Часто, обсуждая навыки менеджера проектов, забывают один из главных навыков — умение задавать правильные исследовательские вопросы и упорно добиваться четких ответов на них. Менеджер проекта может избежать большинства подводных камней, если обладает умением задавать конкретные, четко сформулированные вопросы и давать на них не менее четкие и понятные ответы. Очень часто при старте проекта рамки проекта не определены в нужном объеме. Строятся лишь предположения о том, кто и за что отвечает, а иногда, что еще хуже, выдвигаются предположения о бизнес-задачах и конечном результате для клиента.
В самом начале, на «голом энтузиазме» (а король то, голый! =), нам хочется начать новый проект, и мы загораемся. Это присуще не только менеджерам проектов, но и всей команде. Важно всегда помнить, что в наши экономически нестабильные времена, каждый проект должен приносить существенную бизнес-выгоду, которую можно будет точно измерить. Выгодой может быть как экономия времени или денег, так и поддержание репутации компании (или спасение), т.е. то, что не всегда возможно измерить и невозможно просчитать заранее. В любом случае, ожидаемые цели (выгода) должны быть задокументированы. Это позволит наглядно всем объяснить, зачем этот проект нужен.
Не существует стандартного списка вопросов, которые должен задавать менеджер, но есть топ-20 вопросов, которые менеджер проектов просто обязан задавать, в не зависимости от типа проекта или типа компании:
- Какие бизнес задачи должен решить данный проект?
- Какую выгоду принесет данный проект, при решении всех бизнес задач?
- Какие последствия будут для компании (финансовые, связанные с репутацией и т.д.), если проект не будет запущен либо провален?
- Существуют ли другие, более легкие альтернативы данному проекту?
Иногда существуют готовые решения, которые не требуют денежных вложений, соизмеримых с созданием нового проекта - Существуют ли недостатки в реализации данного проекта? Например, увольнение сотрудников (это может быть более очевидно или менее очевидно, могут быть и другие факторы)
- Кто является ЛПР (лицо принимающее решение) проекта? Важно, если кто-то из руководства берет на себя такие обязанности. В этом случае он не должен быть менеджером проекта.
- Кто отвечает за ресурсы (сроки, люди, деньги), выделенные на проект? Это должен быть человек, имеющий право распределять все ресурсы.
- Кто будет нести ответственности за решение, переходил ли проект в следующую стадию или нет, после первоначального проектного исследования? Часто, этим занимается группа людей, иногда даже с противоположными взглядами на проект.
- Зависит ли от реализации нового проекта, реализация других проектов? Если так, то нужна полная информация по другим проектам.
- Каковы критерии оценки проекта? Что будет указывать о том, что цели были достигнуты в полном объеме?
- Потребуется ли для проекта новое оборудование, либо иной продукт?
Например, новое программное обеспечение. - Потребуются ли изменения персонала (увольнение или поиск новых сотрудников)?
- Потребуется ли нынешнему персоналу тренинги для обучения новым бизнес процессам?
- Кто будет задействован в проекте? (один человек, либо группа)
- Кто будет отвечать за документирование бизнес-требований?
- Кто будет определять промежуточные и окончательные сроки проекта? Например, отдел маркетинга ставит сроки реализации IT-проектов. Они имеют гораздо больше шансов на успех, когда решения о сроках обоснованы на реально необходимых ресурсах и задачах.
- Предусматривает ли бюджет непредвиденные расходы?
- Кто будет ответственен за принятие решения о включении или исключении тех или иных требований, возникших в стадии разработки проекта?
- Будут ли результаты проекта аттестованы? Если да, то кем?
- Кто даст окончательное одобрение по результатам проекта?
Существует много других вопросов, которые должны быть заданы, для уверенности в том, что проект начнется, и будет иметь хорошие шансы на успех. Задавать важные вопросы, не менее необходимо, чем получать на них точные ответы.
Источник ProjectSmart.co.uk