Информационная система управления проектами

Информационная система управления проектамиПроект — сегодня это звучит модно. Между тем, задачи современной компании уже выходят за рамки управления отдельными проектами. Сейчас появляется необходимость перехода на принципиально новый уровень корпоративного управления проектами, предполагающий неразрывную связь всех проектов ведущихся в компании по всем направлениям, от внутренних проектов расширения офисных площадей до крупных государственных заказов и международных проектов.

В любом офисе сегодня имеется текстовый процессор, а может быть и сложная информационная система управления, которая хранит все данные о состоянии производственных процессов, учитывает загрузку сотрудников, помогает рассчитывать заработную плату и т.д., реализуя полный цикл управления от целеполагания через планирование, координацию, контроль, учет оценки деятельности к мотивации и стимулированию участников процессов. Сегодня на рынке существует огромный выбор программных продуктов, которые позволяют автоматизировать деятельность практически любых процессов в функциональных подразделениях компании. Однако во всем мире уже с начала 80-х годов наметилась потребность перехода от функциональной модели управления предприятием к проектной.



Первые программы управления проектами представляли собой достаточно примитивные инструменты, позволяющие планировать отдельные проекты и контролировать ход их реализации, однако сегодня они способны контролировать сложнейшие проекты, содержащие миллионы работ, десятки и сотни тысяч ресурсов. Наиболее популярная информационная система управления проектами: Primavera Project Planner и SureTrak от компании Primavera Systems. Параллельно с системами календарно-сетевого планирования компания развивала и другие сопутствующие проектно-ориентированные программные продукты, такие как Primavera Expedition, который основан на процессном подходе и предназначен для управления договорными обязательствами между участниками проектов, контроля разработки и выпуска проектно-сметной и разрешительной документации, а также информационной поддержки переговорных процессов по проектам.

С другой стороны, задачи современной компании стали сегодня гораздо шире, чем просто управление отдельными проектами — появляется необходимость перехода на принципиально новый уровень корпоративного управления проектами, который, прежде всего, предполагает неделимость, неразрывную связь всех проектов ведущихся в компании по всем направлениям. Неразрывность таких разнородных проектов обусловлена не столько технологией реализации, сколько едиными ресурсами, едиными структурами и работами. Объединение отдельных проектов в корпоративные программы позволяет получить дополнительный эффект от совместной, скоординированной их реализации на общей технологической и производственной базе.

Корпоративная информационная система управления проектами

Серия программных продуктов Primavera Enterprise, позволяет создать корпоративную систему управления проектами и включает ряд систем, работающих с единой базой данных, но предоставляющих различную функциональность. Ядром является программный продукт Primavera Project Planner for the Enterprise (P3e), предоставляющий обширный набор функций и предназначенный для групп планирования и служб мониторинга проектов, которые должны иметь возможность в любой момент вносить необходимые изменения по проектам — от переопределения технологии выполнения работ (последовательности и логики их выполнения) и сдвигов сроков, до перераспределения ответственных, а также решения ресурсных конфликтов.

Имеются дополнительные программные продукты, например, специализированный модуль Portfolio Analyst, обеспечивающий возможность формирования разнообразной аналитики и контроля отдельных проектов или портфелей проектов по заданным показателям. При необходимости Portfolio Analyst позволяет опускаться и на более детальные уровни информации по проектам, например, анализ загрузки ресурсов, потребности в материалах по отдельным пакетам работ. Исполнители работ по проектам могут использовать специальные приложения для сбора информации о проделанной работе. Причем, что немаловажно для компаний с территориально распределенными проектами, эти приложения позволяют работать, используя Internet-приложение (Progress Reporter), или, если это технически сложно, просто вводить информацию в карманный компьютер (Primavera Mobile) для её последующей передачи в общую базу.

Однако задачи удаленной работы с проектом не ограничиваются сбором информации от исполнителей. Когда ключевые участники проекта физически размещаемые в разных точках, должны слаженно работать и получать точные оперативные данные о прогрессе проекта, им на помощь приходит продукт Primavision, обеспечивающий on-line доступ к детальной информации по проекту. А, формируемый в полуавтоматическом режиме сайт проекта (Project Website), предоставит отчетную информацию по проекту для заказчиков и инвесторов.

Интеграционные решения

Перечисленные модули работают с календарно-сетевыми графиками работ по проектам, однако каким бы насыщенным не был график, сколько бы параметров он не содержал, он не может отражать всю информацию по проекту — существуют другие системы, которые и предназначены для решения соответствующих специальных задач.

Новые версии Primavera Expedition совместимы с серией Primavera Enterprise и позволяют расширить возможности корпоративной системы управления проектами в части контроля выполнения договорных обязательств, мониторинга выпуска и согласования проектно-сметной документации и сопровождения переговоров по проектам. Кроме этого, поддерживается работа с СУБД Oracle, что облегчает решение интеграционных задач.

Но и при таком наборе инструментов все задачи предприятия охватить трудно, кроме того, во многих компаниях уже функционируют различные системы: бухгалтерские программы, системы документооборота, трехмерного проектирования, сметные программы и т. д. — при создании корпоративной системы управления было бы большой ошибкой не использовать накопленную в них информацию. В этой связи одним из направлений деятельности компании Primavera является интеграция с программным обеспечением других производителей — текущий перечень партнеров компании насчитывает более сотни поставщиков, специализирующихся в смежных областях деятельности: управлении ресурсами, процессами, поставками и т.д. Среди зарубежных партнеров можно упомянуть SAP, Oracle, PeopleSoft и J.D. Edwards, а также поставщиков систем трехмерного проектирования Bentley и Intergraph.

В России используются как интеграционные модули, разработанные совместно с зарубежными производителями, так и собственные решения, специфичные для местного рынка. Одним из примеров является совместная разработка компаний «ПМСофт» и «Инфострой», обеспечивающая передачу информации из стандартных строительных смет в календарно-сетевой график проекта. Этот программный продукт работает со сметной программой «А0» и системой Primavera Project Planner. Проблемы интеграции систем календарно-сетевого планирования и сметных программ хорошо известны: прежде всего это несоответствие уровней детализации сметы и календарно-сетевого графика. При составлении сметы определяется стоимость строительства на основе объемов работ, поэтому сметчики часто не учитывают план производства работ, объединяя, например, в одной расценке одинаковые работы по всему объекту, что не удобно с точки зрения управления.

Идеальный вариант, когда смета структурируется в соответствии с задачами управления на основе графиков в системе управления проектами. Следует обратить внимание на один момент, связанный с переработкой сметы для целей управления. Заказчик, как правило, проверяет правильность составления сметы, исходя из общепринятых расценок и нормативов — рассматривает исходную смету. После того, как цена согласована, можно начинать переработку данных сметы в соответствии с задачами управления и передачу этих данных в систему календарно-сетевого планирования. Переработанная смета отличается от исходной составом работ, но весь объем, потребность в ресурсах и цена остаются прежними.

Другой пример интеграционного решения основан на экспорте данных из типового проекта на базе сметной программы WinAvers.

Потребность в подобных решениях и их разнообразие инициировали работы по интеграции системы Primavera Enterprise и с другими современными сметными системами.

Еще один пример — интеграция Primavera Expedition и информационных систем российской компании «ТрансИнвестИнтегратор », реализованной для учета договоров и первичных документов на ряде предприятий атомной энергетики в России. В настоящее время разработанное решение находится на стадии тестирования.

Отдельного внимания заслуживает программный продукт OSIRIS, который является развитием известной российским пользователям утилиты Primavera Post Office и ее аналога „ПМ Почта“ для Primavera Project Planner. Приложение OSIRIS направлено на поддержание оперативного и эффективного взаимодействия между группой управления проектом и его исполнителями. Используя модули, составляющие приложение OSIRIS, участники проекта могут осуществлять детальное планирование на местах проведения работ, вносить фактические данные и обновлять информацию по статусу выполняемых ими работ, а также вносить свои предложения и комментарии в ходе реализации проекта.

Для работы с OSIRIS, пользователи не нуждаются в покупке дополнительного программного обеспечения и прохождении обучения — обмен данными по проекту осуществляется по электронной почте. Приложение OSIRIS связано с центральной корпоративной базой данных проектов Primavera Enterprise, из которой происходит рассылка заданий исполнителям по проекту для детального планирования работ и обновления информации по статусу на местах. Далее, обновленная информация отправляется обратно и поступает в основной модуль OSIRIS Administrator, в котором она проходит утверждение группой управления проектами. Если группу управления устраивают полученные результаты, то она обновляет информацию в корпоративной базе данных, в противном же случае полученные данные отправляются на доработку.

По аналогии с программой Progress Reporter, OSIRIS позволяет собирать фактическую информацию о выполнении работ по проектам, но в отличие от Progress Reporter, работает независимо от базы данных проектов и не требует постоянного подключения к ней.

Вместе с программным обеспечением Primavera поставляются средства разработки приложений, позволяющие осуществлять интеграцию с другими решениями, настроить модуль передачи данных из приложений Primavera в другие программные продукты и, наоборот, при этом, работа с данными осуществляется на более высоком уровне, c учетом всех бизнес правил приложения, что обеспечивает сохранность логической модели данных. С помощью Primavera SDK возможна интеграция пакетов Primavera Enterprise/Primavera TeamPlay с пользовательскими базами данных и приложениями. Для этого используется интерфейс ODBC, OLE-DB и JDBC. ODBC-клиентами поддерживаются стандартные языки программирования VB, PowerBuilder, C++ и т.д. Primavera SDK делает программное обеспечение открытым для написания интеграционных модулей с любыми внешними приложениями. Работа с Primavera SDK осуществляется с помощью стандартного языка SQL.

Управление распределенными проектами

Распределенные проекты предполагают не только территориальную удаленность друг от друга мест выполнения работ по проектам и его частям, но и распределенность команды проекта и, как следствие, распределенное принятие решений при общности задач и целей управления. Пожалуй, сегодня сложно представить проект, работы по которому осуществлялись бы в одном месте и под управлением единой команды — часто проекты содержат тесно взаимосвязанные между собой блоки, выполняемые в различных местах (удаленные друг от друга блоки, заводы, сборочные площадки и так далее) и под контролем раздельных или территориально удаленных групп.

Корпоративная система обязана предоставлять возможность для работы распределенных или удаленных участников проектов. Уже упоминался ряд программных продуктов Primavera, которые позволяют обеспечить удаленный доступ к информации по проекту, её просмотру и обновлению в ограниченном объеме. Но, если удаленные группы должны иметь полный доступ к проекту: корректировать график, обновлять структуры кодов или инициировать новые проекты, тогда центральный модуль Primavera Project Planner for the Enterprise должен работать как на офисных, так и на удаленных рабочих станциях одновременно. Существует несколько путей решения этой задачи, например, построение сети терминальных рабочих станций на базе технологии Citrix MetaFrame. Эта технология позволяет получить полнофункциональный доступ к приложениям P3e и Primavera Expedition посредством тонкого клиента, например, при подключении через стандартный модем, при этом достигается максимальная степень сохранности данных, которые постоянно остаются в пределах центральной базы данных.

Информационная система управления проектами

Перспективы

Подводя итоги, можно сказать, что сегодня управление проектами — это не только и не столько дань моде, а, скорее, проверенный и эффективный инструмент управления любыми изменениями, в какой бы сфере человеческой деятельности они бы не происходили. Успешно реализованные проекты являются фундаментом, на котором компания строит свое будущее. Независимо от того, связаны ли они с созданием новой продукции, строительством зданий, увеличением производственных мощностей или внедрением новой компьютерной системы.

Практически все системы управления проектами берут за основу некий план, составляемый на предварительном этапе. Затем в соответствии с этим планом автоматически организуются выполнение, анализ и управление рабочими этапами плана, пакетами работ и самими работами. Методологии систем автоматизации деловых процессов (САДП) и СУП, несмотря на различие в масштабах автоматизируемых действий, в известной степени перекликаются, что позволяет установить двустороннюю синхронизацию между схемами workflow и стратегическим планом (в виде календарносетевого плана или графика выполнения работ по проекту). Здесь важно отметить, что в рамках системы управления проектами календарное планирование и ход выполнения этапов происходят в полуавтоматическом режиме, а интеграция с workflow-системой позволяет создать корпоративную систему управления проектами. Перед такой системой стоит несколько задач: возможность управлять одновременно группой проектов; возможность управлять взаимосвязями проектов; анализ портфеля (группы) проектов; поддержка возможности выбора проекта по заданным критериям; возможность использования лучшего практического опыта; контроль выполнения проекта и т.д.

Таким критериям, например, удовлетворяет пакет Primavera Enterprise, который может быть выбран в качестве одного из базовых элементов корпоративной системы управления проектами.

Внедрение системы достаточно трудоемкий и дорогостоящий процесс, однако затраты окупаются: продолжительность проектов сокращается на 15-20%, расходы на планирование уменьшаются на 25%, не говоря уже об оптимизации ресурсов. Применение систем управления проектами непосредственно влияет на совершенствования процессов на предприятии посредством установления связей между командами проектов, обмена полученными результатами и построения системы управления проектами на основе обратной связи. В результате, компания живет как единый организм, адекватно реагируя на изменения рынка.

Алексей Лысаков,
Александр Цветков
Компания «ПМСофт»