Довольно-таки часто в практике управления проектами происходит следующая ситуация. Менеджер проекта завершает первый (первый для всех сторон) митинг с виртуальной командой проекта, в этот момент ему кажется, что каждый член команды проекта четко понимает свою роль, обязанности, ожидаемые от него результаты и конечные сроки. Возникает иллюзия того, что проекту ни чего не угрожает и для его реализации достаточно того, что есть. Но если подумать об объемах и темпах предстоящей работы, учесть тот факт, что виртуальные команды обычно распределены по миру, их члены находятся в разных часовых поясах, а зачастую и говорят на разных языках, то станет понятно, что без четкого и продуманного плана коммуникаций не обойтись. В этой статье я хочу подробно разобрать особенности построения и управления виртуальными командами.
Опытный менеджер проекта знает, что методы коммуникаций отдельных людей сильно отличаются друг от друга. Некоторым необходимы регулярные личные встречи и разговоры, в то время как другим достаточно периодического обмена идеями по электронной почте. Каждому члену команды проекта время от времени нужна некоторая информация о проекте, но не каждому требуется одинаковая регулярность или детализация.
Менеджер проекта обязан помнить, что члены команды проекта могут находиться в нескольких часовых поясах друг от друга и говорить на разных языках, что порой делает одновременное их участие в митингах трудным, а порой и невозможным.
Я постарался описать базовые принципы, которые необходимо учитывать, если вы используете виртуальные команды проекта и разрабатываете планы коммуникаций, чтобы упростить общение членов таких команд, где бы они ни находились.
Личные встречи
Личные встречи – это огромная роскошь для большинства команд, работающих виртуально большую часть времени. Личные встречи особенно полезны, когда формируется новая команда проекта. Для успешной совместной работы необходимо доверие.
Совет: Не все члены команды проекта должны участвовать в личных встречах. Выявите группы работ, для выполнения которых необходимы сразу несколько участников, либо работы где доверительные отношения важны больше всего. После этого вовлекайте в личную встречу только тех, кто не может участвовать иным образом. Иногда бывает, что даже находясь в соседних городах, более эффективно собрать сотрудников вместе, а не использовать видео-конференцию.
Аудиоконференция
Общая аудиоконференция может быть мучительно трудной, когда виртуальные команды находятся в нескольких часовых поясах. Некоторым участникам проекта бывает трудно общаться на общем разговорном языке, например, английском. Аудиоконференции больше подходят для переговоров в реальном времени между всеми или большинством членов виртуальной команды, решения проблем и представления кратких отчетов о состоянии.
Совет: Чтобы не терять даром время заранее обеспечьте готовность всех членов группы в тот день и в то время, которые подходят для всех участников аудиоконференции. Акцентируйте внимание участников на том чье присутствие обязательно или необязательно. Периодически чередуйте время, чтобы приспособиться к нескольким часовым поясам, если это необходимо.
Аудиоконференции + чат
Одновременные аудиоконференции вместе с инструментами для онлайн-совещаний обеспечивают полное участие большего числа людей. Они идеально подходят, когда нужно обсудить много идей в сжатый период времени, однако некоторые члены группы охотней и легче общаются письменно, если может быть важна анонимность, или требуется быстро получить результат.
Совет: Заранее спланируйте онлайн-совещание, опубликовав вопросы и иное содержание перед переговорами. Реально оценивайте то, какие типы переговоров подходят для онлайн-совещаний. Выделите достаточно времени для печати списка основных идей и изучения их всей группой. Рассмотрите, нужны ли вам два координатора: один — для устного обмена информацией, другой — для управления содержанием совещания.
Асинхронные онлайн-встречи
Асинхронные онлайн-совещания позволяют участникам входить в совещание в наиболее удобное для них время. Это лучше всего использовать, когда вам нужно собрать данные до (или вместо) участия в селекторном совещании, лучше понимать мысли и мнения всех участников, облегчить для всех понимание того, из чего они исходят (буквально и образно).
Совет: Если оно проводится до одновременного совещания, выделите как минимум три рабочих дня на то, чтобы люди могли вступить в асинхронное совещание. Ограничьте требуемое время не более чем 10 — 15 минутами, чтобы повысить вероятность участия. Тщательно продумайте вопросы, чтобы убедиться, что они имеют надлежащее значение, и что вы сможете получить нужные вам типы ответов. Если вы сомневаетесь, проверьте формулировки вопросов с другими людьми перед публикацией.
Электронная почта
Электронная почта – это самый распространенный метод коммуникаций среди большинства групп, хотя не обязательно самый эффективный. Это особенно справедливо, так как электронная почта часто используется неправильно. Электронная почта хорошо подходит для виртуальных групп, чтобы сообщить членам группы о важных новостях, таких как изменения в совещаниях, важных корпоративных новостях, важных обновлениях информации о состоянии дел, объявлениях в Интернете или требующих внимания проблемах.
Совет: Создайте информативную строку темы, сообщающую подробно о том, что содержится в письме. (Например: «Проблемы с разработкой ABS». Требуются немедленные действия.) Делайте ваше письмо кратким, но исчерпывающим. Опишите не больше чем на одном экране, что вам необходимо, и предоставьте ссылки на более подробную информацию. Тщательно обдумайте, кто должен быть в списке получателей письма. Но лучше установите в группе соглашение, обозначающее, какое действие необходимо, и с какой срочностью.
База знаний
Центральный репозиторий группы для содержимого и общих ресурсов. Это должен быть информационный центр какого-либо типа или расположенный в Интернете репозиторий для хранения, редактирования и распределения общих документов. Репозиторий также может иметь форум какого-либо типа, где члены группы могут ставить вопросы, предлагать идеи или совершенствовать решения.
Совет: Создайте легкий в использовании указатель документов с интуитивно-понятной навигацией. Заранее составьте соглашение о наименовании. Определите, что кто именно и что имеет право делать по отношению к каким документам. Составьте список адресов членов группы для групповой рассылки, чтобы не пришлось отправлять всем письма по отдельности, если определенная новость не имеет особого значения для всех.
Мессенджеры
Мгновенный обмен сообщениями отлично подходит, если необходимо быстро получить ответ на вопрос, организовать импровизированное совещание, обдуманно поставить вопросы или поделиться отзывами в течение селекторного совещания, или провести переговоры в реальном времени, когда связь по телефону нецелесообразна или невозможна.
Совет: Дайте знать членам группы, когда вы не можете отвечать по интернет-пейджеру. Установите правила для группы, в соответствии с которыми интернет-пейджер использовался бы наиболее эффективно. Попросите каждого члена группы честно указать частоту регулярных перерывов, с которой они могут справиться.
Видеоконференции
Видеоконференции (kastor) используются наиболее эффективно, когда члены группы только знакомятся друг с другом, в основе совещания лежат переговоры (в противоположность однонаправленным презентациям), или нужно перегруппировать членов группы после изменений или неудачи.
Совет: Убедитесь, что техника работает без сбоев, и что все члены группы имеют удобный доступ. Избегайте перерывов на еду. Поддерживайте заинтересованный разговор и сведите к минимуму использование средств для презентации, чтобы люди поддерживали хороший зрительный контакт.
Когда вы и ваша группа создадите согласованный план коммуникаций, письменно зафиксируйте его в виде краткого справочного руководства для всех членов группы. Будьте готовы вносить изменения в план по мере движения вперед, время от времени проверяя, соответствует ли план текущим потребностям группы.
Наличие формального плана коммуникаций помогает ориентироваться новым членам группы или другим заинтересованным лицам, принимающим существенное участие в работе группы.
Принципы проведения успешных асинхронных совещаний содержат полезные советы по подготовке и проведению асинхронных совещаний, чтобы получить ценную информацию от вашей группы с минимальными затратами времени и усилий. Обзор лучших технологий предлагает краткое сопоставление некоторых популярных методов коммуникации в рамках проекта.