. Отслеживание задач — это повседневная работа для руководителя проекта. Внедрение задач по рискам в каждодневную работу — это наиболее легкое решение. Задачи, связанные с рисками, могут быть выполнены для того, чтобы определить или анализировать риски, либо для создания, выбора и реализации ответных действий.
Мониторинг рисков отличается от слежения за действиями — он концентрируется на текущей ситуации. Какие из рисков имеют большую вероятность возникновения? Изменилась ли относительная важность рисков? Ответы на эти вопросы помогут вам уделить больше внимания тем рискам, которые имеют больше всего влияния на проект.
10 золотых правил, приведенных выше, являются основным направлением в деле реализации успешной политики управления рисками в вашем проекте. Тем не менее, помните, что вы всегда можете улучшить процесс. Поэтому 11 правилом будет использование следующего подхода: измерение эффектов усилий по управлению рисками и постоянная реализация улучшений, которые сделают политику еще лучше.