Навыки работы в команде проекта

Навыки работы в командеОдин из наиболее важных аспектов управления проектами – это эффективное использование коммуникации для облегчения группового процесса. Эффективная коммуникация –  ключевой инструмент формирования сплоченных проектных команд, также крайне важный для успешного управления всеми заинтересованными сторонами проекта. Развитые навыки работы в команде упростят работу менеджера проекта.

В случае, когда вся команда проекта находится в одном офисе, или, по крайней мере, в одном городе, большую часть проблем, связанных с коммуникациями внутри команды можно избежать просто регулярно общаясь с командой. При работе в виртуальных командах нет возможности встретиться лично и все обсудить, приходится использовать электронные виды коммуникаций: электронную почту, телефон, скайп и т.д. Вероятность нарушения коммуникаций в команде увеличивается многократно.



Только представьте, что большинство виртуальных проектных команд никогда не встречаются лично и не всегда знают друг друга в лицо. Около 50% коммуникаций невербальные, это означает, что человек теряет значительный объем содержания сообщения, если не может видеть своего оппонента. Артикуляция, жестикуляция, поза тела,  движение глаз все это дает нам большой объем информации о нашем собеседнике.

В настоящее время глобальных корпораций, в значительной степени из-за сокращения штатов, стратегического привлечения сторонних ресурсов или перераспределения кадров организаций из-за слияний и поглощений виртуальные команды проекта становятся правилом, а не исключением. Когда мы думаем о виртуальной среде работы команд, наши мысли обычно тяготеют к глобально-распределенным проектам. В глобальных средах проектирования навыки управления виртуальными командами проекта абсолютно необходимы как менеджеру проекта, так и команде.

Культурное разнообразие некогда было одним из самых больших отличий между традиционной проектной командой и виртуальной командой проекта. Сейчас культурное разнообразие является частью нормального состава команды, что приводит к большей степени терпимости среди людей, понимающих, что человек, с которым они имеют дело, может знать или не знать их культурные нормы. Следовательно, стали возникать куда более серьезные проблемы, так как сейчас они вышли за рамки израсходованного предела терпимости. Даже если команда проекта не разрозненна географически, вполне вероятно, что она будет состоять из сотрудников, представляющих множество культур, религий и происхождений. Различающиеся происхождения и опыт – это большое преимущество, которое разнородные команды имеют перед другими командами, так как разнообразие ведет к разнообразию мыслей и творческой деятельности. Это также является трудностью для менеджера проекта.Трудность заключается в том, что каждого члена команды нужно выслушивать, уважать и серьезно рассматривать его предложения.

Навыки работы с виртуальными командами становятся крайне важными для успешного управления проектами, даже если проектная команда располагается в пределах одного и того же географического региона или даже если команда располагается по соседству. Мы участвовали в нескольких проектах в больших организациях, где большая часть команды проекта размещалась в одном здании, а оставшаяся часть – на расстоянии одного или двух зданий. Это отсутствие непосредственной близости может привести к тому, что члены группы будут чувствовать себя изолированными и неправильно понятыми, что приведет к значительным проблемам для менеджера проекта. Когда члены команды осознают, что их не принимают во внимание, они склонны замыкаться, прекращать обмениваться данными, и информация часто становится закрытой для доступа.

Признание особенностей личности и выделение времени на рассмотрение всех точек зрения — это основной принцип формирования конструктивного сотрудничества и доверия внутри команды проекта. Доверие, которое члены команды испытывают к своему руководителю и друг к другу, крайне важно для эффективной работы проектной команды. Доверие – это один из элементов, побуждающий к действию и вдохновляющий каждого члена команды проекта. Чем дольше данный цикл повторяется, тем более сплоченной и эффективной становится команды.

Когда речь идет о формировании доверия, рассмотрение расположенной по соседству группы как виртуальной команды может быть очень эффективным способом ускорения процесса. Удаленные члены команды обычно не встречаются лично, что важно для формирования взаимопонимания, понимания особенностей личности и улучшения взаимоотношений. Чтобы преодолеть этот барьер, виртуальные команды должны проявить уважение и научиться удерживаться от вынесения предположений или необдуманных выводов. Команды с мультикультурным составом более склонны делать необдуманные предположения. Виртуальные команды способны более легко преодолеть этот барьер, так как они, по сути, еще больше осознают данную динамику при участии в групповых обсуждениях. Сколькими проектами вы руководили или были их участниками, в которых данный способ использовался более эффективно?

Все предыдущие обсуждаемые вопросы были трудностями, над преодолением которых виртуальная команды проекта должна работать, а расположенные по соседству команды принимают их как само собой разумеющееся, хотя они сталкиваются со многими из тех же трудностей. Хотя существует ряд особых преимуществ, связанных с данными трудностями, которые виртуальная команды имеет перед связанной командой.

Во-первых, в дополнение к содержанию передаваемого сообщения, жестикуляция и выражение лица человека также помогают сообщать социальное положение, особенности характера и положение в иерархии организации. Эти признаки с меньшей вероятностью влияют на виртуальные команды. Это означает, что виртуальные команды могут быть менее напуганными, когда дело доходит до обсуждения того, что у них на уме, или постановки под сомнение идеи, выдвинутой высокопоставленным человеком в организации. Здесь важно то, что обычные иерархии, формальные и неформальные, менее выражены в виртуальной среде. Если менеджер проекта правильно этим управляет, то «менее выраженная» иерархия теоретически может превратить каждое взаимодействие в синергетический мозговой штурм. Это может принести немалую пользу каждой команде.

Другое преимущество виртуальных команд заключается в том, что члены команды с меньшей вероятностью будут оцениваться на основе пола, расы, религии, национального происхождения, класса или возраста. Несмотря на то, что нам не хочется в это верить, но  в данном случае, люди все еще судят сначала по внешности, а затем по содержанию. В основном так происходит из-за прошлого опыта, нашего детства и других внутренних убеждений. Наличие возможности устранить данный субъективный фильтр – это очень значительное преимущество и одно из тех, от которого мы все можем выиграть, если мы потратим время на его активное устранение, то есть поймем, что мы на работе, и уменьшить его влияние.

Поскольку виртуальные команды быстро становятся скорее правилом, чем исключением, все мы должны будем использовать данные навыки в какой-то момент наших карьер в качестве менеджеров проектов. Для нас будет лучше изучить и использовать их как можно раньше, так как наши проектные команды, организации и проекты сами по себе окажутся в выигрыше от их внедрения.