Деловой мир изменился. Раньше многие работали как часть процесса, будь то конвейерная линия, управление взаимодействиями с клиентами или любой другой процесс. Процессы непрерывны, воспроизводимы и не имеют конца. Хотя всегда будут существовать основанные на процессе работы и задачи, сейчас большинство работ являются проектами или содержат в себе элементы проекта. Любая задача, имеющая четкое начало и завершение, или следующая определенному жизненному циклу, является проектом.
Примеры: планирование собрания членов компании, написание новой брошюры, реализация новой программной системы и т.д. Так как сущность работы изменилась, необходимо приобретать навыки, способные помочь преуспеть в новой среде. Здесь описано 9 способов, которые помогут вам успешно выполнять проекты, независимо от вашей конкретной роли.
- Понимайте конечную цель. Так как проект имеет определенный конец, важно, чтобы каждый участник работы знал о требуемом конечном результате. Стефан Ковей учит «начинать, зная, какой будет конец». Это крайне важно для членов проектной группы. Понимание необходимого результата облегчит для вас принятие самостоятельных решений и уменьшит путаницу и число исправлений.
- Четко определите роли. Каждый сотрудник – важная часть проекта в целом. Знайте свою роль и роли других людей. Если вы руководитель проекта, потратьте время на разъяснение всем сотрудникам их ролей. Если вы не руководитель, задавайте вопросы, пока на самом деле не поймете, как вы лучше всего можете поспособствовать успеху проекта.
- Сотрудничайте. Работа над проектом часто изменчива и текуча. Как только вы поймете свою роль и роли других, вы сможете более успешно сотрудничать с ними. Сотрудничество не просто желательно – оно обязательно для конечного успеха проекта. Ищите пути и будьте готовы к сотрудничеству.
- Распознавайте взаимозависимости. Чем больше проект, тем сильнее связаны и взаимозависимы люди и задачи. Нужно выполнить определенные задачи перед тем, как можно будет выполнить другие. Если вы видите лишь свою небольшую часть проекта, то можете не осознавать, что завершение вами работы на два дня раньше может сильно повлиять на выполнение нескольких других задач по графику. Наоборот, если вы опоздаете на два дня по срокам с выполнением одной из своих задач, в результате это может привести к еще большим задержкам для всего проекта. Не считайте себя отдельным островом, результаты вашей работы, решения и усилия влияют на многих сотрудников. Осознайте это и работайте с взаимозависимостями между вами и другими людьми, участвующими в проекте.
- Задавайте вопросы. Проекты могут быть сложными. Не бойтесь задавать вопросы, чтобы узнать больше о любой из вышеупомянутых вещей.
- Коммуникации. Задание вопросов – это коммуникация, но к этому относится и предоставление новой информации, позволяющей проверить работу других сотрудников и координировать графики. Если вы руководитель проекта, важность коммуникации нельзя переоценить. Если вы простой член группы, коммуникация точно так же важна. Вы не можете полностью доверить ее руководителю. Проверяйте работу других сотрудников. Получайте от них информацию. Выясните, когда завершится работа над необходимыми вам частями проектами. Сообщайте людям о своем прогрессе. Общайтесь!
- Разделите проект на части. Разбейте большой проект на определимые задачи, с которыми вы можете справиться. Разбиение проекта на задачи сделает работу менее пугающей, вы выявите взаимозависимости и сможете более успешно выполнять проект согласно графику. Как бы вы съели слона? Целиком, за один раз? Разбивайте весь проект на этапы, а отдельные этапы — на маленькие задачи.
- Смотрите в прошлое. Если подобный проект выполнялся в прошлом, изучите полученные уроки, чтобы улучшить ваши результаты в этот раз. Также вспомните другие проекты, в которых вы участвовали. Даже если проект был меньше или больше, и цели были совсем другими, вполне вероятно, что вы усвоили уроки, которые можете применить – то, что вы сделали хорошо и хотели бы повторить, и то, что вы могли бы сделать лучше и могли бы исправить в этом проекте.
- Смотрите в будущее. Потратьте немного времени на документирование передовых практик и идей, используемых вами в течение проекта. Будь то формальная задача по проекту для всех, или просто ваши личные заметки, помогающие вам постоянно совершенствоваться, трата небольшого количества времени сейчас многократно окупится в ваших будущих проектах.
Есть еще много методов, которые могут способствовать большему успеху проекта. Используйте эти идеи как отправную точку – как перечень того, что вы можете сделать, независимо от выполняемой вами роли. Действия в соответствии с данными идеями помогут вам добиться большей уверенности и успеха в своей роли в проектной группе и поспособствуют успешному выполнению целей проекта.