Большинство руководителей организаций задумываются о том, как эффективно организовать систему управления проектами именно в своей компании. Наряду с этим вопросом, вопрос «Как создать проектный офис?» является одной из актуальных и сложных задач. В этой статье мы постараемся предложить решение этой задачи.
Как известно, в компании одновременно идет не один проект, а несколько (или много), и при определенном уровне зрелости управлять множеством проектов становится сложно. Кроме того, проекты могут быть разно направленными (например, внедрение нового IT – обеспечения, развитие филиальной сети и т.д.). Часто возникают трудности с распределением человеческих ресурсов, так люди одни, а проектов, в которых они участвуют, — много; из-за этого возникают перегрузки.
Предоставляемые руководству отчеты по проектам либо содержат недостаточно информации для принятия управленческих решений, либо излишне много. Независимо от того, внедряете ли Вы в настоящее время у себя в компании систему управления проектами, или только собираетесь познакомиться с проектным подходом к управлению, — у Вас, наверное, возникают вопросы: кто и как будет управлять всем этим «зоопарком» проектов? Нужны люди, процедуры и механизмы, специальные методы и инструменты. Офис Управления Проектами как раз и позволяет решить эти задачи.
Проектный офис или проектный комитет
Для начала давайте рассмотрим, чем отличаются Проектный офис и Проектный комитет.
Проектный комитет – это совещательный орган, существующий в компании для принятия решений по проектам. В состав Проектного комитета могут входить представители высшего руководства, функциональные руководители, менеджеры проектов. Комитет собирается с определенной периодичностью (раз в месяц, в неделю – в каждой компании этот период устанавливается, исходя из особенностей бизнеса и модели системы управления проектами).
Заседания Проектного комитета проводятся как управленческие совещания: готовятся вопросы в Повестке дня, в ходе совещания принимаются решения, которые затем фиксируются в Протоколах и являются обязательными к исполнению. Именно Проектный комитет решает, какие проекты будут реализованы в компании, определяет их приоритеты, утверждает планы и графики проектов, распределяет бюджет по проектам, принимает отчеты и осуществляет контроль по достижению целей проектов и соответствию их стратегическим планам компании.
В отличие от Комитета по проектам, Проектный офис является подразделением компании и служит для тактического и оперативного управления проектами.
Разновидности проектных офисов
Существует несколько названий проектного офиса, которые зависят, прежде всего, от тех целей, для которых офис организуется.
- Проектный офис (ПО) – это временное подразделение, которое создается в компании для одного конкретного проекта. Предположим, Вы решили внедрить новое программное обеспечение в масштабе всей компании. Проекты автоматизации по времени могут занимать от нескольких месяцев до года и более. Для этой цели организуется проектный офис, который решает все задачи по реализации данного проекта и будет расформирован по его завершению.
- Офис Управления Проектами (ОУП) — это подразделение компании, осуществляющее централизацию и координацию управления приписанных к нему проектов (PMBok Guide. Third edition). Это наиболее распространенное название в его классическом варианте, и в мире 59% всех проектных офисов называются именно так. При внедрении системы управления проектами в компании, где проекты являются основным видом деятельности (например, девелоперские, строительные, инжиниринговые, IT – компании и т.п.), такой проектный офис наиболее эффективен. Другое название, также часто встречающееся в компаниях, — это центр управления проектами (ЦУП).
- При достаточном зрелом уровне управления проектами в крупных корпорациях организуют Офисы Управления Проектами и Программами (ОУПП). В мире около 12% проектных офисов существуют с таким названием.
Выбирая модель проектного офиса следует обращать внимание на цели и задачи его создания. В зависимости от уровня зрелости проектного менеджмента, различают несколько видов офиса управления проектами.
- «Хранилище информации». Служит для сбора информации о проведенных проектах, накапливает опыт и формирует базу знаний по проектам для последующего применения. По сути такой проектный офис является подобием архива по проектам.
- «Скорая помощь». Название данного вида не случайно, ведь такой офис управления проектами служит сервисным центром ответов на вопросы, возникающие у руководителей проектов, кураторов, администраторов и других участников проектной деятельности в компании. Главная задача – это найти и дать нужную информацию.
- «Наставник». Предназначен для распространения предыдущего опыта реализации проектов компании на другие проекты, доведения методологии до сотрудников, организации обучения персонала методам и инструментам в области управления проектами.
- «Управляющий». Такой проектный офис достаточно «продвинутый» и служит настоящим центром управления проектами. В его задачу входит:
- определение содержания каждого проекта,
- планирование и распределение ресурсов,
- контроль графиков исполнения проектов,
- контроль исполнения бюджетов проектов,
- оценка допущений, предположений, рисков.
- «Интегрированный». Его основными задачами в компании являются:
- применение единой методологии для определения приоритетов проектов,
- единые принципы объединения проектов в Программы,
- координация управления на уровне Программ проектов,
- постоянное совершенствование и развитие корпоративной методологии управления проектами,
- обучение и повышение квалификации персонала, участвующего в проектной деятельности, по мере необходимости – для разных групп участников проектных команд.
Как правильно организовать офис управления проектами в компании
Прежде всего, есть несколько вопросов, над которыми стоит задуматься.
- Насколько высока со стороны высшего руководства поддержка проектного менеджмента в целом и создания офиса управления проектами в частности?
- Каков уровень зрелости проектного менеджмента в компании?
- Какой тип ОУП нужен Вашей компании на данном этапе?
- Насколько хорошо налажено взаимодействие между руководителями разных подразделений компании?
- Что является самым проблемным полем в организации?
- Кто будет потребителем услуг офиса управления проектами?
В любом случае, создаете ли Вы систему управления проектами самостоятельно или с привлечением консультантов, для эффективной работы Вам необходим офис управления проектами. Для его создания нужно:
- сформулировать цели и задачи, выбрать соответствующий вид ОУП
- определить его место в организационной структуре
- прописать взаимодействие с потребителями услуг — подразделениями компании и внешними Заказчиками
- разработать орг. структуру (ключевые участники проектного офиса)
- организовать работу Проектного Комитета.
Тогда ОУП действительно будет центром управления проектами, способным решать все поставленные задачи и достигать стратегических целей компании.