В данной статье будет рассмотрена тема людей, которые окружают проект — участников и заинтересованных сторон. Вы найдете тут несколько полезных советов и другую информацию для лучшего вовлечения участников в проект.
- Кто заинтересован в проекте?
- Что их интересует?
- Что вы можете с этим делать?
Это три простых вопроса, которые проектная команда может задать для лучшего понимания своих заказчиков и разработки стратегии их удовлетворения.
При организации семинара на тему управления заинтересованными лицами, основанного на данных трех вопросах, можно сказать, что это всего лишь управление рисками относительно людей.
И это, скорее всего, так. Посмотрите на классический процесс управления рисками. Вы не видите сходства?
- Определение рисков.
- Анализ и оценка рисков.
- Разработка ответных действий.
Так, при следующем (или даже текущем) проекте вам стоит относиться к заинтересованным сторонам как к возможностям и угрозам.
Шаг первый: Определение рисков (Кто заинтересован?)
Как и при управлении рисками, вы можете управлять только теми участниками, о которых вы информированы, поэтому вам стоит проявить большую креативность в подходе определения участников и заинтересованных лиц. Вам стоит охватить всех тех людей, которые не произнесут и звука до того, как вы их не «заденете» — управляющие, конечные пользователи, клиенты ваших клиентов и сотрудники внутренней поддержки, такие как бухгалтера и закупщики. Многие руководители проектов не включают таких второстепенных действующих лиц в свои планы общения, но такая необходимость нередко возникает, когда эти люди преграждают им путь к выполнению проекта. В управлении рисками мы определяем все угрозы и возможности. Участники проекта могут быть как защитниками, так и врагами проекта.
В своем поиске скрытых заинтересованных лиц вам не стоит забывать о явных участниках — вашей команде, спонсоре и людях, которые будут одобрять спонсирование.
Совет: Удостоверьтесь в том, что у вас записано имя и контактные данные каждого из участников. Ведь участники — это люди, а не организации. «Здание» не откажет вам в запросе на изменение плана, а вот Мария, которая заведует отделом, может.
Шаг второй: Анализ и оценка риска (В чем заинтересованы?)
Управление подразумевает также расстановку приоритетов рисков согласно вероятности их возникновения и уровню влияния. Таким же образом вы можете расставить приоритеты относительно участников проекта — по иерархии и уровню заинтересованности. Заинтересованность означает — насколько они заинтересованы, а иерархия показывает их возможность повлиять на проект.
Теперь вам стоит рассмотреть участников с наивысшим приоритетом. Вы не сможете измерить и оценить ваших участников так же, как и риски проекта, но вы можете структурировать какую-либо ключевую информацию: в чем они заинтересованы? насколько проект может повлиять на них? как данный проект соответствует их приоритетам? что требуется проекту от них для того, чтобы все прошло гладко?
Шаг третий: Разработка ответных действий (Что делать?)
То, что мы сделаем для увеличения полученной поддержки и уменьшения влияния соперников, будет зависеть от ответов на указанные выше вопросы. Чем больше мы знаем о заинтересованных лицах, тем лучше мы сможет спланировать работу с ними. В одном вы можете быть уверены — игнорирование лишь снизит их уровень поддержки и вызовет отторжение, а потому вам стоит заранее спланировать свое общение с ними.
Быстрые изменения информационных технологий предоставляют еще больше способов забросать участников данными, но от этого общение не становится эффективным. Кому нужна данная информация? Какая информация нужна? Как часто она необходима? В каком формате ее стоит предоставлять? Данные вопросы составляют основу плана коммуникации. По мере разработки плана общения вам стоит учесть два пункта:
- Позитивное личное отношение является основой эффективного общения. Личное отношение увеличивает значимость технологий, которые мы используем для предоставления информации.
- Используйте два или более способа общения для каждого участника. К примеру, собрания должны сопровождаться документацией.
Секрет успеха
Так в чем секрет управления рисками? Просто делайте это — активное, систематическое управление рисками подразумевает нахождение проблем до того, как они находят вас. Управление рисками не должно быть усложнено, но оно должно соблюдать какую-то дисциплину. Это относится и к участникам проекта. Понимание их сущности и их целей зачастую не так сложно. Ключевым аспектом является активность, прислушивание к мнениям и влияние, оказываемое на риски до того, как они начнут влиять на вас.