Популярность и эффективность методов и средств управления проектами (по проектам) привели к появлению разнообразного программного обеспечения (более 200 программных продуктов и сотни фирм разработчиков). Выбирать из этого разнообразия «вприглядку» примерно так же бессмысленно, как сравнивать автомобили, не умея водить.
Например, по цвету торговой марки и т. д. Чтобы сократить число возможных вариантов и найти именно то, что нужно, лучше воспользоваться мнением признанных в этой области авторитетов, разумеется, не являющихся представителем одной из конкурирующих компаний-разработчиков. Таких немного. Прежде всего, это международные аналитические агентства SPEX и Gartner.
Зачем это нужно
За термином «управление проектами» прочно закрепился синоним «управление изменениями». С одной стороны, любой проект предполагает изменения. С другой изменения можно облечь в форму проекта, чтобы добиться результата и контролировать процесс его достижения. Если изменения носят регулярный характер, а именно эта ситуация характерна для современных компаний, для эффективного управления этим процессом используется управление по проектам (со сроками начала и окончания конкретного изменения, ресурсами, бюджетом и т. д.).
Аналогично для группы проектов, объединенных в портфель проектов, когда, например, потребности в ресурсах и бюджете удовлетворяются в соответствии с эффективностью их использования, также возникает управление по проектам. То и другое характерно для компаний корпоративного типа, имеющих свою стратегическую миссию, распределенную организационную структуру, общий бюджет, портфель взаимосвязанных заказов, как правило, превышающий возможности компании по их реализации, и т. д. Без координации и контроля здесь не обойтись.
В результате появилась необходимость создания «корпоративных» систем управления проектами (СУП), обеспечивающих управление по проектам со сквозным контролем всех проектов, работ, а также трудовых, материально-технических и финансовых ресурсов в рамках одной компании или группы компаний (финансового или производственного холдинга). Нужна ли автоматизация этого процесса« С какого-то момента, безусловно, да, так как процесс этих изменений носит все более нерегулярный характер, и значительное число деталей нужно держать под контролем.
Программные продукты Primavera предназначены для создания автоматизированных СУП и представлены во всех основных сегментах рынка. Так, SureTrak предназначен для управления небольшими проектами, а Primavera Project Planner (P3) » для управления большими проектами или группами проектов. Для создания СУП в масштабах компании предназначены продукты серий Primavera Enterprise и Primavera Expedition. Именно они и являются предметом данной статьи.
Архитектура программных средств Primavera
Ядром системы, реализующим ее основную функциональность, являются клиент-серверные приложения Primavera Enterprise и Primavera Expedition.
Основной продукт в составе Primavera Enterprise « Primavera Project Planner for the Enterprise (P3e). Он обеспечивает функции планирования работ и составления бюджета проекта, анализа и координации хода работ. P3e позволяет формировать общую картину всех, нескольких или одного конкретного проекта, проводить укрупненный анализ по выбранным категориям, статьям затрат и структуре работ, контролировать сроки и отслеживать фактические результаты.
Primavera Expedition обеспечивает функции, связанные с поддержкой процедур контроля исполнения договорных обязательств в ходе проекта, стандартизации процесса администрирования проекта, автоматизации документооборота по проекту.
Эти приложения могут работать с такими СУБД, как Oracle, MS SQL Server и Sybase, что обеспечивает:
- возможность оптимизированного многопользовательского режима работы с развитой системой транзакционной обработки;
- надежные средства защиты информации;
- поддержку широкого диапазона аппаратно-программных платформ;
- возможность построения гетерогенных и распределенных сетей.
Для пользователей, которым требуются только отдельные функции Primavera Enterprise или Primavera Expedition, предназначены Web-приложения, основанные на Internet/intranet-технологии: Primavision, Progress Reporter и Expedition Analyzer. Для пользователей, которым нужна только информация по проектам, поддерживается автоматически формируемый и динамически обновляемый Web-сайт проекта.
Primavera на предприятии…
СУП на базе продуктов Primavera является гибкой информационной системой. Сочетание различных приложений, работающих на единой базе данных и с единой системой прав доступа, позволяет оптимально распределить функции между всеми участниками. Подобная СУП обладает такими необходимыми для корпоративных систем свойствами, как масштабируемость и надежность.
Увеличение масштабов системы не порождает принципиальных проблем, поскольку они решаются путем замены аппаратуры сервера и практически не затрагивают прикладную часть информационной системы. Система способна непрерывно поддерживать одновременную работу большого числа пользователей при пиковых рабочих нагрузках, обеспечивая целостность и защиту данных.
Использование специализированных Web-приложений позволяет минимизировать состав программно-технических средств на клиентском рабочем месте. В частности, это упрощает настройку, сопровождение системы, снижает затраты на внедрение и эксплуатацию, делает прикладные программные средства доступными с любого рабочего места. Такой подход обеспечивает работу системы с тысячами пользователей (причем многие из них могут работать за удаленными терминалами).
В таблице приведена типовая схема использования программных средств Primavera на рабочих местах основных участников проектов.
Ключевая роль СУП на предприятии состоит не в том или не только в том, чтобы собирать и передавать данные по состоянию процессов. Известно, что только 5% проектов выполняются в срок и в рамках бюджета. Значительное большинство отклоняется от графика и требует постоянного внимания со стороны руководителей. Поэтому любые средства »интеллектуализации« процессов принятия решений в управлении проектами существенно повышают эффективность автоматизированных систем.
Традиционно Primavera Enterprise позволяет строить графики и обеспечивает их контроль. Как корпоративная система она фиксирует бюджеты проектов, планы финансирования и поступления средств для реализации проектов, обеспечивает коммуникации между многочисленными участниками. Важно, и на этом мы хотели бы акцентировать внимание, что Primavera вступает в игру всякий раз, когда с ее помощью проводится многовариантный анализ данных по проекту, готовятся специализированные отчеты, с помощью »глобальных замен« перенастраивается весь проект в соответствии с изменившимися требованиями и т. д.
Если в организации одновременно ведется большое количество проектов, Primavera Enterprise и Primavera Expedition предоставляют широкие возможности по формированию и обзору сводной информации и анализу работ как по одному, так и по нескольким проектам (при этом их можно группировать по множеству критериев: уровням готовности, местам проведения, рискам и т. п.). Primavera Expedition определяет наиболее приоритетные для каждого пользователя задачи и требующие обработки документы, контролирует графики рассмотрения и согласования проектных материалов, фиксирует отклонения и сообщает о них ответственным лицам, отслеживает объемы и стоимость поставок.
На рабочем месте руководителя система может быть настроена на формирование оперативных предупреждений, возникающих в случае превышения сроков, объемов или стоимости работ, а также нарушения ряда других важнейших показателей. При этом с помощью Primavera Expedition руководитель может быстро перейти к исходному документу, связанному с выявленным отклонением, и найти ответственного.
Проект можно просматривать с различных точек зрения » как с помощью средств подготовки отчетов Primavera Enterprise, так и с помощью собственных средств Primavera Expedition, позволяющих создать итоговый отчет на основании справок конкретных исполнителей. Primavera Expedition способна дать менеджерам ответы на вопросы: «У кого на согласовании находится определенный материал»?, «Утвержден ли такой-то документ»?, «Кому направлены замечания»?, «Подготовлены ли нужные спецификации»? и т. п.
Доступ к проектным данным возможен из браузера с помощью модуля Primavera Expedition Express или с мобильных устройств (типа Palm) с помощью модуля Primavera Expedition Mobile, например, когда инженеру на строительной площадке требуется ввести информацию о поступивших материалах и согласовать определенные действия с руководством.
…и за его пределами
Еще большего эффекта удается достичь, если в процессе исполнения проекта средства Primavera использует не только предприятие, исполняющее проект, но и его соисполнители, подрядчики и субподрядчики.
Каждая организация может использовать набор функциональных модулей « P3e для планирования и контроля, Primavision для инициации и анализа реализации проектов, Progress Reporter для ввода информации о фактически выполненных объемах работ и отработанном времени, Primavera Expedition для сопровождения договоров и контроля обязательств, например по подрядным договорам (разумеется, если много соисполнителей и эти процессы нуждаются в автоматизации), Expedition Mobile для сбора информации о факте выполнения поставок и другой информации по договорам, Primavera Expedition Express для работы с удаленных рабочих мест.
Primavera начинает работать уже на этапе заключения договоров с партнерами и поставщиками. С помощью Primavera Expedition автоматизируются все ключевые элементы стандартных процессов сопровождения договоров. Система позволяет вводить подробные сведения о заключаемом договоре, который привязан к конкретному проекту, и затем отслеживать ход его согласования до момента окончательного подписания.
Все вносимые в проект изменения и корректировки документируются и присоединяются к исходному договору, а также учитываются в структуре затрат проекта. Это позволяет управляющему проектом и руководителю предприятия быстро и точно оценивать изменение стоимости проекта в динамике, определять причины изменений, а также ответственных исполнителей и ненадежных подрядчиков.
Далее на этапе планирования работ основным инструментом является Primavera Enterprise, с помощью которого совместными усилиями участников проекта формируется структура декомпозиции работ (WBS-структура), графики реализации проекта, распределяются ресурсы и фиксируются стоимости запланированных работ. Для формирования расписания проекта используются диаграммы Гантта, PERT-представление, ресурсные диаграммы, позволяющие проанализировать рассчитанное расписание и результаты выравнивания ресурсов по работам и объектам.
На этапе исполнения проекта данные о выполненных работах, поступающие от подрядчиков или ответственных лиц, вносятся в журналы регистрации поставок материалов, суточных отчетов, отслеживания разработки и согласования проектной документации и др. С помощью Primavera Expedition они привязываются к исходному договору, что позволяет при необходимости изучить всю его историю.
Параллельно с этим в детализированный календарный график заносятся сведения о выполненных в рамках проекта работах, использованных материально-технических и финансовых ресурсах и отработанных человеко-часах. Эта информация, собираемая с помощью Progress Reporter, передается в общую базу данных, где происходит автоматическое обновление соответствующих сведений о проекте.
Вся документация, разрабатываемая в ходе проекта, проходит процедуру согласования и утверждения, фиксируемую с помощью Expedition.
Регулярное обновление Web-сайта проекта, который генерируется »по кнопке« в P3e, обеспечивает доступ к актуальной информации всем участникам проекта в соответствии с определенными правами доступа.
Таким образом, к этапу завершения проекта или к моменту окончания отчетного периода накапливается вся информация о выполнении как собственных работ предприятия, так и работ его партнеров. Эта информация может использоваться для автоматического формирования актов выполненных работ, счетов и других сводных отчетов, а также для проверки корректности данных, поступающих от исполнителей.
Продукты Primavera: коробочное решение или нет
Всех интересуют готовые решения и готовые системы, «чтобы с утра встал » и все работает«. В принципе продукты Primavera можно использовать самостоятельно, без сторонних консультаций. Этому способствует в том числе и наличие простого интерфейса. Понадобится просто прочитать переведенную на русский язык документацию (она имеется для всех продуктов Primavera) и потратить время на изучение функций. Кроме того, существует специальное средство Project Architect (встроенный модуль Р3е) для создания графиков новых проектов на основе существующих типовых решений.
Однако, во-первых, любая автоматизированная система должна быть »заточена« под вас, не говоря о том, что любой проект уникален (причем уникальность двойная » системы управления и проекта). Во-вторых, вам понадобятся опыт и навыки работы с этой системой, которые нельзя купить. Далее, ваше окружение (заказчики, подрядчики, инвесторы, проектировщики) должно говорить на одном, понятном для всех языке (среда общения на основе гармонизированных согласованных корпоративных стандартов).
Наконец, наибольший эффект продукты Primavera приносят, если используются комплексно, в тесной связке, так как они охватывают все области проектной деятельности « от создания графиков и управления договорами до анализа рисков и моделирования стратегий.
Учитывая это, для создания СУП на основе продуктов Primavera и ее результативного использования желательно все же выполнить полный цикл разработки (провести обследование организации, прописать функции каждого участника системы, настроить интерфейс и отчеты, грамотно разработать структуры кодирования и обучить специалистов работе с программным обеспечением).
Основу для ускорения этого процесса может составить типовое решение, демонстрируемое компанией ПМСОФТ в рамках деловой игры, при использовании которого возникает лишь необходимость в детализации ролей на этапе настройки низших уровней системы, специфичных для конкретной организации и того вертикального рынка, на котором она работает. Выполняется адаптация продуктов Primavera к специфическим требованиям, обучение персонала и сопровождение созданной системы после внедрения. При этом реально работать с системой можно уже с первых недель внедрения.
Функциональная архитектура
Primavera Project Planner for the Enterprise — программное обеспечение, предназначенное для многопроектного планирования и контроля всех проектов в организации, включая их бюджетирование, календарно-сетевое планирование, управление ресурсами, анализ проектов и портфелей проектов по показателям, анализ «что » если?, управление рисками в проекте и т. д.
Portfolio Analyst — ПО для укрупненного анализа проектов, позволяющее руководителям подразделений и аналитикам анализировать загрузку сотрудников, оборудования, оценивать потребность в материалах каждого пакета работ и портфеля проектов в целом, проводить анализ проектов по методике освоенного объема.
Primavision — Web-приложение, предназначенное для инициации проектов руководством организации и для укрупненного анализа данных по отдельным проектам и их портфелям.
Project Website — автоматически создаваемый Web-сайт проекта, содержащий информацию по проекту, доступную только для чтения: календарно-сетевые графики, данные по загрузке ресурсов, показатели хода выполнения проекта, уведомления о ходе проекта, ссылки на документы и т. д.
Progress Reporter — Web-приложение, предназначенное для рассылки сотрудникам сведений о предстоящих работах и для сбора от них табелей учета трудозатрат.
Methodology Manager — приложение для поддержки корпоративной базы знаний по выполненным проектам, а также для создания новых проектов на основе принятых корпоративных, государственных и международных стандартов.
Primavera Enterprise Software Development Kit (SDK) — приложение, предназначенное для доступа к бизнес-правилам Primavera Enterprise, а также для работы с БД без нарушения ее целостности.
Primavera Expedition — ПО для контроля исполнения договорных обязательств в ходе проекта, стандартизации процесса администрирования проекта, автоматизации документооборота по проекту.
Основные функции Primavera
- контроль исполнения договорных обязательств;
- контроль разработки и согласования рабочей документации;
- канцелярия проекта: входящая/исходящая корреспонденция, сопроводительные письма и т. д.
Expedition Analyzer — приложение для многомерного анализа данных по договорным обязательствам в ходе проекта, построенное с использованием OLAP-технологии.
Expedition Mobile — приложение для PDA на ОС Palm, предназначенное для предоставления ключевых данных по проектам удаленным пользователям, а также сбора от них информации о состоявшихся событиях с последующей синхронизацией с основной БД Expedition.
Expedition Express — приложение к системе Expedition, предназначенное для осуществления коммуникации и непосредственного взаимодействия с удаленными членами команды проекта через Internet/intranet.
Expedition Software Development Kit (SDK) — приложение для доступа к бизнес-правилам Primavera Expedition, а также для работы с БД без нарушения ее целостности.
Архитектура функциональных комплексов программного обеспечения Primavera Enterprise и Primavera Expedition обеспечивает совместную работу этих систем. Для обмена данными могут использоваться как входящие в комплект стандартные интерфейсы, так и интерфейсы, разработанные под конкретного пользователя с использованием средств SDK, стандартных протоколов обмена данными (например, ODBC) и специальных интеграционных приложений.
ИТ-архитектура
Семейство Primavera Enterprise
ПО Primavera Enterprise построено по технологиям клиент-сервер и «Web-клиент — Web-сервер».
В качестве сервера базы данных может использоваться один из промышленных серверов MS SQL или Oracle. Для варианта однопользовательского рабочего места может быть использован Interbase-сервер. Для обеспечения доступа к Web-сайту проекта должен работать Microsoft Internet Explorer 5.0+; Microsoft IIS4.0+.
На сервере может быть использована одна из следующих операционных систем: Windows NT Server 4.0, Windows 2000 Server или Unix.
Архитектура локальной сети — любая сеть, поддерживающая протокол TCP/IP.
Семейство Primavera Expedition
ПО Primavera Expedition построено по технологии клиент-сервер и «Web-клиент — Web-сервер».
Клиентская часть ПО Primavera Expedition работает в ОС Windows 95/98/NT/2000 или Novell Netware 3.x/4.x/5.x, на СУБД Sybase и Oracle (выходит в декабре нынешнего года).
ПО Primavera Project Planner
ПО построено на архитектуре файл-сервер. При этом на сервере могут храниться как данные проектов, так и исполняемые файлы программ. В качестве средства для организации хранения данных проектов используется Btrieve. Специальные требования к серверу не выдвигаются, так как его функции может выполнять любая клиентская машина со следующими характеристиками.
ПО SureTrak
Однопользовательское рабочее место. Для хранения данных проектов используется Btrieve или внутренний формат данных SureTrak. Совместим по формату проектных данных с Primavera Project Planner. Требования к компьютеру обусловлены более жесткими требованиями со стороны используемой ОС.