Цель метода «Диаграмма сродства» — выявление взаимосвязей между отдельными идеями и решениями, которые на первый взгляд не имеют ничего общего. Это достигается путем группировки идей и решений и выявления глубинных взаимосвязей между полученными группами. Этот метод также называют KJ-методом, латинские буквы К и J— это инициалы создателя предшественника данного метода японского антрополога Дзиро Кавакита (англ. Jiro Kawakita).
Диаграмма сродства обеспечивает общее планирование. Это творческий инструмент, который помогает уяснить нерешенные проблемы, раскрывая ранее невидимые связи между отдельными частями информации или идеями, путем сбора из разных источников бессистемно изложенных устных данных и их анализа по принципу взаимного сродства (ассоциативной близости).
Алгоритм создания диаграммы сродства
- Участники собираются в комнате с большой доской. Тема обсуждения записывается в верхней части доски. Тема должна быть сформулирована кратко и простым языком, чтобы исключить ее двоякие трактовки. Необходимо убедиться, что все участники процесса правильно понимают заданную тему.
- Выдвигаемые идеи или решения определяются методом мозгового штурма. Идеи необходимо формулировать кратко и лаконично, и записывать их на стикерах. Стикеры приклеиваются на доску в произвольном порядке.
- До начала любых дискуссий участники должны передвигать стикеры по доске так, чтобы получились группы взаимосвязанных идей. Обычная стикеры передвигаются по доске много раз, пока не займут нужных мест. В зависимости от числа выдвинутых идей, вся процедура может занять до часа времени. Однако, в некоторых случаях, время, отведенное для упорядочивания идей, можно установить достаточно продолжительным, например, целый рабочий день, несколько дней или неделя. В течение всего этого времени участники могут подходить к доске и перемещать стикеры в соответствии с их видением проблемы и ее решения.
- По окончании процедуры группировки стикеров участники обсуждают окончательную форму результата. С учетом полученных объяснений, почему те или иные стикеры оказались на конкретных местах, возможны еще дополнительные перемещения стикеров. Общее число полученных групп не должно превышать 5-10. Важно дать каждой группе стикеров название. Большие группы можно поделить на подгруппы более низких уровней.
- Теперь можно составить искомую диаграмму сродства. Для этого выделенные группы вместе с названиями заключаются в прямоугольники. Прямоугольники соединяют стрелками для указания связей между группами.
- Заключительный этап — оценка полученной диаграммы сродства с учетом ее дальнейшего использования. В группах (прямоугольниках) содержатся различные предлагаемые решения рассматриваемой проблемы. Эти решения могут влиять друг на друга. Следовательно, предлагаемые решения проблемы должны рассматриваться во взаимосвязи при разработке процессов по совершенствованию.
Пример применения диаграммы сродства
Библиотека получает большое количество негативных отзывов клиентов о качестве обслуживания. Для анализа ситуации решили использовать диаграмму сродства. В состав группы были включены библиотекари. Участники эксперимента (шесть библиотекарей различного возраста, представляющих различные отделы библиотеки) сначала определили предмет исследования. Они формулировали его название с таким расчетом, чтобы получить в результате рекомендации для проведения мероприятий по повышению удовлетворенности обслуживанием клиентов библиотеки. После мозгового штурма доска со стикерами, наклеенными в случайном порядке, выглядела так, как показано на рисунке 1.
Рисунок 1. Идеи, расположенные в случайном порядке
После первой попытки сгруппировать идеи, длившейся примерно час, стало ясно, сразу сейчас это сделать не удастся: слишком много сил и энергии отнял мозговой штурм. Поэтому вся информация на доске сохранялась в неизменном виде в течение двух дней. Все это время библиотекари часто подходили к доске, чтобы изменить положение стикеров. Результирующая диаграмма сродства показана на рисунке 2.
Стрелки на диаграмме показывают связи между отдельными элементами, которые оказалось невозможным поместить в какую-либо группу. Это упражнение позволило разработать подходящие меры. Все имеющиеся идеи и решения были разбиты на группы (когорты), в которые включались идеи, имеющие внутренние связи.
Последующая работа была спланирована так, чтобы одновременно принималась во внимание только одна группа идей.
Рисунок 2. Результат группировки идей по сродству