Управление знаниями — нераскрытый потенциал команды проекта

Управление знаниямиУправление знаниями — это эффективное управление информацией о проекте. Более конкретно, речь идет о восприятии информации, которая находится в головах отдельных членов команды проекта и является доступной для внешнего окружения проекта. Менеджер проекта должен уметь управлять знаниями и уметь использовать знания команды и окружения проекта во благо проекта.

Каждому, кто когда-либо участвовал в проекте, знакомо чувство важности полученной или наоборот неполученной информации, особенно, когда члены команды проекта владеют информацией о каком-нибудь ноу-хау.

За все время своего участия в проектах я ни один раз замечал провалы управления знаниями в различных областях. Основные причины неудач – непродуманные процессы управления знаниями или крайне сложные инструменты. Когда управление знаниями становится трудной задачей для участников проектов, они начинают пропускать эти задачи или выполнять тогда, когда найдется время.

На основании своего опыта управления знаниями я выделил четыре ключевых подхода к эффективному управлению знаниями.




Управление знаниями и облако

Рост «облачного» программного обеспечения для управления проектами и программ для удаленного общения, например, тот же Slack приводит к большим изменениям. Проектные команды теперь могут структурировать свои документы и выстраивать удаленную проектную коммуникацию, а также фиксировать все свои знания с помощью браузера или мобильного устройства. Все это теперь является частью естественного рабочего процесса.

Проектные команды, использующие эти инструменты, отмечают некоторые важные особенности (возможности):

  • Управление данными и информацией;
  • Поиск и извлечение информации, через поисковую систему платформы;
  • Управление версиями документа через систему, идентифицирующую последнего автора, дату изменения и другую релевантную информацию;
  • Поддержка проектного и информационного рабочих процессов, с использованием интегрированного помощника.

Эти инструменты значительно упрощают жизнь команде, но менеджер проекта должен следить за тем, чтобы это программное обеспечение использовалось правильно. Речь идет о правильной централизации и структурировании всей информации в облаке с учетом всех норм безопасности, чтобы в дальнейшем любой участник команды смог быстро ее найти и воспользоваться.

Исходя из своего большого опыта участия в проектах, я сделал вывод, что проекты, основанные на облаке и платформы для взаимодействия, стали центральной частью для хранения и доступа к проектной информации.

Управление знаниями и ваш план проекта

Просто внедрив облачные инструменты вы не достигнете нирваны управления знаниями. Вместо этого, вам все еще нужно будет связать управление знаниями и план проекта. Есть много литературы о создании полноценной стратегии управления знаниями, но имейте в виду, что вся эта информация не делает фокус конкретно на этом. В основном, в этих книгах собраны простые практики управления знаниями в регулярной проектной деятельности.

Для себя я выделил три простых способа как сделать управление знаниями частью проектного плана:

  • Ищите способы включения аудита для бизнеса и технических задач с помощью облачных инструментов.
  • Документируйте программный код, т.к. это является одной из обязательных задач.
  • Разместите проектный документ в центральное хранилище на длительный период.

Управление знаниями как часть командного взаимодействия

Вот пять примеров того, как сотрудничество внутри команды применяется к управлению знаниями:

  1. Проектные вопросы, ответы и мозговой штурм интегрируются в одном месте как часть естественно рабочего процесса команды.
  2. Дает командам центральное хранилище документов в облаке.
  3. Создание документов и их обработка происходят через облако.
  4. Позволяет командам записывать видео конференции и звонки, и хранить весь материал в облаке, для дальнейшего просмотра.
  5. После оформления проекта, все архивы сохраняются в облаке и доступны для поиска.

Управление знаниями и подрядчики

Подрядчики, имеющие важные роли в команде включая управленцев, инженеров, дизайнеров становятся наиболее ценными, т.к. они владеют очень важной информацией/знаниями, а вы не хотите, чтобы вся эта информация вышла за дверь, когда закончится контракт.

Чтобы не было утечки знаний, рекомендуется использовать более простые модели использования документов, например, Wiki и платформы для управления проектами (с такими социальными инструментами как новостная лента и обсуждения). Когда эти технологии интегрированы в рабочий процесс, знания, покидающие голову важного человека, фиксируются в облаке. Иными словами, подрядчик занимается управлением знаний, при этом, не подозревая об этом.

Смотрите в будущее

Управление знаниями много лет назад считалось достаточно сложным процессом. В будущем же, это будет процветать благодаря облачным инструментам управления проектами, которые делают процесс сбора информации существенно проще и более доступной для членов команды.