Написание данной статьи вызвано двумя причинами: Во-первых, незаслуженно малое внимание со стороны российских руководителей предприятий и менеджеров проектов к такому мощному инструменту управления как метод освоенного объема. Во-вторых, недостаток знаний в этом вопросе у большинства сотрудников и членов команд проектов не позволяет в полной мере использовать данный метод на исполнительском уровне с целью предоставления руководству качественной информации о состоянии проекта.
Все это приводит к тому, что метод освоенного объема (МОО) зачастую воспринимается как нечто сложное, требующее специальной подготовки или, хуже того, как ненужные изыски в вопросах повышения эффективности управления проектами.
Между тем МОО – это именно тот способ, который позволяет на самом высоком уровне очень наглядно показать состояние проекта с точки зрения ответа на вопрос “где мы находимся в проекте?”, т.е. удовлетворить главную потребность высшего руководства – понять ситуацию с проектом одним взглядом, причем в денежном выражении. Более того, МОО в состоянии показать это не только в статике, но и в динамике, т.е. продемонстрировать, как мы (компания, команда) пришли к такому состоянию и спрогнозировать к чему мы придем в дальнейшем, если предпримем/ не предпримем какие-то действия.
Да, применение метода освоенного объема требует от компании и команды проекта определенной управленческой, технической и методологической зрелости, но оно того стоит.
Целью данной статьи является предоставление сотрудникам, занятым в реализации проектов (и особенно менеджерам) более или менее детальной инструкции по применению освоенного объема в своей работе, формирование понимания сути МОО и простых навыков интерпретации отчетов составленных с применением данного метода.
Часть I. Формирование отчета о состоянии проекта
Немного теории
По поводу освоенного объема написано немало теоретических и довольно скучных трудов, заставляющих читателя в большинстве случаев еще сильнее убедиться в сложности метода и окончательно охладеть к идее внедрения его в свою работу.
Здесь мы постараемся максимально избежать этой теоретической скучности, но все же совсем без теории не обойтись.
Итак, что же такое освоенный объем?
Как известно деньги являются универсальным мерилом всего на свете (кроме любви, конечно). В деньгах можно оценить, сколько стоит та или иная вещь, компания и даже репутация. Можно в деньгах оценить и состояние проекта, причем особенно это актуально, когда проект сопряжен со значительными капитальными вложениями.
Для начала представим себе такую ситуацию, что наш проект, например выкапывание колодца, состоит всего из одной работы. Пусть эта работа, для простоты, длится 100 дней, стоит $100 тыс. (это особенный, очень дорогой колодец) и выражена в куб. метрах (количество единиц, в которых выражена работа будем называть также “физический объем”). Причем за все время выполнения работы необходимо выкопать 100 м3.
Итак, имеем проект:
| Работа | Длительность, дн. | Объем, м3 | Стоимость, $ |
| Выкапывание колодца | 100 | 100 | 100 000 |
Совершенно очевидно, что по плану колодец мы должны выкапывать с интенсивностью 1 м3/день затрачивая при этом $1 000 на каждый кубометр. Если через 10 дней выполнения работы все будет идти по плану, то команда проекта должна будет выкопать 10м3 грунта, а затратить на это $10 000.
Представим себе, однако, такую ситуацию, когда придя через 10 дней к руководителю предприятия с отчетом, менеджер проекта сообщает, что на текущий момент фактические затраты по проекту составили $12 000 при запланированных $10 000. Вопрос, который задаст руководитель менеджеру проекта в этом случае, лежит на поверхности: c чем связана такая переплата? С тем, что средства расходуются не эффективно (т.е. затрачено больше, чем планировалось) или с тем, что выполнение проекта опережает график?
В случае с одной работой, как в нашем примере, выяснить это совсем не сложно – достаточно посмотреть на физически выполненный объем работы. Если он составит запланированные 10м3, то налицо переплата денежных средств, а если 12м3, то очевидно, что на момент составления отчета имеет место опережение графика. Хуже, если выполненный объем будет меньше запланированных 10м3 (например, 9), тогда это означает не только переплату, но и отставание от графика. И наоборот: если выполненный объем больше 12м3, то это означает не только опережение графика, но и экономию средств.
Представим эти варианты в табличной форме:
| Отставание от графика и перерасход | Отставание от графика | Все по плану | Перерасход денежных средств | Опережение графика | Опережение графика и экономия ден. средств | |
| Фактическая стоимость работ | 9м3 | 9м3 | 10м3 | 10м3 | 12м3 | 13м3 |
| Фактическая стоимость работ | $12 000 | $9 000 | $10000 | $12 000 | $12 000 | $12 000 |
Но как быть, если в проекте тысячи работ, выраженных в разных единицах (м3, шт., %), имеющих разные длительности и стоимости, и многие из которых в каждый момент времени могут выполняться одновременно? Какие-то работы в определенный момент могут опережать график, а какие-то, наоборот, отставать. Обратиться к какому-то одному физическому объему в этом случае нельзя и сравнить фактические затраты ($12 000) с плановыми ($10 000) напрямую не получится.
Посмотрим, однако, на эти цифры внимательнее:
- Что такое $10 000 в нашем примере? Столько стоит физический объем в 10м3, который команда проекта должна была выполнить через 10 дней после начала проекта, затрачивая деньги на проект в соответствии с планом затрат. Т.е. $10 000 – это плановая стоимость запланированных к текущему моменту работ.
- Что такое $12 000? Столько денег команда проекта фактически затратила, выполнив некоторый фактический объем работ. Т.е. $12 000 – это фактическая стоимость фактически выполненных работ.
Неудивительно, что сравнить их между собой напрямую нельзя.
Здесь-то на сцену и выходит понятие освоенного объема. Освоенный объем – это своего рода “промежуточный агент”, позволяющий “через себя” сравнить между собой эти две величины.
Что же представляет собой освоенный объем?
Освоенный объем – это плановая стоимость фактически выполненных работ.
Другими словами, освоенный объем – это фактически выполненные работы в плановых расценках. Сравнить освоенный объем с плановой и фактической стоимостями уже не составляет труда:
Если освоенный объем (ОО) превышает плановый (выраженный в тех же расценках), то это означает, что на момент составления отчета команда проекта выполнила большее количество работ, чем было запланировано, т.е. имеет место опережение графика. Если ОО меньше плановой стоимости запланированных работ, то, очевидно, что проект отстает от графика.
Аналогично с фактической стоимостью: Если ОО превышает фактически затраченные средства, т.е. плановая стоимость фактически выполненных работ больше, чем фактическая стоимость тех же работ, то налицо экономия средств, т.к. выполнив одни и те же работы, команда проекта, по факту, затратила меньше средств, чем планировалось изначально. И наоборот – если ОО меньше фактической стоимости, то команда проекта переплатила, т.к. одни и те же работы обошлись дороже, чем планировалось.
Посмотрим, как это будет выглядеть в нашем примере (как известно, плановая расценка 1 единицы физического объема равна $1 000). Рассчитаем освоенный объем по состоянию на десятый день выполнения проекта для представленных ранее вариантов развития событий:
Как видим, расчет освоенного объема позволяет однозначно интерпретировать состояние проекта, сравнивая между собой всего три величины.
Очевидно, что при использовании освоенного объема, наличие в проекте любого количества работ, измеряемых в разных единицах, уже не является проблемой. Так как все три величины измеряются в деньгах, то их можно рассчитать для всего проекта в целом, просуммировав соответствующие значения, рассчитанные для каждой из работ.
Освоенный объем позволяет понять насколько эффективно (в части сроков и стоимости) команда проекта осваивает плановые капитальные вложения в проект и если эта эффективность оставляет желать лучшего, то своевременно принимать решение о корректирующих мероприятиях в проекте.
Удобство освоенного объема заключается также в том, что этот показатель позволяет оценить не только состояние всего проекта целиком, но и любой отдельно взятой его части, например, определенного вида работ или участка. С другой стороны данный показатель можно рассчитать и для более общей категории – всего портфеля проектов предприятия.
Итак, теперь, рассчитав освоенный объем, мы знаем “где мы находимся” в проекте. Но, как мы увидим в дальнейшем, это только верхушка “айсберга полезности” освоенного объема.
Следующие вопросы, которые мы должны себе задать – это насколько мы опережаем/отстаем или экономим/перерасходуем?, как мы пришли к этому состоянию?, как могут развиваться события в дальнейшем, если мы продолжим выполнять проект в рамках существующих тенденций? и как мы должны работать, для того, чтобы завершить проект в срок и в рамках бюджета? Об этом далее.
Показатели, рассчитываемые на основе освоенного объема
Сам по себе освоенный объем позволяет констатировать факт нахождения проекта в определенном состоянии. Более детальный анализ этого состояния позволяют провести производные от него показатели.
К простейшим показателям, рассчитываемым на основе освоенного объема, относятся:
- показатель отклонения по срокам (ОСР),
- показатель отклонения по стоимости (ОСТ),
- индекс выполнения сроков (ИВСР),
- индекс выполнения стоимости (ИВСТ).
Первые два показателя являются абсолютными, вторые два – относительными.
Введем обозначения:
Показатель отклонения по срокам (ОСР) отражает отклонение от расписания, выраженное в деньгах (в дальнейшем будет понятно, как отклонение по срокам в деньгах отражает отклонение во времени) и рассчитывается следующим образом: ОСР = ОО — ПО.
Фактически данный показатель является конкретной суммой, на которую команда проекта отстает или опережает в освоении запланированного бюджета.
Очевидно, показатель ОСР будет отрицательным, если команда отстает по срокам от плана выполнения проекта. Величина ОСР покажет, сколько стоят те работы, которые команда проекта не успела выполнить на момент отчета.
Аналогично показатель отклонения по стоимости (ОСТ) покажет отклонение от бюджета, запланированного на выполнение работ: ОСТ = ОО — ФС.
Если ОСТ отрицательный, то его величина покажет сумму переплаты, которую допустила команда, по состоянию на текущий момент.
Индексы выполнения сроков (ИВСР) и стоимости (ИВСТ) позволяют перейти от абсолютных показателей к относительным. Такой переход полезен для целей сравнения состояния различных проектов портфеля между собой, построения индикаторных диаграмм (светофоров и т.п.) и прогнозирования итогов проекта, т.к. фактически отражают накопленные тенденции в выполнении проекта.
Индекс выполнения сроков сравнивает освоенный объем с плановым. Формула для его расчета: ИВСР = ОО / ПО. Значение ИВСР меньшее единицы указывает на задержки в выполнении работ.
Индекс выполнения стоимости показывает эффективность финансовых затрат по проекту на текущий момент. Очевидно, что ИВСТ < 1 указывает на перерасход средств по проекту, при выполнении работ. ИВСТ = ОО / ФС.
Посмотрим на данные показатели на примере нашего гипотетического проекта:
Каждая строка приведенной таблицы, по сути, представляет собой “мини отчет” о состоянии проекта для различных сценариев развития событий.
Итак, подведем небольшой промежуточный итог:
Для того чтобы оценить ситуацию с проектом в определенный момент времени нам достаточно три показателя: стоимость работ, запланированных к выполнению на данный момент, освоенный объем и средства фактически затраченные к этому моменту.
Для того чтобы конкретизировать описание этой ситуации, показать конкретные величины отставания/опережения, перерасхода/экономии нам необходимы два производных показателя, рассчитываемые на основе первых трех – ОСР и ОСТ.
Наконец, чтобы показать состояние проекта на индикативном уровне, поднять тревожный флаг, а также получить возможность проведения сравнительного анализа с другими проектами или альтернативными сценариями мы должны будем использовать эти три показателя для расчета еще двух относительных показателей – ИВСР и ИВСТ.
Как видно, ничего сложного здесь нет, а всего три показателя позволяют сказать о состоянии проекта очень многое.
Однако, несмотря на свою наглядность, пока это все же статичные показатели, отражающие ситуацию в одной точке на временной шкале проекта. Посмотрим, как это выглядит в динамике и увидим, как мы пришли к данной ситуации, а главное, что может произойти с проектом дальше.
Графический смысл освоенного объема
Если плановый объем (т.е. плановую стоимость работ) представить в разбивке по периодам (например, помесячно) в виде гистограммы, то для хорошо спланированного проекта мы получим нечто близкое к “горбу”, изображенному на рисунке ниже, а тот же самый плановый объем, но накопленным итогом, изобразиться на графике в форме кривой. Эту кривую также принято называть S-кривая.
S-кривая показывает, как, в соответствии с исходным планом, должен осваиваться бюджет проекта.
В самом деле: если в начале проекта преобладают недорогие подготовительные и прочие “начальные” работы и S-кривая имеет небольшую скорость роста, то в самый разгар проекта выполняется наибольший и самый дорогой объем работ, в результате чего в этом время S-кривая имеет наибольшую скорость роста. По мере продвижения проекта “вправо” основные объемы постепенно завершаются, а скорость роста S-кривой падает.
В итоге S-кривая планового объема приходит к максимуму, отражающему плановую общую стоимость всего проекта. В терминологии освоенного объема такая стоимость также называется “бюджет по завершении” (БПЗ).
Именно так проект должен развиваться по плану. Но, как известно в реальной жизни всегда имеют место некоторые отклонения. Рассмотрим их.
Предположим, что некий проект отстает от графика по срокам, а фактические затраты на выполнение работ при этом превышают плановые. Тогда выбрав некоторую отчетную дату на графике и построив кривую освоенного объема и фактических затрат (также накопленным итогом) увидим следующую картину:
Как видно из графика кривые планового и освоенного объемов, а также фактических затрат очень наглядно отражают состояние проекта на отчетную дату с точки зрения недоосвоения бюджета и перерасхода денежных средств. Что мы видим? Что в некоторый момент времени плановая стоимость выполненных работ “не дотягивает” до требуемого уровня, при этом фактические затраты понесенные по проекту уже значительно превышают плановые.
Заметим, что уже знакомые нам показатели отклонения по срокам и стоимости также видны на этом графике особенно наглядно:
Более того, к наглядности денежных показателей отклонений добавилось еще и отражение временной задержки проекта: величина Δвр показывает, насколько проект отстает от плана во времени.
Данный показатель можно интерпретировать еще и следующим образом:
На отчетную дату команда проекта освоила тот объем, который должны была освоить Δвр времени назад.
Именно такое графическое представление освоения планового объема и показывает, как было обещано выше, не только состояние проекта в некоторый фиксированный момент времени, но и то, “как проект к этому пришел”.
Не правда ли, достаточно одного взгляда на подобный график, чтобы понять насколько хорошо “чувствует себя” проект? В совокупности с данными из последней приведенной таблицы руководство предприятия или заказчик проекта имеют перед глазами короткий, но очень наглядный отчет, отражающий состояние проекта.
Однако это все же только состояние. Поэтому вопросы наши не заканчиваются. Следующие вопросы, как не трудно догадаться звучат так: Что будет с проектом дальше, если мы продолжим выполнять проект в том же духе? и Как мы должны работать над проектом дальше, чтобы завершить его выполнение в срок и в рамках согласованного бюджета.
Об этом в следующей части.
Алексей Евтеев