В этой публикации мы дадим рекомендации относительного того, как менеджеру проекта из простой группы людей создать эффективную команду проекта. Термин «эффективная команда проекта» знаком многим, но лишь малая часть понимает, что он означает на самом деле, и тем более единицы понимают как создать такую команду. Эффективная команда проекта часто является несбыточной мечтой менеджеров проектов, и, как они думаю, ее отсутствие это причина всех неудач в проекте. Отчасти они правы, но мало кто задумывается, о том, что одна из основных задач менеджера проекта — это как раз построение эффективной команды проекта.
Создайте открытую среду реализации проекта
Опубликуйте цели проекта
Сделайте общедоступным для каждого члена команды проекта описание целей проекта с четко выраженными критериями их достижения, качественными и количественными. Не стоит писать большой документ, достаточно 20 слов, а то и меньше. Лучше это сделать на одном листе, а лист повесить в помещении, где часто бывает команда проекта, например, в переговорной или столовой.
Например, «Мы должны разработать систему автоматической обработки заявок, способную обрабатывать не менее 10,000 заявок ежедневно».
Чем более кратко и четко вы опишите цель, тем более четко обозначите акценты и заставите членов команды проекта сосредоточиться на требуемом результате. Это не отменяет того, что в проектной документации, в уставе проекта, у вас должно быть детальное описание всех целей проекта с подробным описанием критериев достижения этих целей, а также процедур приемки результатов проекта. Краткая и четкая трактовка целей нужна не заказчику или куратору проекта, а, прежде всего, вам и команде проекта. Вы все вместе должны сосредоточится на главном. И каждый член команды проекта, принимая решение о том, какой же задачей ему сегодня заняться, должен четко понимать как результат этой задачи скажется на достижение целей проекта.
Выделите ключевые задачи проекта
Выделите не более трех-пяти ключевых задач проекта, за которые отвечает каждый член команды проекта. Донесите эти задачи до каждого члена команды проекта, обозначьте их приоритет. Как и в случае с целями проекта, сделайте список этих задач общедоступным. Каждый участник проекта должен взять на себя ответственность за выполнение назначенных ему задач. Важно, чтобы исполнитель понимал, что он работает в команде и результаты его работы влияют на результаты работы его коллег. Например, прежде чем начать свою работу один участник проекта должен получить на вход результаты другой задачи, выполняемой другим членом команды проекта. И от того, насколько быстро и качественно будет сделана эта задача в итоге зависит успех всего проекта.
Не распыляйте ответственность за задачи между несколькими участниками проекта. Ответственный всегда должен быть только один!
Разработайте KPI для каждого члена команды проекта
Для начала четко определите ожидаемые результаты работы для каждого члена команды проекта. Эти показатели должны быть связаны с достижением общей цели проекта. Каждый член команды проекта должен чувствовать причастность к успеху проекта и понимать какой вклад он внес в достижение этой цели. Четко опишите KPI и обсудите их с каждым членом команды проекта. Если в ходе обсуждения возникли вопросы или неприятие вам предстоит решить их. Ни один член команды проекта не должен завершить разговор с вами с чувством того, что ему навязали эти показатели и это очередная придурь руководства. Он должен принять их и взять на себя ответственность за их достижение.
Подводите итоги
Раз уж вы обозначили цели проекта, раздали задачи и разработали KPI для каждого члена команды проекта, то вам необходимо подводить итоги и давать обратную связь по каждому из пунктов. Есть одно просто правило, и ему надо следовать — итоги проекта или его этапов надо подводить сообща, вместе со всей командой проекта, будь то успех или неудача. А вот личные достижения или провалы необходимо сначала обсуждать с глазу на глаз, а лишь потом, и только при необходимости, обсуждать публично. Конечно, публично похвалить особо отличившихся и успешных членов команды проекта всегда приятно.
Подготовьте членов команды проекта
Существует несколько возможностей для подготовки членов команды проекта к эффективной общей работе над проектом. Здесь предполагается, что менеджер проекта уже определил, что они каждый из членов команды проекта подходит для общей работы.
Проинформируйте каждого члена команды проекта
Каждый член команды проекта должен получить краткую, измеримую и документированную информацию о проекте. Это даст менеджеру проекта уверенность, что каждый член команды четко понимает цели проекта, ожидания менеджера проекта о него и систему оценки производительности.
Проведите kick-off митинг
После того, как менеджер проекта ввел каждого члена команды проекта в проект настало время провести стартовое совещание — kick-off meeting, на котором необходимо обсудить назначение, сущность и ожидаемые результаты проекта, а также рассмотреть ожидаемые друг от друга результаты работы.
Подготовка руководителя проекта
Стоит обратить внимание на как минимум три вещи, которые руководитель проекта должен делать в качестве регулярной практики управления командой проекта, не связанной с деталями какого-либо конкретного проекта. Они связаны с мотивацией и моральным состоянием команды проекта.
Регулярно общайтесь с членами команды проекта
Убедитесь, что вы регулярно общаетесь с каждым из ваших непосредственных подчинённых в команде проекта. Требуйте, чтобы они делали то же самое по отношению к своим подчиненным:
- Вы можете выявить как минимум две связанные с проектом сильные стороны и «возможности для улучшения» (людям неприятно слышать о своих слабостях) для каждого непосредственного подчинённого и сообщить им о них. Нам приятно слышать о том, что мы хорошо делаем, чтобы продолжать делать это, и что нам нужно сделать для улучшения результатов, чтобы заслужить похвалу.
- Вы можете определить две или три награды, имеющие ценность для каждого члена команды проекта. Затем вы можете дать им эти награды, когда они превзойдут ваши ожидания. Они получают то, что им нужно, и вы получаете то, что вам нужно!
- Вы и члены команды проекта достигли настоящего соглашения, удобный случай предоставляется на еженедельных совещаниях по проекту, в ранговом порядке приоритетов есть три первых позиции, за выполнение которых им платят. Так как приоритеты могут меняться в течение проекта из-за непредвиденных обстоятельств, это гарантирует вам и членам команды проекта, что они не будут тратить время на работу над ненужными задачами.
Определите полномочия и ответственность
На самой ранней стадии менеджер проекта должен определить полномочия и ответственность для каждого из членов команды проекта. Самое сложное в передаче полномочий для многих менеджеров проектов – это не прикасаться к переданным задачам. Менеджер проекта, в конечном счете, отвечает за проект, и всегда есть сильное искушение взять обратно что-либо из переданного, тем более если кажется, что это отрицательно повлияет на проект. Но если вы хорошо среду проекта и тщательно выбирали членов команды проекта, то они смогут выполнить проект. Помните, что пока они дают вам нужные результаты, вы не должны контролировать то, как они получают результаты. Дайте им возможность проявить творчество и выполнить работу немного иначе. Если они придумают нововведения, это сэкономит ваше время и деньги.
Обсуждайте проблемы
Вы регулярно обсуждаете со своими непосредственными подчиненными проблемы или угрозы, с которыми сталкивается проект, и спрашиваете об их предложениях касательно того, как справляться с ними, и при этом делитесь с ними своей точкой зрения. Во-первых, это позволяет вам выделить будущих многообещающих сотрудников и дает им возможность взглянуть на ситуацию вашими глазами. Каждая сторона может узнать что-то полезное о другой, и когда дело доходит до решения проблем, никто в одиночку не умен так, как все сотрудники вместе.