Рекомендации Gartner для проектных офисов

GartnerОдна из самых авторитетных копаний в области управления проектами — Gartner в начале этого года выпустила семь рекомендаций для проектных офисов. Рекомендации Gartner касаются повышения эффективности работы с проектами. С каждым годом с проектных офисов спрашивают результат все строже, требуя доказывать приносимую ими пользу.

Аналитики Gartner опубликовали семь лучших практик, которых стоит придерживаться, чтобы повысить эффективность управления проектами, портфелями и программами и иметь возможность демонстрировать способность выполнять стратегические задачи организации.

Приобретайте знания и навыки, позволяющие эффективнее работать в режиме взаимодействия

Если руководители проектов ведут себя как администраторы, доверие к проектному офису падает, так как создается впечатление, что он занимается лишь повседневными задачами, пренебрегая руководством стратегическими переменами в организации. Нужно нанимать руководителей, способных проводить перемены несмотря на сопротивление. Нужны личностные навыки — коммуникативность, способность разрешать конфликты, убеждать и побуждать.



Выбирайте и осуществляйте действенные, крупномасштабные инициативы

Можно ускорить создание репутации эффективного проектного офиса и добиться увеличения инвестиций в ИТ, если научиться быстрее выбирать «легкие победы» и оптимизировать управление лишь несколькими, самыми важными проектами. Таким образом удастся обеспечить поддержку и дальнейших инициатив.

Отчитывайтесь о том, что важно для бизнеса

Проектные офисы отчитываются о ходе проектов и программ, но многие бизнес-руководители жалуются, что эти отчеты не отвечают своим задачам; сохраняется взаимное недопонимание. Важно следить за тем, чтобы информация в отчетах помогала эффективно принимать решения руководству организации.

Разработайте стандарты, демонстрирующие, что работа отдела согласуется со стратегическими задачами предприятия

Такие нормы необходимы, чтобы показывать, что проектный офис действует согласно целям организации, следя за их изменениями. Стандарты помогут в выборе целей самого отдела и в устранении препятствий, мешающих успеху. Стратегические задачи управления проектами нужно определять совместно с ИТ- и бизнес-руководителями высшего ранга.

Передавайте высшему руководству сведения в простой, однозначно понятной форме

Считать, что чем больше подробностей в отчете, тем лучше, — неверно. У руководителей нет времени на пространные детали. В отчетах нужно сообщать краткие, точные, информативные сведения, которые помогут руководителям выполнять свои обязанности.

Пропагандируйте достижения отдела

Кроме использования согласованных метрик для демонстрации ценности нужно распространять по организации истории успехов проектного офиса. Меньше цифр, больше информации о полученных преимуществах, например, об ускорении выполнения проектов, позволившем решить ключевые проблемы бизнеса (скажем, сократить чрезмерно длинные сроки выпуска продуктов на рынок). Некоторые преимущества трудно измерить, но можно проводить анкетирования, позволяющие оценить пользу, приносимую отделом.

Меняйтесь в соответствии с требованиями концепций бимодальных ИТ и цифрового предприятия

Проектный офис должен адаптировать свою сервисную модель так, чтобы поддерживать технологические изменения, лежащие в основе любых масштабных преобразований, отвечающих требованиям нового времени. Если проектный офис был создан в годы экономического спада, когда главными целями были снижение затрат и повышение результативности, но сейчас на предприятиях гораздо больше заинтересованы в гибкости и быстром достижении результатов. Соответственно, возможно, потребуются изменения в структуре и кадровом составе проектного офиса. Как подчеркивают в Gartner, в эффективном отделе управления проектами постоянно пересматривают свои процессы и функции согласно текущим потребностям бизнеса.

Оригинал http://www.gartner.com/newsroom/id/3294017