Управление проектами прочно вошло в корпоративную жизнь практически любой компании. Например, даже реализация любых изменений в компании относится к проектной деятельности. Но для того чтобы успешно достигнуть намеченных целей, проектом необходимо управлять.
Одним из наиболее эффективных инструментов, позволяющих осуществлять контроль проектов — контрольные точки. Я думаю, что многие знакомы с этим термином из области управления проектами. Безусловно это очень эффективный инструмент в умелых руках, но при его неправильном использовании проект можно привести к «затягиванию» или даже к «провалу».
Давайте рассмотрим, как производится эффективное управление проектом по контрольным точкам.
Что такое контрольные точки проекта?
Контрольные точки — это значимые моменты проекта, связанные, как правило, с достижением промежуточных результатов проекта. При достижении контрольных точек обычно производится сравнение плановых и фактических показателей на момент достижения контрольной точки. Описание контрольных точек содержит информацию о том, в какой момент времени будут выполнены запланированные задачи и что будет результатом их выполнения.
Этот подход значительно облегчает контроль над проектом, как со стороны менеджера проекта, так и со стороны заказчика, которому важно видеть, какие результаты и когда он получает.
Контроль проекта по контрольным точкам
В назначенный момент времени команда проекта готовит отчет, в котором описывается текущее состояние проекта:
- Что было сделано и каких результатов удалось достичь;
- Какие задачи не выполнены, почему, какая задержка, прогноз выполнения;
- Насколько эффективна и результативна работала команда проекта;
- Какие идеи были рождены в ходе выполнения задач и прочее.
Представим, что перед нами отчёт, где результаты не соответствуют ожиданиям. Какая может быть первая реакция на просроченные задачи?
Найти причины, почему не были выполнены задачи, найти виновного и наказать.
Понаблюдайте за собой, с каким вопросом вы работаете, если результаты неудовлетворительны?
Если это вопрос «Почему так получилось и кто в этом виноват?», проследите, куда приведёт вас этот вопрос. По моему опыту, этот вопрос ведёт в сторону, отличную от конструктивного решения проблем и достижения необходимых результатов. Все внимание сосредотачивается на поиске виноватых и их наказании. Приведёт ли такой подход к качественному исполнению задач и достижению поставленных целей?
«Виновных накажем. Давайте догонять график, чтобы в следующей контрольной точке всё было, как запланировано!».
Стоп!
Для чего нужен контроль?
- Для того чтобы найти и наказать виновных или чтобы отслеживать соответствие фактических результатов запланированным?
- Чтобы понимать насколько Вы и команда проекта приблизилась к поставленным целям?
Надеюсь вы выбрали второй вариант ответа. И что важнее, контроль, как элемент управления — даёт возможность привести к результату.
Например, произошли изменения. Идёт отклонение от первоначального плана. Можно направить все усилия на то, чтобы «догнать» плановые сроки. Можно найти виноватых и наказать. Поможет? Вряд ли. Ведь ничего не изменилось. Как делали, так и будут продолжать делать. Фокус внимания переместился на исправления, то есть на процесс «бурной деятельности». Делаем, чтобы делать. Про цели уже никто и не помнит. Зачем и для чего это делается?
Делаем контроль конструктивным
Давайте посмотрим под другим ракурсом. Пусть в контрольной точке запланированные результаты не соответствуют фактическим. Не спешите действовать по привычному сценарию. Попробуйте задать вопросы.
- Что важно сейчас?
- Цель ещё актуальна?
- Ситуация изменилась. Не изменилась ли сама цель?
- Что сейчас требует большего внимания?
- Где мы «находимся» сейчас? Отметьте по шкале от 1 до 10 насколько ситуация соответствует ожиданиям.
- Какой будет идеальный результат? Что такое 10 баллов в достижении результата?
Попробуйте понять и описать текущую ситуацию, а затем принять её, как исходную, как точку отсчёта для нового плана. Все дальнейшее планирование будем производить отсюда. Если возможно — скорректируйте цель. Вы приблизились к ней на один шаг и теперь можете рассмотреть её более детально.
Заметили разницу?
- В первом варианте, контроль используется как инструмент наказания. При этом внимание сужается и концентрируется на проблеме, от чего проблема только растёт. Цель выпадает из фокуса и становится неважна. А значит и недостижима. Такой контроль ограничивает, сковывает и не даёт движения.
- Во втором случае, мы открываем пространство вариантов пути достижения цели. Цель остаётся в фокусе внимания. И для её достижения мы находим решения, формируем план действий, делаем конкретные шаги, которые приводят к запланированным результатам.
Если на контрольные точки смотреть, как на способ отслеживания прогресса продвижения, как на определение и понимание текущей ситуации, как на оценку, замера расстояния до цели, то появляется возможность вносить корректировки. Мы получаем возможность управлять изменениями. Возможность влиять на достижение результата.
Что необходимо сделать, чтобы достичь цели?
- Какие это будут шаги?
- Как я, как руководитель, могу поддержать своих сотрудников, чтобы они достигли цели?
- Что я буду делать, если не будет ожидаемых результатов?
- Что я ещё могу привнести в компанию, чтобы поддержать целенаправленную деятельность?
- Что укрепит инициативу сотрудников в достижении цели?